1.1.2 .Chức năng của quản lý
1.2. Đào tạo và quản lý đào tạo
1.2.4. Chức năng của quản lý đào tạo
- Chức năng quản lý là một dạng hoạt động quản lý chun biệt thơng qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định…
- Chức năng quản lý đào tạo là một dạng hoạt động quản lý chuyên biệt thơng qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu quản lý đào tạo nhất định.
Trong hoạt động quản lý “chức năng quản lý đào tạo” là điểm xuất phát để xác định chức năng của cơ quan quản lý đào tạo và cán bộ quản lý đào tạo.
- Chức năng kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu phát triển đào tạo, những biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Chức năng đầu tiên của một q trình quản lý có vai trị khởi đầu, định hướng cho tồn bộ các hoạt động của quá trình quản lý, là cơ sở để huy động tối đa các nguồn lực cho việc thực hiện các mục tiêu và là căn cứ cho việc kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, đơn vị và từng cá nhân.
- Chức năng tổ chức: là quá trình phân phối và sắp xếp nguồn nhân lực theo những cách thức nhất định để đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra.
Chức năng tổ chức là chức năng thứ hai trong q trình quản lý, nó có vai trị hiện thực hóa các mục tiêu của tổ chức và đặc biệt là chức năng tổ chức có khả năng tạo ra sức mạnh mới: các tổ chức, cơ quan, đơn vị, thậm chí của cả một hệ thống nếu việc phân phối sắp xếp nguồn nhân lực được khoa học và hợp lý. Sức mạnh mới của tổ chức có thế mạnh hơn nhiều lần so với khả năng vốn có của nó nên người ta cịn nhấn mạnh chức năng này bằng tên gọi “hiệu ứng tổ chức”
Để thực hiện được vấn đề phân phối và sắp xếp nguồn nhân lực, chức năng tổ chức thực hiện những nội dung sau:
+ Xác định cấu trúc tổ chức của chủ thể quản lý tương ứng với các đối tượng quản lý.
+ Xác định và phát triển đội ngũ nhân sự (giảng viên và cán bộ quản lý) + Tổ chức lao động một cách khoa học của người quản lý.
Tổ chức là một khâu quan trọng nhất của quản lý. Để thực hiện được vai trò quan trọng này, chức năng tổ chức phải hình thành một cấu trúc tổ chức tối ưu của hệ thống quản lý và phối hợp tốt nhất các hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý.
* Cấu trúc tổ chức là tổ hợp các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chun mơn hóa, có quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo các cấp và các khâu khác nhau, nhưng cũng nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và cùng hướng vào đích chung.
Trong quản lý đào tạo nói chung hay quản lý trường học nói riêng có thể xác định cấu trúc tổ chức theo các kiểu mơ hình khác nhau như: cấu trúc trực tuyến, cấu trúc tham mưu, cấu trúc chức năng, cấu trúc trực tuyến – chức năng hay cấu trúc trực tuyến –tham mưu – chức năng và cấu trúc chương trình – mục tiêu.
* Nội dung quan trọng thứ hai của chức năng tổ chức là việc xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự. Đây là quá trình hoạt động và phát triển đội ngũ cán bộ công chức trong hệ thống giáo dục đào tạo hoặc cơ sở đào tạo trong đó thể hiện rõ các khâu: quy hoạch đội ngũ, tuyển chọn, bồi dưỡng sử dụng, thẩm định (đánh giá lao động của cán bộ công chức); thường xuyên thuyên chuyển và đề bạt hoặc bãi miễn đối với cán bộ công chức.
Sản phẩm của công tác xây dựng và phát triển đội ngũ là cơ sở đào tạo và hệ thống giáo dục đào tạo có một đội ngũ cán bộ cơng chức giỏi được chuẩn hóa (giỏi về chun mơn và nghiệp vụ).
* Nội dung thứ ba của chức năng tổ chức là xác định cơ chế quản lý và giải quyết các mối quan hệ của tổ chức. Cơ chế quản lý hiểu theo nghĩa chung nhất bao gồm thiết chế tổ chức và các chế độ quy phạm cho tổ chức vận dụng trong đời sống thực tiễn. Trong quá trình hoạt động của cơ sở đào tạo, chủ thể quản lý phải xác lập được một mạng lưới các mối quan hệ tổ chức và giải quyết tất cả các mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong cơ sở đào tạo và giữa cơ sở đào tạo với bên ngoài, bên trên và cộng đồng xã hội để tạo điều kiện tốt cho quá trình sư phạm diễn ra trong nhà trường.
* Để hiện thực hóa các mục tiêu, người quản lý cần phải tổ chức lao động của chính mình và lao động của cả đơn vị một cách khoa học trên cơ sở vận dụng sáng tạo các chức năng quản lý.
Việc tổ chức lao động một cách khoa học và việc sử dụng thời gian và công sức dành cho các hoạt động một cách khoa học và hợp lý để đạt tới các mục tiêu một cách có hiệu quả trong hồn cảnh của mỗi đơn vị, mỗi tổ chức hoặc cơ sở đào tạo.
Như vậy, có tổ chức mới có quản lý. Đến lượt quản lý tạo nên sức mạnh của tổ chức, tạo điều kiện cho tổ chức duy trì tính bền vững, thuật ngữ “tổ chức” có hai khía cạnh: “Tổ chức” như một danh từ, kiểu như sở giáo dục và đào tạo như một tổ chức, một cơ quan quản lý giáo dục đào tạo. Khía cạnh khác: “tổ chức” như một động từ thường dùng như: công tác tổ chức, chỉ một hoạt động của chủ thể quản lý. Trong trường hợp này, tổ chức là một bộ phận hợp thành của hoạt động quản lý, theo nghĩa này thì cơng tác tổ chức bao gồm các yếu tố sau:
- Mục tiêu của tổ chức
- Loại hình tổ chức (thích hợp cho việc thực hiện mục tiêu) - Phương pháp (phương pháp tổ chức để đạt mục tiêu)
- Con người (cần có những người nào để thực hiện cơng việc) - Phương tiện, vật chất kỹ thuật.
- Thời gian cho việc hồn thành cơng việc - Kiểm tra kết quả công việc.