5.1 Ghi file hiện thời vào đĩa
Sau khi nhập dữ liệu vào mỏy, dữ liệu mới chỉ lưu trữ trong bộ nhớ của mỏy tớnh. Nếu thoỏt khỏi Excel, dữ liệu đú sẽ mất, do đú cần phải lưu trữ cỏc dữ liệu đú vào đĩa để sau đú sử dụng sau.
• Cỏc bước thực hiện ghi file
- Mở thực đơn File, kớch chuột vào lệnh Save (hoặc kớch chuột vào nỳt Save trờn Standard Toolbar).
- Nếu đõy là lần đầu tiờn lưu file vào đĩa, Excel sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save As
Tin học cơ sở
- Trong hộp Save in kớch chuột vào nỳt Combo, xuất hiện cấu trỳc
folder (thư mục), kớch đỳp chuột vào tờn cỏc thư mục để chọn thư mục sẽ lưu trữ file.
- Kớch chuột vào hộp File name, xoỏ chữ Book1, gừ tờn file mới, vớ dụ
ChuongtrinhbangtinhExcel. Tờn file trong mụi trường Windows 9x
cho phộp tối đa 255 kớ tự, trong khi ở mụi trường DOS và Windows 3.1, tờn file chỉ được phộp tối đa 8 kớ tự.
- Nhấn phớm Enter hoặc kớch nỳt Save.
- Excel tự động gỏn phần mở rộng .XLS vào tờn file. Do đú tờn file đầy đủ lỳc này là ChuongtrinhbangtinhExcel.xls. Tờn file vừa đặt sẽ xuất hiện trờn thanh tiờu đề của bảng tớnh.
Chỳ ý
- Trong trường hợp tờn file vừa gừ vào trựng với tờn file cú sẵn tại chớnh thư mục vừa chọn, sẽ xuất hiện thụng bỏo tương tự như sau
- Mỏy thụng bỏo rằng đó tồn tại file ChuongtrinhbangtinhExcel.xls, bạn cú muốn thay thế file cũ hay khụng? Nếu kớch bỳt Yes, mỏy sẽ xoỏ file cũ và ghi nội dung của file mới vào đĩa với tờn cũ. Nếu chọn
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
No, thỡ file cũ sẽ được giữ nguyờn và nội dung của file mới sẽ khụng được ghi vào đĩa.
- Khi ghi file từ lần thứ hai trở đi, lệnh Save sẽ ghi dữ liệu được bổ sung hoặc thay đổi của file đú vào đĩa mà khụng xuất hiện hộp hội thoại.
5.2 Ghi file hiện thời vào đĩa với tờn khỏc
Cú thể sao chộp file hiện thời trờn mỏy tớnh thành file khỏc với nội dung hiện tại bằng cỏch sau:
- Mở thực đơn File và chọn lệnh Save As
- Nếu sao chộp thành file mới tại thư mục cũ thỡ chỉ việc xoỏ tờn file cũ trong hộp File name và gừ tờn mới.
- Nếu muốn giữ nguyờn tờn file cũ nhưng sao tới ổ đĩa hoặc thư mục khỏc thỡ chỉ việc chọn lại ổ đĩa hoặc thư mục trong hộp Save in.
- Nếu muốn đổi cả tờn file và nơi lưu trữ file thỡ phải làm cả hai việc trờn.
- Nhấn Enter hoặckớch nỳt Save.
- Sau bước thứ 3, Excel sẽ ghi nội dung hiện thời trờn mỏy tớnh vào đĩa vào một file mới với tờn file khỏc hoặc với tờn file cũ nhưng đặt ở vị trớ khỏc.
5.3 Gọi một file cú sẵn từ đĩa ra màn hỡnh
Khi muốn gọi một file đó được lưu trữ từ đĩa ra màn hỡnh để làm việc tiếp, hóy thực hiện cỏc bước sau:
- Mở thực đơn File, chọn lệnh Open (hoặc kớch nỳt Open trờn Standard Toolbar). Xuất hiện hộp hội thoại Open.
- Trong hộp Save in, chọn ổ đĩa và thư mục lưu trữ file cần mở.
- Kớch đỳp vào tờn file cần mở. Hoặc kớch chọn tờn file cần mở và kớch vào nỳt
Open.
Vớ dụ Cỏc bước mở file ChuongtrinhbangtinhExcel.xls được tiến hành theo cỏc bước như
Tin học cơ sở
Chỳ ý
• Một cỏch ngầm định, Excel lưu trữ 4 file được mở gần nhất ở cuối thực đơn file. Do đú, để mở một trong 4 file đú chỉ việc kớch vào thực đơn File và kớch vào tờn file cần mở.
• Tại một thời điểm cú thể mở nhiều file của Excel. Cú thể xem danh sỏch cỏc file đang mở ở dưới thực đơn Window. Khi cần kớch hoạt file nào, hóy kớch vào tờn file đú.
5.4 Tạo một file mới
- Mở thực đơn File, chọn lệnh New, xuất hiện hộp hội thoại
- Chọn Workbook và kớch OK.
Chỳ ý
Cú thể dựng nỳt New trờn Standard toolbar
5.5 Đúng file hiện thời
- Mở thực đơn File.
- Kớch chọn lệnh Close.
Nếu nội dung file cú thay đổi, sẽ xuất hiện thụng bỏo yờu cầu ghi lại. Chỳ ý lựa chọn cỏch trả lời thớch hợp (Yes - nếu muốn lưu những thay đổi, No - nếu khụng muốn lưu
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
BÀI TẬP
1. Phõn biệt sự khỏc nhau sau khi gừ một chuỗi kớ tự và sau khi gừ một dóy số.
2. Tại sao khi gừ số 100000 dưới dạng 100 000 vào một ụ của bảng tớnh và nhấn phớm Enter thỡ dữ liệu lại nằm bờn trỏi ụ.
3. Tại sao khi gừ ngày 26 thỏng 3 năm 1999 dưới dạng 26/3/99 và nhấn phớm Enter thỡ dữ liệu lại nằm bờn trỏi ụ.
4. Nhập cỏc dữ liệu vào bảng tớnh theo mẫu sau. Khi nhập, chỳ ý sử dụng cỏc kĩ thuật nhập nhanh. Sau khi nhập dữ liệu xong, kiểm tra và điều chỉnh dữ liệu cho thật chớnh xỏc. Thoỏt khỏi Excel, xuất hiện hộp hội thoại hỏi ta cú lưu trữ file hiện thời vào đĩa khụng, hóy kớch nỳt Yes và ghi vào đĩa với tờn BD10A.xls.
A B C D E F G 1 Bảng điểm học kỡ I 2 Mụn: Toỏn 3 Lớp: 10 A 4 5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3 6 STT Họ và tờn Ngày sinh M 15' 1 T HK 7 1 Lờ Văn Thanh 6/17/83 7 9 7 8
8 2 Hoàng Quốc Tuấn 5/4/83 8 10 9 9
9 3 Nguyễn Mạnh Hà 9/12/83 5 6 7 6
10 4 Lờ Thu Nga 4/24/83 9 7 8 9
11 5 Phạm Hồng Võn 1/12/83 8 9 6 8
12 6 Nguyễn Thu Thuỷ 6/4/83 4 5 4 5
13 7 Hoàng Võn Trang 9/12/83 9 7 10 8
14 8 Vũ Tuấn Hựng 6/20/83 9 8 7 8
15 9 Vũ Thanh Hằng 9/25/83 9 9 8 10
16 10 Lờ Hằng Nga 3/15/83 6 7 7 5
5. Nờu chức năng của cỏc lệnh New, Save, Save As, Open, Close và Exit trờn thực đơn File. 6. Nờu sự giống và khỏc nhau giữ hai lệnh Save và Save As.
7. Mở file vừa ghi, sửa dữ liệu của bài tập số 4 trong bài ở trờn và ghi vào đĩa với tờn BD10A.xls.
8. Dựng lệnh Save As để sao chộp thành file BD10B.xls trong cựng thư mục. Sau đú sửa lại theo mẫu sau và ghi lại vào đĩa.
Tin học cơ sở A B C D E F G 1 Bảng điểm học kỡ I 2 Mụn: Toỏn 3 Lớp: 10 B 4 5 Hệ số 1 Hệ số 2 Hệ số 3 6 STT Họ và tờn Ngày sinh M 15' 1 T HK 7 1 Nguyễn Võn Anh 6/7/83 6 8 7 7 8 2 Vũ Hoà Bỡnh 6/7/83 4 5 5 4 9 3 Hoàng Mạnh Thắng 7/6/83 8 9 10 9
10 4 Nguyễn Hoàng Hải 8/1/83 7 8 8 8
11 5 Phạm Hồng Võn 7/3/83 9 9 8 9
12 6 Hoàng Thu Trang 6/5/83 9 9 8 10
13 7 Phạm Anh Tuấn 5/18/83 5 7 6 7
14 8 Trần Thanh Hải 5/8/83 9 8 10 10
15 9 Nguyễn Hoàng Hà 6/7/83 9 9 8 10
Tớnh toỏn trờn bảng tớnh
Bài 9 TÍNH TỐN TRấN BẢNG TÍNH
Mục tiờu
Sau khi học xong bài này, sinh viờn sẽ cú khả năng
• Sử dụng được cỏc cụng thức tớnh toỏn trong Excel • Sử dụng được cỏc hàm trong Excel