2005 30/09/2006 Nguyên giáTổng hao
2.2.2.2 Mô hình tổ chức bộ phận mua hàng trong doanh nghiệp
Hiện nay có 2 mô hình thông dụng về tổ chức bộ phận mua hàng trong một doanh nghiệp là mô hình tập trung và mô hình phân tán. Trên thực tế, hầu như rất ít doanh nghiệp áp dụng triệt để một mô hình nào mà có sự phối hợp, sự pha trộn giữa hai mô hình.
Mô hình tập trung là mô hình mà ở đó bộ phận mua hàng là bộ phận duy nhất có toàn quyền quyết định về các vấn đề mua hàng hóa, nguyên vật liệu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: khối lượng hàng đặt, giá cả, thương lượng với nhà cung cấp, ký kết hợp đồng mua hàng cũng như tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp.
Mô hình phân tán là mô hình mà bộ phận mua hàng không phải là bộ phận duy nhất của doanh nghiệp có thẩm quyền giao dịch với nhà cung cấp bên ngoài. Tức là ngoài bộ phận mua hàng còn có một số bộ phận khác trong doanh nghiệp cũng có thẩm quyền mua bên ngoài một số loại vật tư nguyên liệu.
Công ty INCOMFISH đã ứng dụng sự kết hợp của 2 mô hình tổ chức bộ phận mua hàng trên nhằm góp phần đảm bảo mục tiêu tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp,phân tán rủi ro xảy ra trong hoạt động thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Ưu điểm của mô hình tập trung
− Ưu điểm về khối lượng mua hàng: mô hình này cho phép bộ phận mua hàng có đi62u kiện tập trung nhu cầu về hàng hóa cần mua để tiến hành đàm phán với bên bán để có thể đạt được các khảon giảm trừ do số lượng lớn cũng như giảm thiểu chi phí về giao nhận.
− Bộ phận mua hàng có nhiều quyền lực hơn: Điều nàytạo điều kiện cho bộ phận mua hàng có tiếng nói quan trọng đối với các nhà cung cấp
− Hạn chế tình trạng mua hàng trùng lắp: nhân viên mua hàng sẽ là người tập trung các nhu cầu đa dạng từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp nên sẽ loại trừ tình huống mua hàng trùng lắp gây tốn kém và lãng phí cho doanh nghiệp
− Giảm thiểu chi phí vận chuyển: mô hình này cho phép riển khai các đơn hàng lớn phù hợp với các phương tiện vận chuyển như xe tải, tàu lửa… với chi phí khá rẻ.
− Nâng cao tính chuyên nghiệp của nhân viên mua hàng
− Thuận lợi cho công tác quản lý hệ thống các nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng.
− Loại trừ tình huống cạnh tranh giữa các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, đặc biệt trong trường hợpkhan hiếm hàng hóa, nguyên vật liệu.
Nhược điểm của mô hình tập trung:Không có kỹ năng, chuyên môn sâu về đặc điểm, đặc tính kỹ thuật, các thông số về hàng hóa nguyên vật liêu khi tiến hành thu mua. Mua sản phẩm không phù hợp với yêu cầu của từng bộ phận.
− Khả năng thấu hiểu nhu cầu của từng bộ phận sử dụng vật tư tốt hơn nhiều so với mô hình tập trung. Điều này giúp giảm thiểu việc không sử dụng được hoặc khó sử dụng nguyên vật liệu mua về.
− Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các nhà cung cấp địa phương thì mô hình phân tán cho phép gia tăng khả năng thấu hiểu các nhà cung cấp địa phương và thuận lợi trong việc tìm kiếm, thương lượng…
− Mô hình phân tán loại bỏ sự quan liêu phát sinh trong bộ phận mua hàng theo mô hình tập trung. Điều này giúp đáp ứng nhanh nhu cầu của càc bộ phận và làm gia tăng hiệu suất của doanh nghiệp.
− Nhược điểm của mô hình phân tán:
− Ít có tiếng nói rong quá trình đàm phán thương lượng đối với nhà cung cấp
− Có thể mua hàng nguyên vật liệu trùng lặp
− Nâng cao chi phí vận chuyển của doanh nghiệp
Chính vì những ưu điểm và nhược điểm của 2 mô hình trên mà công ty INCOMFISH lựa chọn phương án kết hợp, pha trôn giửa mô hình tập trung và mô hình phân tán trong hoạt động thu mua hàng hóa nguyên vật liệu phục vụ sản xuát cho công ty.
2.2.3 Sản xuất
Hình 2-4 Sơ đồ quá trình sản xuất
Đây là sơ đồ thể hiện quy trình sản xuất của công ty, thông qua sơ đồ trên thấy nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng trong quy trình sản xuất. Nó là một trong những yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp thông qua chất lượng nguồn nguyên liệu đầu vào. Dây chuyền sẽ không hoạt động được nếu nguồn nguyên liệu sản xuất không đủ.
Vậy nên, công ty phải có phương án sao cho lúc nào nguồn nguyên liệu cũng phải đủ cho quá trình sản xuất.
2.2.4 Hàng tồn kho (Dự trữ)2.2.4.1 Hàng tồn kho