2.2. Thực trạng công tác lập dự án đầu tại Công ty cổ phần xây dựng Lagom Việt
2.2.2. Quy trình lập dự án tại Cơng ty cổ phần xây dựng Lagom Việt Nam
Nam
Tại công ty LAGOM CONSTRUCTION.,JSC đối với bất kỳ dự án nào thì việc tuân th nghiêm ngặt trong các khâu c a quy trình lập dự án luôn đượ đặt ên h ng đầu. Điêu n y ất hợp lý, nó thể hiện được sự sáng suốt trong cách làm việc c a quý ông ty. Như h ng ta đã iết, công tác lập dự án là một công việc hết s c ph c tạ , đòi hỏi sự hiều biết sâu rộng và sự phối hợp c a nhiều bộ phận, ĩnh vực: kỹ thuật, t i hính, ma keting,… Có tn th nghiêm ngặt quy trình thì sẽ thuận lợi hơn v huyên nghiệ hóa hơn ơng tá lập dự án c a công ty. Hơn thế nữa, nó cịn giúp cho LAGOM CONSTRUCTION.,JSC hạn chế được những lỗi và sai sót mắc ph i trong quá trình lập dự án .Quy t nh m ông ty đang á ụng hiện nay như au:
Cá ước thực hiện Trách nhiệm Phòng kế hoạch Phòng dự án v tư vấn thiết kế Phòng dự án Ch đầu tư Phòng dự án Bộ phận qu n lý chất ượng kỹ thuật Phòng dự án Bộ phận thẩm định và ch đầu tư Bộ phận ưu trữ
Hình 2.2: Sơ đồ cơng tác lập dự án tại Công ty cổ phần xây dựng Lagom Việt Nam
Dựa v o ơ đồ trên ta có thể thấy được trình tự thực hiện ũng như nhiệm vụ c a từng hòng an như au:
Nhận nhiệm vụ, kế hoạch dự án
Thu thập tài liệu cần thiết và nghiên c u kế hoạch, tài liệu
Lậ đề ương
Phê duyệt đề ương
Thực hiện lập dự án
Kiểm tra việc lập dự án
In, đóng quyển, ký, đóng ấu
Thẩm định dự án được lập
Bước 1: Nhận nhiệm vụ, kế hoạch dự án
Người được phân công dự th o và thỏa thuận hợ đồng thuộc phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm trong việ xem xét điều kiện hợ đồng t ước khi trình Giám Đốc Cơng ty quyết định ký kết. Với các công việc u cầu có tính ph c tạp hoặc các cơng việc ph i đấu thầu. Ch trì có trách nhiệm: tham gia th o luận, nêu yêu cầu, thống nhất điều kiện hợ đồng, phối hợp lập và gi i thích á điều kiện đá ng trong hồ ơ ự thầu.
Bước 2: Thu thập tài liệu cần thiết và nghiên c u kế hoạch, tài liệu
Sau khi tiếp nhận nhiệm vụ, các phòng ban có liên quan tiến hành thu thập dữ liệu, lập kế hoạch soạn th o dự án đầu tư.
Ch nhiệm dự án ch trì việc lập kế hoạch soạn th o dự án. Kế hoạch soạn th o dự án thường gồm các nội dung sau:
* Xá định các công việc cần thực hiện trong quá trình soạn th o dự án. * Dự tính phân cơng cơng việc cho các thành viên trong nhóm soạn th o. * Dự tính các chuyên gia cần huy động.
* Xá định á điều kiện vật chất v á hương tiện để thực hiện quá trình soạn th o dự án.
* Dự t ù kinh hí để thực hiện q trình soạn th o dự án. Kinh phí dành cho việc soạn th o dự án có thể bao gồm các chi phí sau:
Chi phí cho việc thu thậ hay mua á thông tin, tư iệu cần thiết. Chi phí cho kh o át, điều tra thự địa.
Chi hí h nh hính, văn hịng.
Chi phí thù lao cho những người soạn th o dự án
* M c kinh phí cho mỗi dự án cụ thể tuỳ thuộc quy mô dự án, loại dự án v đặ điểm c a công việc soạn th o dự án, nhất điều kiện về thông tin, tư liệu và yêu cầu kh o át, điều tra thự địa để xây dựng dự án.
* Lập lịch trình soạn th o dự án. Bước 3: Lậ đề ương
Ch nhiệm dự án tập hợp các thành viên tham gia dự án cùng góp ý xây dựng đề ương v từng phần việc, tạo điều kiện để họ hồn thành tốt cơng việc c a mình trong công tác soạn th o dự án sau này.
Việc lậ đề ương ơ ộ được thực hiện ăn vào nhận dạng tổng quát c a dự án và theo những nội dung cần có c a một dự án kinh tế kh thi (theo loại và theo ngành s n xuất kinh doanh).
Bước 4: Phê duyệt đề ương
Phòng dự án đệ t nh đề ương ơ ộ và dự trù kinh phí soạn th o lên giám đố , au khi xem xét giám đố thông qua đề ương th hòng ự án tiến hành thực hiện lập dự án.
Bước 5: Thực hiện lập dự án
Sau khi đề ương được phê duyệt, kinh phí cho lập dự án được phân bổ, phịng Dự án tiến hành thực hiện lập dự án.
Trong Cơng ty phịng Dự án là bộ phận có ch năng ập các dự án tiền kh thi và kh thi m Công ty giao ho. Thơng thường Phịng Dự án sẽ đ m nhiệm tất c các khâu trong quá trình lập dự án. Tuy nhiên, trên thực tế có một số dự án đòi hỏi về m độ kỹ thuật cao cho nên Phòng dự án ph i thuê những huyên viên ó t nh độ ngồi Cơng ty nếu thấy cần thiết.
T ên ơ ở đề ương được duyệt v ăn v o t nh độ chuyên môn c a từng chuyên viên mà Ch nhiệm dự án sẽ giao nhiệm vụ phù hợp cho từng người. Sau đó, Ch nhiệm dự án sẽ tổng hợp lại để hình thành một b n thuyết minh tổng hợp dự án đầu tư.
Bước 6: Kiểm tra việc lập dự án
Quá trình thực hiện lập dự án thường xuyên đượ Công ty xem xét, đối chiếu, điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu c a khách hàng hay kiến nghị nhằm c i tiến nâng cao chất ượng s n phẩm cung cấp.
Các phòng, các bộ phận iên quan, á huyên gia đánh giá hất ượng nội bộ tiến hành thực hiện hương t nh đánh giá theo đ ng kế hoạch và
nhiệm vụ quy định sau khi dự án được lập xong. Sử dụng kết qu đánh giá nội bộ để thi hành các biện pháp khắc phục.
Bước 7: In, đóng quyển, ký, đóng ấu
T ường hợp in ấn có sai sót nhiều khi dẫn đến ph i in lại tốn kém, mất thời gian, thậm chí nếu khơng phát hiện sẽ dẫn đến những ai ót đáng tiếc hơn nữa. Ngoài ra, một dự án đượ t nh y đẹp sẽ m tăng ự tin cậy cho nên khi tiến hành in ấn, nhóm soạn th o đã theo õi kiểm tra kỹ ư ng sự chính xác các số liệu b n vẽ v t nh y đ ng á yêu ầu về mặt hình th c.
Bước 8: Thẩm định dự án được lập
Ch đầu tư, hoặc một tổ ch tư vấn thẩm định (ngồi Cơng ty) thẩm định dự án. Mặc dù việc thuế các Cơng ty thẩm định sẽ có thể làm tốn kém thêm chi phí c a dự án nhưng nó ần thiết để tăng tính kh thi cho dự án và làm cho công việc thực hiện sẽ có chất ượng đ m b o hơn.
Bước 9: Bàn giao tài liệu Bướ 10: Lưu t ữ hồ ơ