5. Kết cấu của khóa luận
2.2. Thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Cơng ty cổ phần
2.2.6. Quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng hóa
bằng đường biển tại Cơng ty
Quy trình thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của cơng ty là một quy trình khép kín với sự tham gia của hầu hết tất cả các phòng ban tại chi nhánh với từng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn được phân định cụ thể cho mỗi bộ phận. Nhưng khơng vì như vậy mà khi có sự cố xảy ra, trách nhiệm bị quy về một bộ phận trong quy trình mà tất cả các bộ phận đều sẽ phải chịu trách nhiệm nhưng hình thức kỷ luật và trách nhiệm quy về sẽ khác nhau tùy vào mức độ và cách thức làm việc. Vì vậy đối với một lơ hàng khi được vận tải qua cơng ty sẽ có nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, đóng góp và chịu trách nhiệm nên việc xảy ra sự cố là điều thực sự khó khi có nhiều người cùng tham gia giám sát và thực hiện. Nhưng đồng thời, khi có sự cố xảy ra tại một khâu nào đó, việc xử lý tốn rất
67 24.9 8.1 Mặt hàng trong kinh doanh tiêu dùng Nguyên vật liệu để sản xuất hàng hóa khác
nhiều thời gian bởi vì chỉ người có trách nhiệm tại khâu xảy ra lỗi đó mới có quyền hạn xử lý lỗi tại đúng mắt xích đó.
Sơ đồ 2.3: Quy trình thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần XNK Thương mại TDK
( Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu)
a. Tìm kiếm khách hàng
Hàng chỉ định : người nhập khẩu thuê tàu, máy bay và trả tiền cước( đối với term E,F và đặc biệt là term FOB). Vì vậy khơng thể chào giá cước mà chỉ có thể chào giá dịch vụ thơng quan hải quan và dịch vụ trucking
Hàng thường: đối với loại hàng này người xuất khẩu sẽ phải tự book tàu và trả cước ( đối với term C và D). Tại đây, có thể chào giá cước với dịch vụ đầy đủ và thu được lợi nhuận cao nhất
Sale Agent: đây gần như là cơng việc của Sale manager, ngồi chào dịch vụ cước và dịch vụ cho các công ty xuất nhập khẩu mà còn trực tiếp sales làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài.
b. Ký kết hợp đồng
Hợp đồng dịch vụ logistics là sự thỏa thuận về nghĩa vụ và quyền lợi giữa 2 bên, 1 bên là người có nghĩa vụ thực hiện, tổ chức, làm dịch vụ liên quan đến lưu thông hàng hóa và được hưởng các quyền như nhận thù lao, được giữ lại hàng nếu bên khách hàng vẫn chưa thanh tốn phí làm dịch vụ… Cịn bên là khách hàng người có nghĩa vụ thanh tốn thù lao dịch vụ, cung cấp thơng tin… được hưởng quyền kiểm tra, giám sát thực hiện hợp đồng
c. Theo dõi và chuẩn bị cho lô hàng nhập
Lập bảng theo dõi theo ngày để tiện theo dõi về thông tin các lô hàng: MBL, HBL, ngày ETD, ETA, ATA, ATD,.. kèm các loại phí cố định mà cơng ty thu trên lơ hàng theo Tariff quote, profit share rules…
Tìm kiếm khách
hàng Ký kết hợp đồng
Theo dõi thông tin và thực hiện thao tác lô hàng nhập Làm thủ tục hải quan Làm thủ tục nhận hàng tại cảng Bàn giao chứng từ cho khách hàng
Đối với hàng chỉ định
Check MBL và HBL, nếu có lỗi phải báo agent sửa lại ngay ít nhất là trước ngày ETA Và confirm đến khi đúng
Đối với hàng Sales
HBL phải được gửi lại cho khách hàng tại Việt Nam để kiểm tra và xác nhận trước ngày ETA
d. Làm thủ tục hải quan
Nhân viên giao nhận mang 1 bản D/O và một bộ hồ sơ hàng nhập đến hải quan cửa khẩu để tiến hành khai báo hải quan. Nhân viên giao nhận tiến hành khai báo theo trình tự:
Truyền thơng tin dữ liệu lên mạng hải quan điện tử sau khi truyền xong sẽ nhận được 1 mã số
Nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận tờ khai hải quan để kiểm tra. Sau khi đối chiếu thông tin trên tờ khai và hồ sơ, cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ lên trên và tiến hành phân luồng tờ khai
Hàng hóa được khai trên tờ khai sẽ được phân thành 3 luồng: xanh, vàng , đỏ ( Quy định phân luồng dễ liên tưởng tới thực tế, với đèn giao thơng, hàng hóa phân luồng cũng giống như việc điều tiết phương tiện giao thơng trên đường, nó thể hiện sự giám sát của hải quan đối với hàng hóa và cũng đồng thời là tính kiểm sốt với hàng hóa theo mức độ kiểm tra, giám sát tăng dần từ xanh, vàng và cuối cùng là đỏ).
Luồng xanh: Hàng hóa sẽ được miễn kiểm tra hàng hóa và chi tiết bộ hồ sơ, mà được chuyển xuống bộ phận khác để thu phí hải quan và được thơng quan.( Thực tế, tờ khai luồng xanh rất phổ biến)
Luồng vàng: Nếu hệ thống xử lý dữ liệu trả về kết quả phân luồng là luồng vàng, thì bộ hồ sơ sẽ được kiểm tra chi tiết mà hàng hóa thực tế vẫn được miễn kiểm tra. Sau khi kiểm tra bộ phận hải quan khơng nhận thấy có sự trục trặc, thiếu minh bạch gì trong bộ hồ sơ thì sẽ được thơng quan và quy trình sẽ như tờ khai luồng xanh.
Luồng đỏ: Với các tờ khai được phân luồng đỏ, bộ hồ sơ chi tiết và hàng hóa sẽ bị kiểm tra. Kiểm tra bộ hồ sơ hàng hóa sẽ như tờ khai luồng vàng, kiểm tra về thơng tin hàng hóa, xem hàng đó có phù hợp với chính sách thuế Việt Nam,… Đối với kiểm tra thực tế hàng hóa sẽ có 3 hình thức kiểm tra:
- Kiểm tra tồn bộ lơ hàng - Kiểm tra 10% lô hàng - Kiểm tra 5% lô hàng
Với cả 3 cách kiểm tra này, nếu cán bộ hải quan nhận thấy kết quả phân luồng tờ khai trả về có mặc lỗi trong quá trình phân luồng khi đã kiểm tra và khơng nhận thấy sự sai phạm gì thì sẽ được tiến hành đánh giá và sẽ nhân được một mức độ phù hợp hơn và việc phân luồng sẽ được phân luồng lại. Cịn trong q trình kiểm tra, nhận thấy hàng hóa thực sự có vấn đề thì họ sẽ tiếp tục kiểm tra cho tới khi có kết quả cuối cùng
Đối với những hàng hóa khơng được thuộc danh sách miễn kiểm hóa thì phải đăng kí kiểm hóa. Trong bản đăng kí phải nêu rõ ràng, cụ thể thời gian và địa điểm kiểm hóa. Đúng vào thời gian đó cán bộ thuộc bộ phận kiểm hóa sẽ tới địa điểm như đã đăng kí để kiểm tra hàng hóa. Khi đó nhân viên giao nhận nên chú ý một số chi tiết: nên tới càng sớm để hạ cont trước khi hải quan tới, để mọi thứ sẵn sàng đợi kiểm hóa tránh mất thời gian khi cán bộ kiểm hóa tới mới bắt đầu chuẩn bị như vậy cũng tạo thiện cảm hơn với các cán bộ, chủ động tìm hiểu trước về lơ hàng của mình: hàng gì, đi bao nhiêu cont, và quan trọng là nhãn mác, tem và nội dung hàng có đầy đủ như quy định khơng…
Trong q trình kiểm hóa, nhận thấy hàng hóa sai so với khai báo thì sẽ bị lập biên bản và chuyển về bộ phận liên quan xử lý là bộ phận tố tụng xử lý vi phạm để tiến hành giải quyết theo quy định tùy vào mức độ vi phạm. Nếu hàng được giải phóng thì quy trình như tờ khai luồng xanh.
Sau khi kiểm hóa xong và kết quả phù hợp như thơng tin đã khai báo thì hải quan sẽ cấp cho bộ chì (seal) mới để khóa cont và được trả tờ khai hải quan có dấu xác nhận đã hồn thành thủ tục tại bộ phận trả tờ khai.
Khi hàng hóa đủ điều kiện thông qua, sẽ được chuyển bộ phận để nộp thuế và đóng dấu hồn thành thủ tục hải quan. Khi nhận được thông báo thuế, phải thanh tốn trong vịng 30 ngày, nếu quá hạn chủ hàng bị phạt 0,02%/ngày/ tổng số thuế phải nộp. Nếu trong vòng 90 ngày tiếp theo vẫn khơng nộp thuế thì sẽ khơng được làm thủ tục hải quan cho lô hàng tiếp theo.
e. Thủ tục hải quan tại cảng
Sau khi hàng dỡ hàng tại cảng, đối với các term như term D thì chi nhánh sẽ điều xe tới lấy hàng vận chuyển tới kho của người nhập khẩu, công việc này là công việc của bộ phận giao nhận hiện trường.
Đối với hàng FCL:
Lấy lại bãi CY
Phiếu giao nhận container do phòng thương vụ cảng lập có 4 liên: trắng, xanh, hồng, vàng. Phòng thương vụ cảng sẽ lại giữ liên trắng, giao 3 liên còn lại trả cho nhân viên giao nhận hàng. Nhân viên giao nhận sẽ đem phiếu này đi xin xác nhận của hải quan tại cảng, nhân viên hải quan sẽ căn cứ vào bản kê, mã cont và cả tờ khai để đóng dấu xác nhận đã đăng kí hải quan vào liên
vàng của phiếu giao nhận. Phiếu này sẽ được trình cho bảo vệ cảng đẻ xác nhận sự hợp lệ của hàng hóa và được bảo vệ cảng giữ lại liên vàng. Liên xanh cũng được nhân viên kho bãi giữ lại khi giao container.
Kiểm tra kĩ container khi kéo cont về, nhớ remark và chụp hình lại tình trạng cont, và yêu cầu nhân viên có thẩm quyền tại bãi tới xác nhận khi có container có tình trạng hỏng hóc, bị bẩn,… so với ban đầu để tránh tình trạng bị phạt và đóng phí sửa chữa,vệ sinh, phí phụ trội container…
Đưa cont lên xe
Ký vào phiếu xuất kho để xác nhận đã nhận hàng
Bàn giao lại giấy tờ , chứng từ cho lái xe gồm: phiếu xuất kho, biên bản giao hàng, tờ khai, giấy báo nộp thuế
Đối với hàng LCL:
Lấy lại kho CFS
Mang 1 bản D/O và 1 bản giấy cược hàng tới phòng thương vụ tải cảng để xác nhận lệnh giao hàng
Thanh tốn chi phí và làm thủ tục nhận hàng
Phải đóng phí chuyển hàng tới kho CFS, rồi đưa xe tới CFS lấy hàng. Chuyển hàng tới địa điểm giao hàng đã được quy định trong hợp đồng. Một số nguyên tắc giao nhận hàng tại cảng
Giao nhận hàng hóa được thực hiện trên cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng với người ủy thác với cảng
Chủ hàng hoặc người được ủy thác giao nhận và kết toán trực tiếp với chủ tàu nếu hàng hóa khơng lưu kho tại cảng và thỏa thuận địa điểm xếp dỡ, thanh tốn chi phí liên quan với cảng.
Cảng tổ chức thực hiện hoạt động xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng quản lý, nếu chủ hàng muốn tự xếp dỡ hàng của mình thì phải thỏa thuận trước với quản lý cảng và đồng thời trả, thanh tốn các chi phí có liên quan.
Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa, hình thức giao nhận của cảng với chủ hàng sẽ tương tự như với chủ tàu
Khi hàng hóa ra khỏi kho, bãi cảng, cảng sẽ hết trách nhiệm với hàng hóa đó, mọi vấn đề phát sinh cảng sẽ không chịu trách nhiệm
Phải xuất trình đầy đủ các giấy tờ liên quan chứng từ, chứng từ hợp lệ và trên chứng từ phải thể hiện được họ là chủ hàng.
f. Bàn giao chứng từ cho khách hàng.
Sau khi xuất hóa đơn, Ops sẽ gửi chứng từ cho khách hàng của mình (thường khoảng 2 tuần sẽ gửi 1 lần), chứng từ bàn giao gồm:
Bảng kê tổng hợp tất cả các lô hàng được gửi chung với nhau cho khách hàng, thể hiện rõ số lượng , tên từng bộ (có thể nhiều lơ sẽ được khai chung 1 tờ khai), kèm Debit note gửi cho khách hàng
Tờ khai thông quan: 1 bản (là tờ đầu tiên – tờ khai hàng hóa thơng quan, thường 1 lơ hàng có thể có nhiều tờ khai trong 1 bộ, tùy vào số lượng mã hàng hóa trong 1 lơ hàng, nhưng sẽ chỉ có 1 tờ đầu tiên xác nhận thông quan – tờ này tổng hợp
lô hàng, cịn các tờ phía sau là bản khai chi tiết của hàng hóa, như HS code, gross weight, cbm…)
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) của lô hàng
Bản kê số lượng của lô hàng (Packing list), số này phải khớp với số của hóa đơn thương mại.
Vận đơn (House bill)