2005 30/09/2006 Nguyên giáTổng hao
2.2.4.2 Vai trò của hàng tồn kho:
Theo quan điểm tài chính,hàng tồn kho là 1 trong nhưng yếu tố chiếm tỷ trọng cao nhất trong vốn lưu động của doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng ồn kho chiếm 40% - 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.
Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp:
− Gía trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, do vậy có ảnh hưởng đến lợi nhuận trong năm
− Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho
được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được. Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Bởi vì khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng hoá nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng… Điều này sẽ gây khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường. Ngược lại, lượng tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng (đối với hàng tồn kho là thành phẩm), ngoài ra có thể dẫn đến tình trạng khách hàng sẽ chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh khi nhu cầu của họ không được đáp ứng.
Vì vậy, nhiệm vụ chủ yếu của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi sau:
− Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu?
− Khi nào thì tiến hành đặt hàng?
Quản trị tốt hàng tồn kho sẽ giảm được rất nhiều chi phí, như:
− Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho của doanh nghiệp.
− Chi phí lưu kho (Chi phí tồn trữ): là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động tồn trữ như tiền thuê và khấu hao nhà cửa, chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho hàng, thuê nhà đất cũng như chi phí sử dụng thiết bị, năng lượng,…
− Chi phí mua hàng: là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến mô hình tồn kho trừ mô hình khấu trừ theo số lượng.
− Chi phí thiếu hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho. Việc hết hàng trong kho sẽ dẫn đến 2 trường hợp là bắt khách hàng phải chờ cho tới khi có hàng. Điều này có thể làm mất đi thiện chí muốn hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai của khách hàng hoặc nếu không có sẵn hàng thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng.