4.1 Cỏc kiểu dữ liệu trong Excel
Trong một ụ chỉ thể hiện được duy nhất một kiểu dữ liệu. Trong Excel cú cỏc loại dữ liệu cơ bản sau: kiểu dữ liệu số, chữ và kiểu cụng thức. Dữ liệu của mỗi ụ được căn cứ vào kớ tự đầu tiờn gừ vào.
• Kiểu dữ liệu số, chữ
Khi ta nhập vào một ụ toàn chữ số thỡ Excel sẽ ghi nhận đú là một số, Excel cũng cú cỏc kiểu số như số nguyờn, số thực. Ta cú thể định dạng lại cỏc kiểu số theo ý muốn.
Khi ta gừ vào một chuỗi gồm cả chữ số và chữ cỏi thỡ Excel sẽ hiểu đú là kiểu kớ tự. Dưới đõy là cỏc kiểu dữ liệu của Excel:
Kiểu dữ liệu Dạng thể hiện
Number 0,0.00... Accounting ($#.##0)... Date m/d/yy,.... Time h:mm AM/PM Percentage 0%,0.00% Fraction #?/? Scientific 0.00E+00
Tin học cơ sở Text abc.. Currency $#.## 4.2 Nhập và chỉnh sửa dữ liệu • Quy tắc chung
Việc nhập dữ liệu vào bảng tớnh được thực hiện theo cỏc bước sau:
1. Kớch hoạt ụ cần nhập dữ liệu và nhập bỡnh thường hoặc Click tại thanh cụng thức để nhập dữ liệu cho ụ đang chọn.
2. Khi bắt đầu gừ bất kỡ kớ tự nào từ bàn phớm, kớ tự đú sẽ đều được thể hiện trờn dũng nhập dữ liệu (formula bar) và con trỏ text (cú dạng | ) nhấp nhỏy trong ụ hiện thời.
Nếu gừ nhầm, hóy nhấn phớm Backspace để xoỏ lỗi đú và tiếp tục gừ dữ liệu vào. Trong khi gừ dữ liệu, cú thể dựng cỏc phớm sau:
- End: Để chuyển nhanh con trỏ text tới cuối phần dữ liệu trờn dũng nhập dữ liệu.
- Home: Để chuyển nhanh con trỏ text tới đầu phần dữ liệu.
- Backspace: Để xoỏ cỏc kớ tự bờn trỏi của trỏ Text.
- Delete: Để xoỏ kớ tự bờn phải của trỏ Text.
3. Nhấn phớm Enter để chuyển sang ụ tiếp theo.
Chỳ ý
Để thay việc ấn Enter cú thể dựng cỏc phớm chỉ hướng ← (Left Arrow), → (Right Arrow),
↑ (Up Arrow), ↓ (Down Arrow).
Nếu thay đổi ý định nhập dữ liệu trước khi ấn Enter, hóy nhấn phớm ESC hoặc kớch vào hộp X trờn dũng nhập dữ liệu. Khi đú dữ liệu vừa gừ sẽ khụng được nhập vào ụ hiện thời.
• Một số thủ thuật nhập dữ liệu nhanh
Excel cho phộp nhập dữ liệu nhanh như sau:
Nếu dữ liệu cần nhập là một dóy số hoặc chữ tũn theo một quy luật nào đú, vớ dụ như cỏc dóy:
1, 2, 3, 4, .... 2, 4, 6, 8, ....
Jan, Feb, Mar, ... Mon, Tue, Wed, ...
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
Ta cú thể nhập nhanh như sau:
1. Gừ dữ liệu vào hai ụ đầu của dóy (hoặc chỉ cần gừ vào một ụ đầu của dóy trong trường hợp cần nhập dóy thỏng hoặc ngày trong tuần).
2. Chọn hai (hoặc một) ụ đầu.
3. Đặt trỏ chuột tại Fillhandle cho biến thành dấu +. Sau đú rờ chuột sang phải hoặc xuống dưới để tăng dóy số.
Vớ dụ:
Nếu cần nhập dữ liệu giống hệt nhau trong một hoặc vài vựng, hóy làm như sau: 1. Chọn vựng định vào dữ liệu (liền nhau hoặc cỏch nhau).
2. Gừ dữ liệu vào ụ hiện thời. 3. Giữ Ctrl và nhấn Enter.
Vớ dụ: ụ H1, H3, H4, H6 đều cú dữ liệu là kg. Để nhập nhanh dữ liệu vào cỏc ụ này cần thực hiện như sau: Phải chọn cỏc ụ H1, H3, H4, H6 (giữ phớm Ctrl khi cần chọn cỏc ụ khụng nằm cạnh nhau). Gừ chữ "kg" vào ụ H6. Tiếp tục giữ Ctrl và nhấn phớm Enter, kết quả cả bốn ụ H1, H3, H4, H6 đều cú cựng chữ "kg".
Tin học cơ sở
Nếu định gừ dữ liệu vào một vựng xỏc định, hóy làm như sau: 1. Chọn sẵn vựng cần vào dữ liệu.
2. Gừ dữ liệu vào ụ đầu, sau đú nhấn Tab để chuyển con trỏ sang phải, sau đú xuống dưới
Nhấn Shift + Tab để chuyển con trỏ theo chiều ngược lại.
Nhấn phớm Enter để chuyển con trỏ xuống dưới, sau đú sang phải.
4.3 Gừ dữ liệu kiểu số, text, ngày thỏng
• Gừ dữ liệu kiểu text
Để gừ text vào một ụ, gừ text cần nhập và ấn Enter. Excel sẽ tự động dúng hàng text về mộp trỏi của ụ
Chỳ ý
- Khi text dài hơn độ rộng của một ụ, Excel cho phộp kộo dài kớ tự sang cỏc ụ lõn cận ở bờn phải, nếu chỳng rỗng (xem dữ liệu trong ụ A1 trờn hỡnh 2.8).
- Trong trường hợp cỏc ụ bờn phải đó chứa dữ liệu thỡ ta sẽ khụng nhỡn thấy một phần text vừa gừ vào (xem dữ liệu trong cỏc B5, B6 - dữ liệu gừ vào là "Trần Thanh Bỡnh" và "Hoàng Tuấn Hựng"). Đừng lo lắng về điều đú, text do ta đó gừ vào vẫn cũn nguyờn vẹn trong ụ hiện thời chỉ bị giấu đi một phần thụi. Chỳng ta sẽ được học cỏch điều chỉnh độ rộng ụ hoặc định dạng text trong bài sau.
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
• Gừ dữ liệu kiểu số
Gừ số thụng thường
Để gừ một số thụng thường vào bảng tớnh, hóy làm như sau:
- Chọn ụ muốn gừ số.
- Gừ số cần nhập.
- Nhấn Enter.
Số được nhập vào sẽ được dồn sang bờn phải ụ.
Vớ dụ: muốn gừ số 5567 vào ụ C8, hóy kớch ụ C8, gừ số 5567 và nhấn Enter.
Chỳ ý:
- Một cỏch ngầm định, trong Excel, phần thập phõn được ngăn cỏch với phần nguyờn bởi dấu chấm (.). Do đú chỳng ta phải gừ số 345.6 chứ khụng được gừ 345,6. Nếu gừ 345,6 Excel sẽ hiểu đú là dữ liệu kiểu text.
- Khi gừ một số õm, hóy gừ dấu trừ (-), sau đú gừ tiếp những con số. Vớ dụ, -123, -564, -45.765, ...
- Khi số được gừ vào dài hơn độ rộng của một ụ, Excel sẽ thể hiện số đú dưới dạng như 3E+04 (dạng khoa học, nghĩa là 3 nhõn với 104) hoặc ######. Để xem tồn bộ số, hóy nới rộng độ rộng cột (xem phần sau).
• Gừ dữ liệu kiểu ngày thỏng
Khi gừ dữ liệu kiểu ngày thỏng và giờ trong bảng tớnh, ta chỉ việc gừ chỳng theo những mẫu mà Excel cú thể tự động nhận biết.
Bảng sau đõy liệt kờ cỏc khuụn dạng ngày thỏng (Date) và thời gian (Time) của Excel.
Gừ Kiểu Ghi chỳ
4 – Apr d –mmm Ngày, thỏng
9/23/89 m/d/y Thỏng, ngày, năm
23 - Sep - 89 d-mmm-yy Ngày, thỏng, năm
Sep - 89 mmm – yy Thỏng và năm
12:01 Am h:mm AM/PM Giờ, phỳt sỏng hoặc chiều
12:01:00 Am h:mm:ss AM/PM Giờ, phỳt, giõy sỏng hoặc chiều
12:01 h:mm Giờ, phỳt
12:01:00 h:mm:ss Giờ, phỳt, giõy
Tin học cơ sở
Chỳ ý
- Cú thể gừ dấu "/ " hoặc dấu "-" để ngăn cỏch giữa cỏc kớ tự chỉ ngày thỏng. Vớ dụ: 1/23/94 hoặc 23 - Jan -94.
- Cú thể gừ ngày và giờ trong cựng một ụ nhưng bắt buộc ngày và giờ phải phõn cỏch nhau bởi một dấu trống. Vớ dụ 1/23/94 1:30 AM.
4.4 Sửa, xúa dữ liệu
• Sửa dữ liệu
Sau khi gừ dữ liệu, đụi khi ta cần sửa lại dữ liệu cho chớnh xỏc. Cú thể sửa dữ liệu trong cỏc trường hợp sau:
• Thay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu hoàn toàn mới
- Chọn ụ chứa dữ liệu muốn thay thế.
- Gừ dữ liệu mới.
- Nhấn phớm Enter.
Vớ dụ Nếu muốn thay số "564" trong ụ B8 bởi số 200000, hóy kớch chuột vào ụ B8, gừ
200000 và nhấn Enter.
• Sửa một phần nội dung trong ụ
- Chọn ụ cần sửa nội dung.
- Gừ phớm F2 hoặc kớch chuột vào dũng nhập dữ liệu sao cho xuất hiện trỏ text ở cuối phần dữ liệu trong ụ hiện thời hoặc trong dũng nhập dữ liệu.
- Nếu cần thiết, dựng cỏc phớm mũi tờn để chuyển đến cỏc vị trớ cần sửa.
- Xoỏ phần dữ liệu sai bằng cỏc phớm Delete hoặc Backspace hoặc gừ thờm phần dữ liệu cần bổ sung.
- Nhấn phớm Enter sau khi sửa xong dữ liệu.
Vớ dụ Nếu muốn sửa "MS Excel" thành "Microsoft Excel" tại ụ C5, hóy kớch chuột vào ụ
C5. Sau khi nhấn phớm F2, con trỏ text xuất hiện ở cuối phần dữ liệu, dựng phớm Left Arrow để chuyển trỏ text tới sau chữ T, gừ thờm "hanh" và ấn phớm Enter.
• Xoỏ dữ liệu
- Chọn ụ chứa dữ liệu cần xoỏ.
- Nhấn phớm Delete.
4.5 Di chuyển con trỏ trong bảng tớnh
• Di chuyển con trỏ ụ bằng chuột
Kớch chuột tại ụ muốn chọn.
Trong trường hợp ụ cần chọn khụng xuất hiện trờn màn hỡnh, kớch chuột vào cỏc mũi tờn của thanh cuốn dọc (Vertical scroll bar) hoặc thanh cuốn ngang (horizontal bar) để cuộn tới miền bảng tớnh cần thiết và kớch vào ụ cần chọn.
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
• Di chuyển con trỏ ụ bằng bàn phớm
Phớm Cụng dụng
←, Shift + Tab Để chuyển con trỏ qua trỏi một ụ. →, Tab Để chuyển con trỏ qua phải một ụ. ↑ Để chuyển con trỏ xuống dưới một ụ. ↓ Để chuyển con trỏ xuống dưới một ụ.
Ctrl + ←, → Để chuyển con trỏ ụ đến bờn trỏi nhất hoặc bờn phải nhất của vựng dữ liệu.
Ctrl + ↑, ↓ Để chuyển con trỏ ụ đến đỉnh hoặc đỏy của vựng dữ liệu (tức vựng trờn bảng tớnh cú chứa dữ liệu).
PgUp Để chuyển con trỏ ụ lờn một màn hỡnh.
PgDn Để chuyển con trỏ ụ xuống dưới một màn hỡnh.
Home Để chuyển con trỏ tới ụ bờn trỏi nhất trong một hàng.
Ctrl + Home Để chuyển con trỏ tới gúc trờn bờn trỏi của bảng tớnh.
Ctrl + End Để chuyển con trỏ tới gúc dưới bờn trỏi của bảng tớnh.
End+←, End→, End+↑,
End+↓
Cú tỏc dụng như sau: nếu ụ hiện thời là ụ trống, sẽ di chuyển đến ụ trống kế tiếp theo hướng mũi tờn. Nếu ụ hiện thời đang chứa nội dung, sẽ di chuyển theo hướng mũi tờn đến ụ kế tiếp cú chứa nội dung.
End + Enter Chuyển con trỏ ụ tới cột cuối cựng trong hàng.