6. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9000 1 Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO
6.5.2.2Khảo sát hệ thống hiện cĩ và phân tích các khác biệt
Ở nhiều mức độ và hình thức khác nhau ..., mỗi doanh nghiệp cĩ thể đã tự mình xây dựng cho mình một hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cho quá trình hoạt động hiện tại. Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, một mặt phải bảo đảm thoả mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn, mặt khác phải kế thừa hệ thống đã cĩ, do vậy cần phải tiến hành khảo sát hiện trạng và phân tích sự khác biệt để làm cơ sở cho việc thiết kế.
Việc khảo sát hệ thống hiện cĩ nhằm xem xét trình độ hiện tại của hệ thống quản lý chất lượng hiện cĩ thơng qua việc thu thập CSCL, thủ tục hiện hành trong doanh nghiệp. Sau đĩ so sánh tài liệu thu được với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Xác định khoảng cách hay sự khác biệt giữa hệ thống quản lý chất lượng hiện tại so với các yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn
ISO9001:2000, tìm ra những lỗ hổng cần bổ sung và lập kế hoạch cụ thể để xây dựng các thủ tục, tài liệu cần thiết. Đây là giai đoạn rất cần ý kiến đĩng gĩp của các nhà chuyên mơn và đặc biệt là các chuyên gia tư vấn. Việc sử dụng các lưu
đồ (flow chart) để phân tích q trình kinh doanh của cơng ty, kết hợp với bảng câu hỏi được chuẩn bị phù hợp với những yêu cầu của bộ tiêu chuẩn sẽ giúp ích cho q trình phân tích.
Hình 6.3 Mục đích của việc khảo sát
Q trình khảo sát hiện trạng và phân tích các khác biệt cĩ thể bao gồm các hoạt động sau:
Bước Hoạt động
1. •
Xác định phạm vi áp dụng ISO 9001:2000 và các yêu cầu
•
Xác định các yêu cầu theo luật định và các yêu cầu theo qui định riêng của doanh nghiệp
2.
Ghi nhận sự khác biệt một cách tổng quát và sơ bộ giữa hoạt động thực tiễn so với các yêu cầu nêu trong bước 1
3.
Xác định hệ thống quản lý chất lượng hiện tại:
•
Hệ thống tài liệu (các qui trình, qui chế, nội qui hiện đang áp dụng).
•
Hệ thống hồ sơ chứng cứ
•
Quan sát hoạt động thực tiễn của các bộ phận 4.
Ghi nhận các khác biệt và hệ thống hố các khoảng cách giữa hoạt động thực tiễn và hệ thống tài liệu hiện hữu
yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 5.
Điều chỉnh, thay đổi các qui trình hiện cĩ 6.
Huấn luyện nhân sự về cách viết và điều chỉnh hệ thống tài liệu chất lượng
7.
Soạn mới hoặc/và điều chỉnh hệ thống tài liệu chất lượng đã cĩ theo u cầu của ISO 9001:2000
8. •
Thẩm tra tính hữu hiệu của việc điều chỉnh các khác biệt
•
Bước 5 - 8 cĩ thể thực hiện nhiều lần
Bảng 6.4 Qui trình thực hiện khảo sát và phân tích khác biệt 6.5.2.3 Phát triển tài liệu chất lượng
Đây là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình triển khai áp dụng ISO9001:2000, giai đoạn này cĩ thể gồm các bước cơng việc sau:
•
Hệ thống tài liệu chất lượng là phương tiện, là cơng cụ chính giúp cho tổ chức xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo, duy trì và cải tiến chất lượng trong hoạt động của tổ chức.
Hệ thống tài liệu chất lượng cần đơn giản, được tổ chức một cách hợp lý giúp cho việc tham khảo, tra cứu, cập nhật dễ dàng.
Cấu trúc hệ thống tài liệu chất lượng cĩ thể phân ra làm bốn nhĩm và được sắp xếp theo trật tự của một kim tự tháp bao gồm 4 cấp độ A,B,C,D như ở hình 6.5
Hình 6.5 Cấu trúc hệ thống tài liệu chất lượng
Sổ tay chất lượng - Quality manual
Sổ tay chất lượng (STCL) là tài liệu mơ tả một cách tổng quát hệ thống quản lý chất lượng (chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, cơ cấu tổ chức và bảo
đảm của lãnh đạo về việc thực hiện các yếu tố của các tiêu chuẩn ISO
9001:2000) của tổ chức. STCL là cẩm nang để triển khai, duy trì và cải tiến hệ
thống quản lý chất lượng. Bên cạnh đĩ STCL là cơng cụ để biểu thị và chứng minh với khách hàng, các cơ quan chức năng về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Nĩ được dùng như một cơng cụ tiếp thị để trình bày các nỗ lực của tổ chức trong việc đáp ứng các yêu cầu về thương mại quốc tế. Về nội dung, tiêu chuẩn ISO 9001:2000 khơng qui dịnh một cấu trúc cứng nhắc cho STCL. Tài liệu ISO -10013 hướng dẫn cho các tổ chức sự linh hoạt để thiết kế một STCL tuỳ thuộc vào các yêu cầu và địi hỏi của tổ chức. Tuy nhiên, STCL phải đề cập một cách đầy đủ các yêu cầu của ISO 9001:2000, và cĩ thể nên bao gồm các nội dung sau đây:
1.
Mục lục 2.
Đối chiếu nội dung STCL với các điều khoản của ISO 9001:2000 3.
4.
Nội dung chính của các thủ tục trong STCL 5.
Phát hành và phân phối STCL 6.
Định nghĩa thuật ngữ dùng trong STCL 7.
Qui định khác (ví dụ qui định về đánh số văn bản trong hệ thống tài liệu chất lượng)
Thủ tục - Procedure
Thủ tục là tài liệu để chỉ cách thực hiện một quá trình dưới dạng một tập hợp các cơng việc phải làm theo một trình tự nhất định, giúp người làm việc khơng nhất thiết phải nhớ hết mọi chi tiết và tránh sự tùy tiện. Là tài liệu tham khảo cho người cĩ kinh nghiệm và là tài liệu hướng dẫn cho người mới làm việc. Về phạm vi, mỗi thủ tục phải đề cập đến một quá trình tách biệt hợp lý của HTCL. Mỗi thủ tục thường bao gồm các nội dung sau:
1.
Tên và mã số thủ tục 2.
Tĩm tắt: nêu nội dung vắn tắt của thủ tục 3.
Mục đích: Nêu mục tiêu cần đạt của thủ tục 4.
Phạm vi & lĩnh vực áp dụng: nêu đơn vị, phịng ban, cá nhân thực hiện thủ tục
5.
Trách nhiệm: xác định trách nhiệm của đơn vị và cá nhân thực hiện thủ tục
6.
Thuật ngữ: định nghiã, giải thích các từ ngữ hơi chuyên biệt khi sử dụng thủ tục
7.
Hành động của thủ tục: khi nào, tại đâu và cách thức thực hiện 8.
Biểu mẫu, chứng cứ: nêu những văn bản, tài liệu, chứng cứ được dùng hoặc giới thiệu biểu mẫu liên quan đến thủ tục.
Hướng dẫn cơng việc - Work Instruction
Là một dạng tài liệu kỹ thuật, mơ tả chi tiết cách thức thực hiện một nhiệm vụ, một cơng việc của từng cá nhận.
Biểu mẫu - Form
Biểu mẫu là một loại tài liệu đã được chuẩn bị trước dưới khung dạng in sẵn. Khi sử dụng chỉ cần điền vào những khoảng trống, rất thuận tiện cho việc ghi chép thơng tin. Biểu mẫu cĩ thể là Biểu - như các biểu đồ; Bảng - như bảng
thống kê; Thẻ - như thẻ kho; Phiếu - như phiếu xuất, nhập kho ...
Hồ sơ - Record
Hồ sơ là một loại văn bản cung cấp các chứng cứ khách quan của những hành động đã được thực hiện hoặc những kết quả đã đạt được. Hồ sơ thường được dùng để giải trình và để chứng minh.
•
Phát triển hệ thống tài liệu chất lượng.
Cấu trúc tài liệu như ở trên được tổ chức biên soạn và phát triển thành hệ thống tài liệu chất lượng. Việc tổ chức biên soạn và phát triển cĩ thể tiến hành theo lưu đồ sau:
Kiểm sốt tài liệu
Hình 6.6 Qui trình phát triển hệ thống tài liệu chất lượng