Các nội dung cơ bản trong quản trị bán hàng tại côngty

2.3. Tình hình hoạt động quản trị bán hàng vật tư xây dựng tại côngty

2.3.2. Các nội dung cơ bản trong quản trị bán hàng tại côngty

2.3.2.1. Xây dựng mục tiêu bán hàng

Mục tiêu bán hàng của cơng ty được phịng kế hoạch trực tiếp xây dựng và phân bổ cho các bộ phận, chi nhánh bán hàng. Những mục tiêu bán hàng này phần lớn được xây dựng trên quan điểm chủ quan của giám đốc và dựa vào một số căn cứ như: mức tăng trưởng của công ty trong những năm gần đây, doanh số bán hàng của năm trước, nguồn lực, vị trí cạnh tranh của cơng ty và sự biến đổi của thị trường. Những mục tiêu được xây dựng là trong một thời điểm ngắn nhất định, liên tục có sự thay đổi và điều chỉnh qua các năm.

Việc xây dựng mục tiêu về doanh số sẽ giúp công ty dễ dàng đo lường được kết quả, sắp xếp và phân bổ nhân viên. Từ đó, các cá nhân, bộ phận cũng biết được chỉ tiêu của mình để có kế hoạch hồn thành chỉ tiêu bán hàng. Tuy nhiên, chỉ tiêu về doanh số - sản lượng cũng có thể có những sự thay đổi tùy vào từng kỳ, quý do sự tác động từ những biến đổi của thị trường. Vì vậy sẽ rất khó khăn cho cơng ty trong việc kiểm sốt nguồn chi phí, xây dựng nguồn nhân lực phù hợp.

Nhìn vào kết quả doanh thu và lợi nhuận năm 2021, công ty đã xây dựng một số kế hoạch để định hình lại thương hiệu cũng như sức khỏe về tài chính của cơng ty cho năm 2022 như sau:

Bảng 2.5. Mục tiêu phân bổ cho từng bộ phận

STT Bộ phận Nhiệm vụ

1 Phòng kế hoạch - Xây dựng phương hướng, mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban - Xúc tiến bán hàng tại thị trường, địa

bàn mới trên khu vực tỉnh Bắc Giang và các tỉnh lân cận với mục tiêu về doanh thu trong đó 70% đến từ các đại lý thân thiết và 30% từ các khách hàng mới trên địa bàn huyện.

- Mục tiêu hoạt động năm 2022: Doanh thu đạt mức tối thiểu là xấp xỉ 63 tỷ đồng

2 Phòng bán hàng - Củng cố số lượng nhân viên tại trụ sở công ty; tiếp tục đào tạo giữ chân các nhân viên mới tại chi nhánh Ngọc Châu để đảm bảo về nguồn nhân lực khỏe mạnh, vì một mục tiêu hàng đầu là ổn định và đem lại doanh thu xứng đáng cho công ty.

- Phân công rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của từng cá nhân. Đánh giá các cá nhân bán hàng qua các chỉ tiêu: Thái độ, tác phong và mức độ hồn thành cơng việc để kịp thời động viên, nhắc nhở nhân viên một cách kịp thời

- Nhanh chóng phát triển, tuyển thêm nhân viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, đây là điều thiếu sót nhất của cơng ty trong thời điểm này

40

kế toán cho các mục tiêu hoạt động của công ty

4 Phòng quản lý kho - Kiểm điểm lại nhân viên kho sắt thép đã sai sót trong q trình kiểm hàng, gây ảnh hưởng tới sự tín nhiệm của cơng ty

- Nên kết hợp thêm nhân viên tại phòng bán hàng cùng kiểm hàng và sao đơn hàng một lần nữa với nhân viên trưởng của từng kho để tránh sai sót về sau này 5 Phịng hành chính - Đưa ra các cuộc khảo sát nhằm lắng

nghe đối với các ý kiến của nhân viên tại cơng ty; từ đó có hướng giải thích hoặc biện pháp khắc phục nhanh nhất về chế độ thưởng phạt, các chính sách của cơng ty

- Nhanh chóng xây dựng các bài viết, tuyển dụng và lọc ứng viên tham gia ứng tuyển bài bản hơn nữa để tránh rủi ro cho công ty trong việc tuyển người khơng phù hợp với các vị trí cơng việc tại doanh nghiệp.

(Nguồn: Phòng kế hoạch) 2.3.2.2. Hoạch định chiến lược bán hàng

Chiến lược bán hàng chủ yếu được áp dụng trong công ty là chiến lược kết hợp giữa bán hàng cá nhân và đại lý. Trong chiến lược này, mỗi nhân viên bán hàng đều sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Cơng việc này địi hỏi nhân

viên bán hàng phải có kỹ năng xử lý bán hàng, tiếp thu các phản ánh và tiếp nhận thông tin từ khách hàng.

Sơ đồ 2.2. Hoạch định chiến lược tại công ty

(Nguồn: Phòng kế hoạch)

Hoạch định chiến lược của công ty chưa thực sự rõ ràng, cụ thể về chiến lược nguồn hàng, chiến lược cạnh tranh hay về chiến lược bán hàng. Các mặt hàng nguyên vật liệu mà công ty hợp tác có thể kể tới là ống thép Cường Phát, ống thép Thuận Phát, công ty TNHH Nhật Trung…đây là các nhà cung cấp trong địa bàn huyện Việt Yên - một trong những KCN lớn trong địa bàn tỉnh Bắc Giang. Việc chỉ hợp tác với chỉ một địa điểm cung ứng đã khiến công ty gặp rất nhiều khó khăn, đỉnh điểm từ sau Tết Nguyên Đán, giá thép liên tục tăng cao đột biến. Bên cạnh đó, do khơng thể thương thảo với

42

các nhà cung ứng đã khiến cơng ty rơi vào hồn cảnh “tiến thoái lưỡng nam” khi nợ rất nhiều đơn hàng từ các đại lý nhưng không thể nhập hàng từ các nơi cung ứng mặc dù phải xếp hàng, đợi nhận số thứ tự rất nhiều lần. Khác xa so với kết quả của công ty, Cơng ty Cổ phần Tư vấn xây dựng Hà Đình và cơng ty TNHH Tư vấn Xây dựng Hà Bắc - đối thủ cạnh tranh trong khu vực vẫn có lượng đơn hàng và đi giao đơn đều đặn.

Qua đây, có thể thấy tầm quan trọng khi xây dựng chiến lược bán hàng. Cơng ty tuy đã có một số lượng lớn khách hàng thân thiết tại các huyện trên địa bàn tỉnh, nhưng sự ngủ quên trên chiến thắng này đã khiến công ty kiệt quệ trong thời đại dịch Covid - 19 bùng phát mạnh, việc không thể xuất nhập các hàng về kho, nợ hàng của đại lý q lâu khiến khách hàng buộc lịng phải tìm tới một nhà cung cấp mới. Qua kết quả vừa qua; nếu doanh nghiệp khơng nghiêm túc nhìn nhận lại vấn đề, xây dựng chiến lược về bán hàng, về nhà cung cấp cụ thể thì có thể sẽ khơng cịn chỗ đứng trên thị trường của địa bàn huyện, tỉnh, thậm chí là biến mất khỏi thị trường.

2.3.2.3. Quy trình bán hàng

Do đặc thù của sản phẩm nên quy trình bán hàng của từng doanh nghiệp sẽ khác nhau, có thêm thêm hoặc bớt các bước trong quy trình bán hàng. Quy trình bán hàng của Cơng ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Hưng Hà bao gồm 4 bước:

Sơ đồ 2.3. Quy trình bán hàng tại cơng ty

(Nguồn: Tự tổng hợp)

Vì cơng ty khá có tiếng trong địa bàn huyện nên khách hàng đã biết về công ty và sản phẩm của cơng ty. Do tính chất cơng việc, nhân viên bán hàng cần:

Bước 1: Chuẩn bị chi tiết về sản phẩm, sự phù hợp của từng mặt hàng, nhãn hiệu từ giá cả đến chất lượng phù hợp với yêu cầu của từng nhóm khách hàng

Bước 2: Tiếp đón khách hàng tại cửa hàng hoặc trao đổi thơng tin đơn hàng qua số điện thoại của công ty. Thông thường; các khách hàng là đại lý sẽ liên hệ với công ty qua số điện thoại hoặc Zalo của công ty để chốt đơn cần

44

lấy; các khách hàng tại cửa hàng thường là mua với mục đích cá nhân hoặc các đơn vị trúng thầu xây dựng cơng trình trong địa bàn huyện, tỉnh.

Bước 3: Báo cáo giá, các mặt hàng, sản phẩm có sẵn và sắp nhập kho để khách hàng cân nhắc. Cập nhật giá tôn, sắt, thép theo ngày; thực tế hiện nay, cụ thể là giá thép tăng đột biến, nếu không chủ động theo dõi sát sao sẽ làm ảnh hưởng rất lớn tới cơng ty, có thể là nhập giá nguyên vật liệu với giá cao hơn dự kiến; có thể là sẽ phải chịu chi phí chênh lệch khi đang nợ đơn của đại lý, bắt buộc phải thanh tốn hóa đơn với khách hàng bằng giá cũ.

Bước 4: Xác nhận lại một lần nữa về đơn hàng của khách hàng để tránh tình trạng nhầm lẫn, giao sai, thiếu hoặc thừa cho khách hàng.

Bước 5: Cuối cùng là thống nhất đơn hàng với khách hàng và báo đơn với các bộ phận kho hàng liên quan; lên đơn hàng cho khách hàng trên hệ thống. Đối với những khách hàng là đại lý của công ty, ngoài những vấn đề trên, nhân viên bán hàng còn phải cân đối sản lượng, số lượng sản phẩm cụ thể cho từng mặt hàng. Trên thực tế, sau Tết Nguyên Đán là thời gian khủng hoảng của công ty do thiếu nguồn nhân lực về nhân viên bán hàng, nhân viên mới chưa có kinh nghiệm và chưa biết cân đối sản lượng chia cho mỗi đại lý, thêm vì khơng cập nhật giá thường xun đã gây thất thốt rất lớn cho cơng ty, đẩy công ty vào cảnh “mua đắt bán rẻ”.

Thêm vào đó, nhìn vào sơ đồ có thể thấy cơng ty cịn thiếu quy trình chăm sóc khách hàng - đây là một bước rất quan trọng, nó quyết định sự hài lòng của khách hàng cũng như để biết chắc chắn cơng ty có cơ hội được cùng hợp tác với khách hàng trong tương lai hay không; khi giá sắt thép tăng, hàng hóa khơng chia đều cho khách hàng, vấn đề thiếu hàng, giao sai hàng đã khiến một số “khách hàng ruột” bức xúc và chấm dứt hợp đồng hợp tác với cơng ty. Có thể nói, đây là một hệ quả tất yếu khi công ty đã bỏ qua bước quan trọng này.

Hơn thế nữa, cơng ty chưa chú trọng tìm kiếm nhóm khách hàng tiềm năng, một cơng ty muốn có chỗ đứng trong thị trường sẽ luôn phải cố gắng trong việc mở rộng thị phần của mình; tìm thêm các khách hàng mới bởi doanh nghiệp “sống” vì “khách hàng” và phải đáp ứng được nhu cầu của khách hàng mới có thể đứng vững trên thị trường. Đây là một thiếu sót nữa của cơng ty chưa được khai thác và có mục tiêu, định hướng rõ ràng về bước tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

2.3.2.4. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng

Quy trình tuyển dụng của cơng ty Cổ phần Tư vấn và Xây dựng Hưng Hà được thực hiện theo đúng quy trình. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều áp dụng một quy trình như khn mẫu, cũng có một vài trường hợp đặc biệt, và mỗi phịng ban khác nhau sẽ có cách tuyển dụng khác nhau.

- Lập kế hoạch tuyển dụng: Trưởng phòng đề xuất lên ban giám đốc về số lượng nhân viên bán hàng cần tuyển. Cụ thể, số lượng tuyển là 3 nhân viên bán hàng tại chi nhánh mới (Ngọc Châu) và 1 nhân viên bán hàng tại trụ sở chính của cơng ty (Ngọc Thiện).

- Xác định phương pháp và nguồn tuyển dụng:

+ Hình thức tuyển dụng được sử dụng là phỏng vấn

+ Nguồn tuyển của công ty chủ yếu là đăng bài trên trang chủ của cơng ty, các hội nhóm tìm việc làm trên địa bàn huyện Tân Yên và các huyện lân cận như Hiệp Hòa, Yên Thế, Liên Chung, Lạng Giang…

- Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng:

+ Địa điểm: Tại xã Ngọc Thiện hoặc xã Ngọc Châu tùy thuộc vào mức độ thuận tiện cho ứng viên

+ Thời gian ứng tuyển dụng: Tất cả các ngày trong tuần, từ 7h đến 17h30. - Lựa chọn ứng viên: Hiện nay, công ty đang áp dụng tuyển dụng nhân

46

+ Tuyển nhân viên không chính thức: đối sinh viên đang chờ bằng hoặc mới ra trường chưa có kinh nghiệm, thời gian thực tập kéo dài trong một tháng, chia ra làm hai giai đoạn:

 Giai đoạn nửa tháng đầu: Đánh giá về sự tiếp thu của nhân viên, tác phong, thái độ trong công việc

 Giai đoạn tiếp theo: đào tạo nghiệp vụ bán hàng, các cơ sở bán hàng của công ty và bắt đầu thao tác, làm việc trên phần mềm MB Soft Accounting 2012

+ Tuyển dụng nhân viên chính thức: Đối với đối tượng đã có kinh nghiệm về kế tốn bán hàng

- Đánh giá quá trình tuyển dụng: Kết quả về tuyển dụng của cơng ty thật sự thất vọng khi đã mở chi nhánh mới được hơn 1 năm (2020) tuy nhiên công ty vẫn chưa giữ chân và trọng dụng được một nhân viên bán hàng mới nào. Về đào tạo nhân viên bán hàng, công ty chưa thực sự có mơi trường mở cho nhân viên để phát huy và học hỏi. Nhìn vào thực tế, cơng ty đã sao lãng ngay trong bước đầu là tuyển dụng nhân viên khơng có sự chọn lọc; trong khi số lượng nhân viên bán hàng của công ty lại giảm đi do có hai nhân viên nữ đang trong chế độ nghỉ thai sản; khối lượng công việc nhiều, thiếu hụt về nhân sự, nhân viên cũ chưa có sự dẫn dắt, đào tạo tận tình đã dẫn đến việc có rất nhiều ứng viên ứng tuyển nhưng khơng ai chọn ở lại; thêm vào đó, kế tốn trưởng chưa thực sự lắng nghe ứng viên mới, nghe chia sẻ, đóng góp của họ và chỉ nghe từ một phía là nhân viên thân cận của mình; nếu tình trạng này cứ tiếp tục, có thể cơng ty sẽ khơng tuyển thêm được đủ nhân sự, khơng có cơ hội mở rộng thêm thị trường hay chi nhánh nào nữa.

2.3.2.5. Tổ chức lực lượng bán hàng

Do hoạt động phân phối, bán hàng là hoạt động chính của cơng ty nên cơ cấu nguồn lực bán hàng của công ty bao gồm: Lực lượng bán hàng của công ty 43 người, trong đó phịng bán hàng có 9 thành viên có nhiệm vụ nắm

bắt doanh số, tiếp nhận các đơn hàng và chăm sóc khách hàng sau bán là các khách hàng đại lý. Tuy nhiên trong phịng bán hàng chưa có sự có sự phân chia công việc cụ thể cho từng nhân viên nên xảy ra hiện tượng phân công chồng chéo cơng việc; người phải một lúc hồn thành nhiều nhiệm vụ trong khi có người khơng biết hồn thiện phần làm nào, né tránh công việc. Điều này đã dẫn tới hậu quả đáng tiếc là các nhân viên trong phòng hoạt động rời rạc, thiếu đoàn kết.

Thêm vào nữa, trưởng phịng bán hàng tại cơng ty chưa trực tiếp đi khảo sát thực tế thường xuyên; công ty cũng chưa chú trọng vào khâu chăm sóc khách hàng nên sẽ khơng có cơ hội tiếp nhận được nhiều thơng tin phản hồi từ khách hàng về sản phẩm, giá cả, dịch vụ và sự uy tín của cơng ty. Chính sự thiếu sót này đã khiến cơng ty khơng thể nắm bắt thơng tin liên tục và có những điều chỉnh kịp thời để giữ chân khách hàng.

Cửa hàng của công ty phụ trách trực tiếp khách hàng mua lẻ, khách hàng đại lý đặt đơn rồi chuyển xuống cho từng phụ trách kho nguyên vật liệu. Việc này giúp công ty giảm thiểu được chi phí thuê nhân viên bán hàng. Ngoài ra, do hàng về kho liên tục trong ngày, tuần và không có mặt hàng từng ngày nào cụ thể hay rõ ràng do phải phụ thuộc vào sự thay đổi tại kho của các nhà cung ứng nên hàng hóa tại cửa hàng khơng có thời gian sắp xếp các loại, trưởng các kho cũng khơng kịp có thời gian đối chiếu hàng tồn kho và cập nhật hàng mới. Điều này có thể gây ra khó khăn trong việc tìm mặt hàng và số lượng khách hàng mong muốn.

2.3.2.6. Phân bổ chỉ tiêu, triển khai bán hàng

Phân bổ chỉ tiêu bán hàng cho các nhân viên:

Giám đốc là người đưa ra các mục tiêu doanh số bán hàng và phân bổ. Sau đó phịng kế hoạch sẽ đưa ra các mục tiêu cụ thể cho phòng ban bán hàng. Giám đốc sẽ đặt ra mục tiêu về tổng doanh số bán hàng mà mong muốn công ty hướng tới theo từng tháng, quý, năm.

48

Từ kết quả của 3 tháng đầu quý I/2022. Công ty đã đưa ra phương án phân bổ về doanh thu cho tháng 4 như sau:

Bảng 2.6. Bảng phân bổ chỉ tiêu doanh số T4/2022 của công ty

(Đơn vị: đồng)

STT Tên chi nhánh Mục tiêu doanh số

1 Ngọc Thiện 3.434.000.000

2 Ngọc Châu 1.747.000.000

Tổng 2 5.181.000.000

(Nguồn: Phòng kế hoạch)

Trên cơ sở chỉ tiêu bán hàng được phân bổ, mỗi nhân viên sẽ tự xây dựng mục tiêu và chiến lược để hoàn thành mục tiêu chung của phịng, của cơng ty.

Động viên tinh thần nhân viên bán hàng

Cơng ty xây dựng chính sách động viên nhân viên bán hàng theo một số cách sau đây:

- Luôn hỗ trợ và đánh giá cao sự nỗ lực của nhân viên. Hỗ trợ nhân viên đóng bảo hiểm y tế đảm bảo sức khỏe của họ, có những kỳ nghỉ của bộ phận và cả công ty; những kỳ nghỉ phép và nghỉ ốm dài hơn bình thường xét tùy theo tình trạng, hồn cảnh của nhân viên.

- Đầu tư cho sự phát triển về chuyên môn của các nhân viên bán hàng; cung cấp cho nhân viên các chương trình đào tạo phù hợp và khuyến