5. Kết cấu của khóa luận
1.3. Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
1.3.4. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Quy trình thực hiện:
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Bộ phận kinh doanh tìm kiếm và liên hệ với khách hàng, tiếp nhận các yêu cầu từ khách hàng, thỏa thuận về giá cả, mặt hàng nhập khẩu… Bước đầu tiên tìm kiếm khách hàng là rất quan trọng, nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu cũng như lợi nhuận của phịng giao nhận. Chính vì thế mà tiêu chí được đặt ra cho các nhân viên sales là nên tìm kiếm những khách hàng tiềm năng lâu dài và nguồn hàng ổn định, cần hạn chế những khách hàng nhỏ lẻ chỉ mang tính thời vụ mà khơng mang lại lợi nhuận cao.
Hàng chỉ định : Người nhập khẩu thuê tàu và trả tiền cước (đối với term E,F và đặc biệt là term FOB). Vì vậy khơng thể chào giá cước mà chỉ có thể chào giá dịch vụ thơng quan hải quan và dịch vụ trucking.
Hàng thường: Đối với loại hàng này người xuất khẩu sẽ phải tự book tàu và trả cước ( đối với term C và D). Tại đây, có thể chào giá cước với dịch vụ đầy đủ và thu được lợi nhuận cao nhất
Tìm kiếm khách hàng
Ký kết hơp đồng
Nhận và kiểm tra chứng từ
Chuẩn bị chứng từ và lập tờ khai hải quan
nhập khẩu Trả tờ khai hải quan
Nhận hàng hóa tại cảng Giao hàng cho khách
hàng
Quyết toán và bàn giao chứng từ cho khách hàng
Sale Agent: Đây gần như là công việc của Sale manager, ngoài chào dịch vụ cước và dịch vụ cho các cơng ty xuất nhập khẩu mà cịn trực tiếp sales làm đại lý cho các hãng tàu nước ngồi.
Khách hàng liên hệ với phịng giao nhận- nhân viên sales, và ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Bước 2: Ký kết hợp đồng.
Hợp đồng dịch vụ logistics là sự thỏa thuận về nghĩa vụ và quyền lợi giữa 2 bên, 1 bên là người có nghĩa vụ thực hiện, tổ chức, làm dịch vụ liên quan đến lưu thơng hàng hóa và được hưởng các quyền như nhận thù lao, được giữ lại hàng nếu bên khách hàng vẫn chưa thanh tốn phí làm dịch vụ… Cịn bên là khách hàng người có nghĩa vụ thanh tốn thù lao dịch vụ, cung cấp thơng tin… được hưởng quyền kiểm tra, giám sát thực hiện hợp đồng. sau đó chuyển qua bộ phận chứng từ, trước khi tàu cập cảng để nhận những thông tin cần thiết cho việc nhận hàng: Những thông tin về tàu, bản kê khai hàng hóa cũng như vận đơn và bộ chứng từ hàng hóa. Bộ phận chứng từ cũng sẽ nhận thông báo hàng đến về lô hàng từ đại lý hãng tàu để có thể lên hãng tàu lấy lệnh giao hàng D/O.
Bước 3: Nhận và kiểm tra chứng từ.
Sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ, nhân viên chứng từ phải kiếm tra xem lơ hàng có nằm trong doanh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hoặc nhập khẩu có giấy phép hay không. Kiểm tra thật kỹ thông tin chứng từ: Sales contract, Commercial Invoice, Packing list, Bill of Lading, Arrival Notice, C/O ( giấy chứng nhận xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có C/O ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E… vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế. Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng, kiểm tra chéo số liệu giữa các chứng từ, nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên chứng từ phải báo lại phòng kinh doanh để liên lạc đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến khi chính xác và đầy đủ. Tra cứu mã HS, làm biên bản giao hàng.
Bước 4: Chuẩn bị chứng từ và lập tờ khai hải quan nhập khẩu
Bộ chứng từ tờ khai hải quan thơng thường gồm có:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản chính cho người nhập khẩu, 1 bản chính giao cho hải quan lưu)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính + Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói: 1 bản chính + Giấy giới thiệu của cơng ty: 1 bản
+ Vận đơn: 1 bản sao có đóng dấu cũng hãng tàu
+ Giấy chứng nhận xuất xứ của hàng hóa (nếu có): 1 bản gốc Sau khi chuẩn bị chứng từ sẽ mở tờ khai hải quan online như sau:
Nhân viên phịng chứng từ tại cơng ty sẽ tiến hành mở tờ khai, khai báo hải quan qua mạng bằng hệ thống ECUS VNACCS để lấy số liệu tiếp nhận, số tờ khai và kết qua phân luồng hàng hóa. Việc phân luồng sẽ phụ thuộc vào 108 tiêu chí, kết quả phân luồng được hệ thống đưa ra rơi vào một trong 3 luồng: xanh, vàng, đỏ tương ứng với mã loại hình kiểm tra 1,2,3:
Luồng xanh – 1: Hàng hóa được chấp nhận thơng quan trên cơ sở các thông tin khai báo trên hệ thống máy tính. Hàng hóa được phân vào luồng xanh thường là hàng hóa khơng chịu thuế hoặc nếu chịu thuế sẽ được miễn giảm theo quy định của pháp luật. Khi được phân vào luồng xanh, hàng hóa sẽ được miễn kiểm tra chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng vàng – 2: Hàng hóa được phân vào luồng vàng thường là những hàng hóa chịu thuế nhập khẩu. Doanh nghiệp phải nộp bộ chứng từ cho hải quan kiểm tra,
nếu khơng có sai sót, sẽ được thơng quan. Nhưng nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện có sai sót, hàng hóa sẽ bị phân vào luồng đỏ và bị kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ - 3: Hàng hóa bị phân vào luồng đỏ sẽ phải chịu kiểm tra chứng từ và kiểm tra thực tế với mức độ 5%, 10% hoặc 100% lô hàng. Nếu khơng có gì sai sót trong khai báo, hải quan kiểm hóa sẽ đóng dấu lên tờ khai vào ô xác nhận thơng quan. Trong trường hợp phát hiện sai sót trong khai báo, hàng hóa sẽ bị tạm giữ để điều tra và doanh nghiệp sẽ bị xử lý phạt tiền hoặc trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ sai phạm.
Trong trường hợp bị kiểm hóa, nhân viên hiện trường sẽ xem bản phân cơng kiểm hóa để liên lạc với hải quan kiểm hóa. Nhân viên hiện trường sẽ dựa vào lệnh giao hàng để xác định vị trí container, đăng ký chuyển bãi kiểm hóa và mua seal cho container. Sau đó, xuống bãi làm “giấy cắt seal”, đồng thời liên lạc với hải quan để thực hiện kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà hải quan yêu cầu. Sau khi tiến hành kiểm hóa xong, nhân viên hiện trường và nhân viên hải quan sẽ đóng dấu vào tờ khai ra khóa cửa container, bấm lại seal
Bước 5: Trả tờ khai hải quan
Sau khi hàng hóa đã được thơng quan, nhân viên hiện trường sẽ đến bộ phận trả tờ khai, mua tem để dán vào tờ khai, nộp thuế nếu hàng hóa chịu thuế và nhận lại tờ khai hải quan sau khi ký nhận.
Hải quan sẽ trả lại bộ hồ sơ chứng từ gồm: Tờ khai hải quan (đã thông quan), phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ (nếu hàng hóa rơi vào luồng vàng và luồng đỏ) và phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (nếu hàng hóa rơi vào luồng đỏ).
Bước 6: Nhận hàng hóa tại cảng
Với hàng nguyên container, nhân viên hiện trường sẽ mang tờ khai đã thông quan ( hoặc kiểm hóa hàng hóa thành cơng) cùng với phiếu giao nhận container xuất trình cho hải quan cổng. Cán bộ hải quan cổng xác nhận, ký tên, đóng dấu và giữ lại phiếu giao nhận container màu xanh, đóng dấu, ký tên, xác nhận và trả các phiếu giao nhận còn lại cùng tờ khai cho nhân viên giao nhận. Phiếu giao nhận container được đưa còn lại cùng tờ khai cho nhân viên giao nhận. Phiếu giao nhận container được đưa cho tài xế để xuất trình khi chở hàng ra khỏi cổng theo đúng thủ tục. Với hàng lẻ container, nhân viên giao nhận phải xuất trình phiếu xuất kho và tờ khai cho hải quan cổng. Cán bộ hải quan cổng ký tên, đóng dấu vào phiếu xuất kho và
trả lại một bản cho nhân viên giao nhận, sau đó nhân viên giao nhận giao lại cho người vận tải để đem hàng ra khỏi cổng theo đúng thủ tục.
Lưu ý đến lệnh giao hàng (D/O) xem còn hạn hay khơng, nếu hết hạn thì đem lệnh đến hãng tàu để xin gia hạn bằng cách đóng dấu gia hạn của hãng tàu lên D/O, đồng thời phải đóng phí gia hạn mức thu trung bình là 10 USD/ngày/20’ và 15 USD/ngày/40’. Nhân viên giao nhận tiến hành lấy giấy mượn container rỗng (vì thường mỗi hãng tàu có chỗ hạ container rỗng khác nhau). Đem D/O đến phòng điều độ để đổi lấy “phiếu vận chuyển container” gồm 4 liên, màu khác nhau nhưng có giá trị như nhau. Đồng thời thông báo cho nhân viên phòng điều độ biết số xe nào sẽ vận chuyển container nào để nhân viên điều độ ghi cụ thể từng số xe ứng với từng container trên “giấy nhận chuyển container” (mỗi container sẽ có 1 giấy vận chuyển riêng). Nhân viên phòng điều độ giữ 1 bản màu trắng. Cùng lúc đó, nhân viên giao nhận ghi số container ứng với số xe tài xế tự điều động gắp container lên xe và chờ sẵn ở bãi.
Tiếp theo, nhân viên giao nhận đến bộ phận hải quan cổng xuất trình giấy tờ khai hải quan và 3 “giấy nhận chuyển container” còn lại. Sau khi kiểm tra tờ khai hải quan, hải quan cống sẽ gửi lại cho nhân viên giao nhận đồng thời lưu một liên màu xanh và ký tên xác nhận vào 2 liên còn lại, hai liên này một liên màu hồng để đưa cho bảo vệ ở cổng cảng để có thể ra khỏi cảng, một liên đưa cho tài xế đi đường.
Bước 7: Giao hàng cho khách hàng
Hàng sau khi ra khỏi cổng, sẽ được đi xử lý tại kho CFS (nếu là hàng lẻ) hoặc trực tiếp giao cho khách hàng theo yêu cầu đã thỏa thuận từ trước. Nhân viên hiện trường phải ln theo sát q trình vận chuyển hàng và thơng báo chính xác thời gian hàng đến cho khách hàng để họ sắp xếp nhận hàng, tránh tình trạng treo xe do hàng không thể vào kho. Cuối cùng, nhân viên hiện trường sẽ ký biên bản bàn giao để hoàn tất việc giao hàng
Bước 8: Quyết toán bàn giao chứng từ cho khách hàng và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn tất giao hàng, nhân viên giao nhận sẽ sắp xếp các chứng từ liên quan của lơ hàng thành bộ hồn chỉnh, sau đó giao cho khách hàng một bộ và một bộ được lưu tại công ty
Nhân viên giao nhận cũng đồng thời làm giấy báo nợ, trong đó có các chi phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa các khoản phí cơng ty đã nộp trước cho khách hàng, các chi phí phát sinh (nếu có)… và được cấp trên duyệt ký, đóng dấu. tồn bộ chứng từ
và giấy báo nợ sẽ được nhân viên giao nhận quyết tốn với khách hàng sau đó báo cáo với cơng ty để hồn thành thủ tục hồ sơ và tiến hành lưu trữ.