7.1 Khỏi niệm hàm trong Excel
Giả sử trong cỏc ụ A3, B3, C3, D3, E3, F3 chứa cỏc số. Để tớnh tổng cỏc số này chỳng ta cú thể dựng cụng thức sau: =A3+B3+C3+D3+E3+F3, nhưng cỏch dựng nhanh hơn cả là sử dụng hàm =SUM(A3:F3).
• Cỳ phỏp chung của hàm <tờn hàm> ([Đối số])
trong đú
<tờn hàm> được sử dụng theo tờn quy ước của Excel.
[Đối số] cú thể cú hoặc khụng. Đối số cú thể là hằng, chuỗi kớ tự, địa chỉ ụ, địa chỉ
vựng, biểu thức hoặc cỏc hàm lồng nhau.
7.2 Cỏch sử dụng hàm
- Cỏch 1: Để sử dụng được cỏc hàm này ta cú thể gừ trực tiếp tờn hàm và đầy đủ cỏc đối số tại nơi gừ cụng thức.
- Cỏch 2:
+ Di chuyển con trỏ về ụ cần chứa kết quả.
+ Chọn thực đơn Insert/Function (hoặc kớch nỳt trờn Standard
Toolbar), xuất hiện hộp hội thoại
Tin học cơ sở
- Most Recently Used: cỏc hàm hay dựng nhất
- All: tất cả cỏc hàm
- Financial: cỏc hàm tài chớnh
- Date & Time: cỏc hàm kiểu ngày thỏng
- Math & Trig: cỏc hàm toỏn học
- Statistical: cỏc hàm thống kờ
- Database: cỏc hàm cơ sở dữ liệu
- Lookup & Reference: cỏc hàm tỡm kiếm
- Text: cỏc hàm kớ tự
- Logical: cỏc hàm logic
- Information: cỏc hàm thụng tin
Kớch chuột trong hộp Function Name để chọn tờn hàm cần thiết. Sau khi kớch vào OK, tờn hàm xuất hiện tại vị trớ cần dỏn hàm và xuất hiện hộp hội thoại hướng dẫn vào cỏc đối số của hàm. Vớ dụ như nếu chỳng ta chọn hàm SUM, sẽ xuất hiện hộp hội thoại sau:
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
Sau khi vào cỏc đối số, kớch nỳt OK.
7.3 Một số hàm thụng dụng
• Hàm tớnh toỏn
- Hàm Sum(đs1, đs2,.., đsn) : Cho giỏ trị tổng của đs1, đs2,..., đsn. Cỏc đố số ở đõy cú thể là hằng số, cú thể là cụng thức, cú thể là địa chỉ ụ, địa chỉ khối.
Vớ dụ : Sum (3,6,1) => Kết quả trả về là 10
- Hàm Average(đs1, đs2,.., đsn) : Trả về giỏ trị trung bỡnh của cỏc đối số Vớ dụ : Average(3,6,1) => Kết quả trả về là 3.33
- Hàm Max(đs1, đs2,.., đsn) : Trả về giỏ trị lớn nhất trong cỏc đối số Vớ dụ : Max(3,6,1) => Kết quả trả về là 6
- Hàm Min(đs1, đs2,.., đsn) : Trả về giỏ trị nhỏ nhất trong cỏc đối số Vớ dụ : Min(3,6,1) => Kết quả trả về là 1
- Hàm Round(number,n) : Làm trũn số (number) theo con số được chỉ định n .Nếu n>0 : làm trũn về bờn phải cột thập phõn .Nếu n<0 : làm trũn về bờn trỏi cột thập phõn Vớ dụ : ROUND(2.15, 1) bằng 2.2 ROUND(2.149, 1) bằng 2.1 ROUND(-1.475, 2) bằng -1.48 ROUND(21.5, -1) bằng 20
- Hàm COUNT(danh sỏch cỏc trị) : cho số cỏc ụ chứa trị số trong danh sỏch. Vớ dụ :
COUNT(A1:A7) bằng 3 COUNT(A4:A7) bằng 2
Tin học cơ sở
Vớ dụ :
COUNTA(A1:A7) equals 6
- Hàm RANK(x, danh sỏch) : xỏc định thứ hạng của trị x so với cỏc giỏ trị trong danh sỏch.
Trong đú :
.Trị x và danh sỏch phải là cỏc trị số, nếu khụng sẽ gõy ra lỗi #VALUE
.Trị x phải rơi vào một trong cỏc trị của danh sỏch, nếu khụng sẽ gõy ra lỗi #N/A Vớ dụ :
Nếu A1:A5 chứa dóy số 7, 3.5, 3.5, 1, 2, vậy: RANK(A2,A1:A5,1) bằng 3
RANK(A1,A1:A5,1) bằng 5
• Cỏc hàm toỏn học
- Hàm ABS(N) : cho giỏ trị tuyệt đối của biểu thức số N Vớ dụ : ABS(2) bằng 2
ABS(-2) bằng 2
- Hàm SQRT(N) : cho trị là căn bậc hai của biểu thức số N Vớ dụ : SQRT(16) bằng 4
SQRT(-16) bằng #NUM! SQRT(ABS(-16)) bằng 4
- Hàm INT(N) : cho trị là phần nguyờn của biểu thức số N Vớ dụ : INT(8.9) bằng 8
INT(-8.9) bằng -9 - Hàm PI() : cho trị là số Pi
Vớ dụ : PI()/2 bằng 1.57079...
• Hàm Logic
- Hàm IF(điều kiện, giỏ trị đỳng, giỏ trị sai)
Trong đú điều kiện là một biểu thức điều kiện, hàm này trả về giỏ trị đúng nếu biểu thức điều kiện đỳng và trả về giỏ trị sai trong trường hợp ngược lại.
Bản thõn giỏ trị đỳng, giỏ trị sai cú thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi, số, lụgic) và cũng cú thể là một hàm If.
Vớ dụ : Vị trớ ụ A2 chứa giỏ trị là 5, ụ B2 chứa giỏ trị là 3 If(A2>B3,”Đỳng”, “Sai”) => Kết quả trả về là Đỳng If(A2<B3,”Đỳng”, “Sai”) => Kết quả trả về là Sai
- Hàm AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ...) : trả về giỏ trị đỳng khi mọi điều kiện nờu trong danh sỏch cho trị đỳng.
Vớ dụ : And(3>2, 5<9) cho giỏ trị True And(3<2, 5<9) cho giỏ trị False
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
- Hàm OR(điều kiện 1, điều kiện 2, ...) : trả về giỏ trị đỳng khi bất kỡ một điều kiện nờu trong danh sỏch cho trị đỳng.
Vớ dụ : OR(3>2, 5>9) cho giỏ trị True
OR(3<2, 5>9) cho giỏ trị False
- Hàm NOT(điều kiện) : trả về giỏ trị đỳng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu điều kiện đỳng
Vớ dụ : NOT(1+2=3) cho giỏ trị False NOT(1+2=4) cho giỏ trị True
• Một số hàm thống kờ
- Hàm MEDIAN (number1,number2, ...): Cho ra trung vị của một dẫy số. Trung vị là số đứng giữa của tập hợp cỏc số.
Trong đú:
Number1, number2,... là 1 đến 30 cỏc số muốn tỡm trung vị của nú.
Chỳ ý
- Cỏc đối số phải là cỏc số hoặc cỏc tờn, dẵy số hay cỏc tham chiếu mà chỳng bao gồm cỏc số.
- Nếu mảng và cỏc ụ tham chiếu bao gồm cỏc ký tự cỏc giỏ trị logic và cỏc ụ trống thỡ cỏc giỏ trị này bị bỏ qua. Tuy vậy cỏc ụ cú giỏ trị khụng thỡ được tớnh
- Vớ dụ
MEDIAN(1, 2, 3, 4, 5) bằng 3
MEDIAN(1, 2, 3, 4, 5, 6) bằng3.5, trung bỡnh của 3 và 4
- AVERAGEA(value1,value2,...):Phộp tớnh trung bỡnh (trung bỡnh số học cỏc) cỏc giỏ trị của một danh sỏch cỏc đối số. Hơn thế nữa phộp tớnh này cú thể thực hiện với cỏc đối số là số , ký tự và cỏc giỏ trị logic.
Trong đú:
Value1, value2,... là từ 1 đến 30 ụ, khoảng ụ, hoặc cỏc giỏ trị muốn tớnh trung bỡnh của nú.
Chỳ ý
- Cỏc đối số phải là cỏc số, tờn , dóy số và cỏc ụ tham chiếu.
- Cỏc đối số là cỏc dóy số hay cỏc ụ tham chiếu cú thể cỏc giỏ trị là ký tự như 0 hay ký tự trống. Phộp toỏn này sẽ giống phộp toỏn trờn nếu khụng cú giỏ trị tớnh trung bỡnh nào là ký tự.
Tin học cơ sở
Vớ dụ
Nếu A1:A5 tờn điểm của mụn Tin học cơ sở và cú giỏ trị là 10, 7, 9, 2 và "Not available", thỡ :
AVERAGEA(A1:A5) là 5.6 AVERAGEA(Scores) là 5.6
AVERAGEA(A1:A5) là SUM(A1:A5)/COUNTA(A1:A5) là 5.6 Nếu A1:A4 gồm cỏc giỏ trị 10, 7, 9, và 2, và A5 là trống thỡ
AVERAGEA(A1:A5) bằng 7.
- NORMSINV(probability): Cho ra giỏ trị ngược của phõn phối chuẩn. Phõn phối này cú trung bỡnh là 0 và độ lệch chuẩn bằng 1.
Trong đú:
Probability là một xỏc suất tương ứng của phõn phối chuẩn. Vớ dụ :
NORMSINV(0.908789) = 1.3333
• Ngoài ra cũn một số cỏc hàm khỏc như
BINOMDIST xỏc định một thành phần cú phải là phõn phối nhị thức hay khụng
CHIDIST Tớnh xỏc suất một phớa của phõn phối Khi_ bỡnh phương CHITEST Tớnh giỏ trị kiểm định sự độc lập của cỏc biến
CORREL Tớnh là hệ số tương quan giữa hai tập hợp DEVSQ Tớnh tổng bỡnh phương của cỏc độ lệch
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
BÀI TẬP Bài 1
Tạo một Workbook mới tờn la “Bai tap 1”, đổi tờn Sheet1 thành “Bang luong nam 2002”, nhập dữ liệu và trỡnh bày bảng lương theo mẫu sau:
Yờu cầu
1. Cột Stt phải được đỏnh số tự động.
2. Lương=Lương cơ bản (LCB) nhõn với ngày cụng (Ngày) 3. Tạm ứng=
3 2
Lương
4. Cũn lại = Lương - Tạm ứng
5. Tớnh “Tổng cộng” theo cỏc cột: Ngày, Lương, Tạm ứng, Cũn lại
Bài 2
Yờu cầu
1. Mở Workbook “Bai tap 1” , đổi tờn Sheet 2 thành “Bang ke hang nhap” , nhập dữ liệu và tớnh toỏn dữ liệu cho bảng tớnh như sau:
2. Giỏ tiền = Số lượng nhõn với đơn giỏ 3. Thuế = Giỏ tiền nhõn với 4.25% 4. Cước phớ = Số lượng * 1.15
5. Cộng = Trị giỏ + Thuế + Cước phớ
6. Tớnh tổng cộng cho cỏc cột: Giỏ tiền, Thuế, Cước phớ, Cộng
Tin học cơ sở
Bài 3
Yờu cầu
1. Mở Workbook tờn là “Lop tin hoc nang cao.xls” và soạn thảo bảng tớnh trờn 2. Đỏnh số thứ tự cho cột Stt
3. Tớnh Tổng lương = Lương + Trợ cấp
4. Điền dữ liệu cho cỏc cột Tổng cộng, Trung bỡnh, Cao nhõt, Thấp nhất bằng cỏch sử dụng cỏc hàm SUM, AVERAGE, MAX, MIN
5. Đổi tờn Sheet1 thành “Danh sach”. Copy toàn bộ dữ liệu sang Sheet2 và đổi tờn Sheet2 thành "Danh sach moi"
6. Chốn thờm cột Quờ quỏn vào bờn trỏi cột Lương và nhập dữ liệu cho cột vừa chốn
7. Chốn thờm một người mới cú tờn “Lờ Khắc Thành” lờn dũng đầu tiờn của bảng và đỏnh lại số thứ tự cho bảng
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
Bài 4
Yờu cầu
1. Mở một Workbook mới cú tờn là “Thanh toan tien khach san.xls”, đặt tờn Sheet 1 là “Thanh toan nam 2004”
2. Soạn thảo bảng tớnh trờn 3. STT được đỏnh tự động
4. Tớnh số ngày ở = ngày đi – ngày đến
(Để tớnh được số ngày ở, vớ dụ như tớnh cho E3, tớnh E3=D3-C3 bạn phải định dạng đỳng dữ liệu trong ụ C3 và D3 là kiểu ngày thỏng)
5. Thành tiền=số ngày ở* 200000, nếu số ngày ở > 5 ngày thỡ giảm giỏ tiền thanh toỏn 15% (Dựng hàm điều kiện IF)
Tin học cơ sở
Mục tiờu
Sau khi học xong bài này, sinh viờn sẽ cú khả năng
• Thực hiện được cỏc thao tỏc trỡnh bày dữ liệu trong bảng tớnh
• Thực hiện được thao tỏc vẽ biểu đồ và hiệu chỉnh biểu đồ trong Excel • Thực hiện được cỏc thao tỏc định dạng trang in
Bài 10 TRèNH BÀY BẢNG TÍNH – VẼ BIỂU ĐỒ - ĐỊNH DẠNG TRANG IN