6. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9000 1 Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO
6.5.2.1Tổ chức nguồn nhân lực và hoạch định chiến lược triển khai áp dụng ISO 9001:
Triển khai áp dụng ISO 9001:2000 được xem như thực hiện một dự án về quản lý chất lượng. Do vậy trước khi tiến hành cần phải cĩ những chuẩn bị chu đáo và tỉ mỉ thơng qua việc hoạch định rõ ràng. Nội dung hoạch định bao gồm các vấn đề sau:
1.
Xây dựng lực lượng triển khai 2.
Thực hiện trách nhiệm lãnh đạo 3.
Quyết định mức độ hoạt động và phạm vi triển khai áp dụng 4.
Lập kế hoạch thời gian
Xây dựng lực lượng triển khai
"Con người là yếu tố quyết định" - Điều này tỏ ra hết sức đúng đắn trong hoạt động xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn cũng như trong các hoạt động chất lượng nĩi chung. Do vậy tổ chức lực lượng triển khai là cơng việc đầu tiên và quan trọng nhất quyết định sự thành cơng của cả dự án. Cấu trúc của lực lượng triển khai trong doanh nghiệp cĩ thể hình dung qua hình 6.2. Lực lượng này khơng chỉ cĩ trách nhiệm triển khai áp dụng ISO 9001:2000 cho đến khi đạt được chứng chỉ mà cịn cĩ trách nhiệm duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng về lâu dài.
Cấu trúc nhĩm các lực lượng triển khai dự án cĩ thể hình dung qua hình 6.2
Hình 6.2 Cấu trúc lực lượng chính tham gia xây dựng và áp dụng dự án
Lãnh đạo: Lãnh đạo cĩ trách nhiệm cam kết, thúc đẩy nhận thức và cung cấp
mọi nguồn lực cần thiết để hồn thành mục tiêu dự án.
Ban chỉ đạo: Tuỳ qui mơ và tính chất phức tạp của tổ chức, lãnh đạo cĩ thể cho
thành lập một Ban chỉ đạo triển khai áp dụng ISO 9001:2000.
Đại diện lãnh đạo: Thường là các phĩ giám đốc hoặc trưởng các bộ phận
chuyên trách về chất lượng. Là người phải am hiểu về ISO 9001:2000, cĩ uy tín, được phân cơng tổ chức triển khai dự án. Đại diện lãnh đạo là người chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai dự án và là cầu nối giữa lãnh đạo, Ban chỉ đạo, nhân viên trong tổ chức nhằm giúp họ nắm bắt tính hình áp dụng, giải quyết kịp thời các vướng mắc trong quá trình áp dụng.
Bộ phận quản lý chất lượng : Trong thực tế hầu hết bộ phận này trong các
doanh nghiệp Việt Nam mới chỉ dừng lại ở mức kiểm tra chất lượng sản phẩm - KCS, tuỳ tình hình cụ thể, nên cĩ sự phân cơng nhiệm vụ thực hiện dự án cho họ. Nhìn chung bộ phận quản lý chất lượng nên tập trung nỗ lực để phân tích các khác biệt, điều chỉnh hoặc khắc phục các khoảng cách bên trong hệ thống chất lượng, biên soạn Sổ tay chất lượng, thúc đẩy và giúp các cá nhân, đơn vị biên soạn các thủ tục, qui trình.
Các chuyên gia tư vấn bên ngồi: Nếu cần thiết, doanh nghiệp cĩ thể mời
chuyên gia tư vấn bên ngồi giúp đỡ trong suốt quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống. Tuy nhiên cần hết sức lưu ý rằng, việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng là sự nghiệp của chính bản thân doanh nghiệp, chính quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng là quá trình tạo nên sự thay đổi trong tư duy, trong nền nếp và phong cách làm việc của từng thành viên, do vậy khơng nên khốn trắng cho tư vấn. Một cách hiệu quả nên đề nghị lực lượng tư vấn thực hiện một số cơng việc như:
•
Đào tạo các kiến thức cơ bản về ISO 9001:2000.
•
•
Đào tạo lực lượng đánh giá nội bộ.
•
Điều chỉnh, khắc phục các khác biệt và các nội dung khơng phù hợp so với các yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn.
•
Tiền đánh giá trước khi đánh giá cấp chứng chỉ.
Thực hiện trách nhiệm của lãnh đạo
Dự án cĩ thành cơng hay khơng trước hết tuỳ thuộc vào quyết tâm và nỗ lực của ban lãnh đạo cấp cao nhất. Sự quyết tâm của ban lãnh đạo được thể hiện trực tiếp thơng qua việc thực hiện một số trách nhiệm cơ bản như sau:
•
Xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của tất cả các bộ phận trong tổ chức.
•
Thực hành việc quản lý dự án dựa trên các yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn ISO.
•
Phân cơng đại diện lãnh đạo.
•
Chỉ định các thành viên dự án.
•
Cung cấp nguồn lực cần thiết và đầy đủ để thực hiện dự án.
•
Xem xét Hệ thống quản lý chất lượng.
•
Tổ chức đầy đủ các lớp huấn luyện cho nhân viên.
•
Lập kế hoạch về thời gian.
Việc cam kết việc thực hiện đầy đủ tất cả nhiệm vụ nĩi trên của lãnh đạo và lập thành văn bản được xem là một yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn.
Quyết định mức độ hoạt động và phạm vi triển khai áp dụng
9001 hoặc ISO 9002, hoặc ISO 9003 trước khi áp dụng. Nay đối với ISO 9001:2000 chỉ cịn duy nhất một mơ hình áp dụng là ISO 9001:2000, tuy nhiên tổ chức cĩ thể xác định một số phạm vi hoạt động (tương ứng với các yêu cầu
được đề cập bởi các khoản mục ở nhĩm điều khoản 7 - Thực hiện sản phẩm) để
miễn trừ áp dụng trong tổ chức. Các khoản mục khơng áp dụng phải được đề cập cụ thể nơi điều khoản 1.2 áp dụng và mơ tả trong sổ tay chất lượng. Thơng qua đĩ cơ quan đánh giá cấp chứng chỉ cĩ cơ sở thẩm định sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng.
Xây dựng kế hoạch thời gian
Kế hoạch là cơng cụ quan trọng để quản lý quá trình triển khai áp dụng. Nội dung kế hoạch nên đề cập đến các hoạt động sau:
•
Các bước hoạt động chính.
•
Các mốc thời gian quan trọng.
•
Thời biểu thực hiện.
•
Đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm.