2.1.1. Thông tin chung
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs
Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài: Vnlogs Export and Import Joint stock company
Mã số doanh nghiệp: 0107001486 Loại hình pháp lý: Cơng ty cổ phần Ngày bắt đầu thành lập: 22/09/2015
Tên người đại diện theo pháp luật: Mạc Hữu Toàn
Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 8B Phú Minh, Phường Cổ Nhuế 2, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Website: http://vnlogs.com/about-us/ Số điện thoại: (+84) 987287988 Email: Toanvnlogs@gmail.com
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Giai đoạn 2014-2015, hoạt động giao nhận vận tải trên thế giới có nhiều khởi sắc, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia kinh doanh trong lĩnh vực này. Nắm bắt được xu thế đó, ngày 22 tháng 9 năm 2015, công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs đã được thành lập bởi các nhà sáng lập có kinh nghiệm và chun nghiệp với trụ sở chính được đặt tại số nhà 8B Phú Minh, phường Cổ Nhuế 2, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam. Với chức năng chính là giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và đường hàng khơng, Vnlogs hoạt động với vai trị là một Forwarder, tức là một trung gian giao nhận, chứ không trực tiếp đứng ra vận chuyển hàng hóa.
Những ngày đầu thành lập, Vnlogs chỉ thực hiện những nghiệp vụ đơn giản là khai báo hải quan và kinh doanh cước. 2 năm sau đó, cơng ty đã quyết định chuyển trụ sở hoạt động từ quận Bắc Từ Liêm sang văn phòng làm việc mới tại đường Lê Đức Thọ, quận Nam Từ Liêm với diện tích mặt bằng và trang thiết bị hiện đại hơn.
Với nỗ lực khơng ngừng của tồn bộ nhân viên, đặc biệt là bộ phận bán hàng, hiện tại, công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs không chỉ xây dựng được một mạng lưới khách hàng lớn mà còn mang đến nhiều dịch vụ với chất lượng cao hơn nhằm đáp ứng được nhu cầu của nhiều tập khách hàng. Từ việc chỉ thực hiện những nghiệp vụ đơn giản, công ty đã tiến tới làm đại lý, thực hiện một số công việc do các doanh nghiệp xuất nhập khẩu ủy thác như làm chứng từ, khai báo hải quan, nhận hàng, giao hàng, ... Từ việc thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa chủ yếu từ thị trường Trung Quốc thì hiện nay cơng ty đã bắt đầu thực hiện các nghiệp vụ cả xuất khẩu và nhập khẩu với các thị trường khác trên thế giới như Indonesia, Ấn Độ, Hàn Quốc, Nhật Bản, Hoa Kỳ, ... Ngoài ra, trong 3 năm gần đây, công ty đã thành lập thêm bộ phận mua hàng để thực hiện hoạt động tìm kiếm nguồn hàng, đặt hàng, mua hàng từ Trung Quốc theo yêu cầu của khách hàng tại Việt Nam.
Với gần 7 năm hoạt động, công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs đã trở thành một cơng ty uy tín, chun cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa tại Việt Nam và là đối tác của nhiều thương hiệu nổi tiếng như Viglacera, Woongjin, Taewoong Food, Babyhop, 20 Microns, Tokyo Life, Pet Mart, Paris Gateaux, ...
2.1.3. Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp
2.1.3.1. Các lĩnh vực kinh doanh.
Theo bản công bố nội dung đăng ký thành lập mới của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Vnlogs, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các lĩnh vực chính sau đây:
- Hoạt động dịch vụ khác liên quan đến vận tải (ngành nghề kinh doanh chính)
- Ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa - Một số lĩnh vực khác
Như vậy, hiện tại công ty đang hoạt động trong lĩnh vực đã đăng ký với Phòng Đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội. Về cơ bản, doanh nghiệp khi thành lập có quyền tự do kinh doanh trong phạm vi ngành nghề được phép kinh doanh, tức là pháp luật không cấm doanh nghiệp kinh doanh nhiều ngành nghề. Do đó, tuy Vnlogs chỉ tập trung vào mảng chủ yếu là hoạt động dịch vụ liên quan đến vận tải và ủy thác xuất nhập khẩu nhưng vẫn không vi phạm quy định của pháp luật.
2.1.3.4. Các loại hàng hoá, dịch vụ chủ yếu mà hiện tại doanh nghiệp đang kinh doanh.
Dựa trên các ngành nghề đã đăng ký, Vnlogs cung cấp cho khách hàng các dịch vụ chủ yếu sau:
- Dịch vụ hải quan: công ty cung cấp tới khách hàng các dịch vụ như khai báo và làm thủ tục hải quan cho lô hàng, đại diện doanh nghiệp làm các thủ tục kiểm hóa hàng hóa, xin giấy phép chuyên ngành (nếu có), …
- Dịch vụ vận chuyển quốc tế: với hệ thống đại lý ở nước ngoài, Vnlogs cung cấp cho khách hàng các dịch vụ vận chuyển đường biển hàng nguyên container, hàng lẻ container, dịch vụ giao nhận hàng tận nơi, …
- Dịch vụ dán nhãn năng lượng: công ty cung cấp dịch vụ xin xác nhận hàng không phải thử nghiệm Hiệu suất năng lượng và dán nhãn năng lượng, dịch vụ mang mẫu đi thử nghiệm Hiệu suất năng lượng và dịch vụ xin công bố dán nhãn năng lượng nhanh
- Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu: công ty cung cấp dịch vụ nhận ủy thác xuất nhập khẩu, đại diện cho các doanh nghiệp, cá nhân này thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa
- Dịch vụ làm đại lý cho các hãng tàu, hãng vận tải nước ngoài và làm công tác phục vụ cho tàu biển của nước ngoài vào cảng Việt Nam.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Dưới đây là sơ đồ thể hiện cơ cấu tôt chức của Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Vnlogs.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Cơng ty Vnlogs
Nguồn: Phịng tài chính kế tốn nhân sự 2.1.4.1. Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị trong Vnlogs bao gồm 3 thành viên chủ chốt là anh Mạc Hữu Toàn, anh Mạc Văn Minh và chị Dương Thị Lan, cũng chính là 3 thành viên đã góp vốn vào cơng ty từ những ngày đầu mới thành lập. Đây sẽ là cơ quan quản lý của cơng ty, có tồn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của cơng ty, cũng như có quyền quyết định các chiến lược phát triển, mơ hình cơ cấu tổ chức, việc thành lập công ty con, chi nhánh của công ty, …
2.1.4.2. Ban Giám đốc
Ban Giám đốc của Vnlogs hiện nay bao gồm 2 thành viên là Giám đốc Mạc Hữu Tồn và Phó Giám đốc Đào Quang Anh. Nhìn chung, Giám đốc của Vnlogs ngoài việc phải điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao thì cịn là người tìm kiếm nguồn khách hàng cho cơng ty. Với anh Đào Quang Anh, anh có nhiệm vụ là sẽ chịu trách nhiệm đối với hoạt động của 3 phịng ban chính là Logistics, mua hàng và bán hàng. Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phòng Mua hàng Phòng Bán hàng Phòng Logistics Bộ phận chứng từ
Bộ phận Giao nhận hiện trường Phòng
Marketing
Phòng
2.1.4.3. Phòng Mua hàng
Đây là phòng ban mới được thành lập trong 2 năm gần đây. Sở dĩ như vậy là do công ty đang chuyển đổi chiến lược phát triển, từ việc tập trung vào các khách hàng lớn thì nay sẽ chú ý đến tập khách hàng vừa và nhỏ. Đây là những khách hàng chưa có kinh nghiệm về xuất nhập khẩu hàng hóa hoặc thường xuyên nhập khẩu tiểu ngạch qua biên giới Việt-Trung thì nay, do ảnh hưởng của dịch bệnh cũng như việc đưa hàng qua biên giới thơng qua hình thức này ngày càng trở nên khó khăn và vì vậy muốn chuyển qua chính ngạch. Do đó, cơng ty đã quyết định thành lập thêm Phòng Mua hàng với đội ngũ nhân viên có trình độ tiếng Trung tốt, đảm bảo cho việc tìm kiếm được nguồn hàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng với mức giá cạnh tranh nhất. Các cơng việc chính mà một nhân viên mua hàng phải làm thường là:
- Tìm kiếm nguồn hàng từ các trang thương mại điện tử như: Taobao, Tmall, …
- Lựa chọn ra các nhà cung cấp tiềm năng, tiến hành hỏi giá, đàm phán giá và cân đối với các chi phí khác để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất.
- Tiến hành đặt hàng, cung cấp các thông tin và văn bản cần thiết khác cho đối tác.
- Kết hợp với các phịng ban khác theo dõi tình trạng đơn hàng.
- Kết hợp với phịng Tài chính-kế tốn để thanh tốn cho nhà cung cấp.
2.1.4.4. Phòng Bán hàng
Nhân viên Phịng Bán hàng của Vnlogs sẽ thực hiện các cơng việc sau:
- Tìm kiếm khách hàng mới thông qua kênh chủ yếu là Facebook, chăm sóc khách hàng bằng cách hẹn gặp tại cơng ty, làm việc qua Zalo hoặc gọi điện, … - Chào bán giá cước và các dịch vụ của công ty.
- Khi có hàng thì phối hợp với các phịng ban khác trong cơng ty để đưa hàng về, xử lý các sự cố nếu có, thơng báo về tình trạng của lơ hàng đến khách hàng.
2.1.4.5. Phòng Logistics
Hiện nay, phòng Logistics của công ty được chia thành 2 bộ phận nhỏ là bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận hiện trường.
Đối với bộ phận chứng từ, do hiện nay quy mơ của cơng ty cịn nhỏ nên bộ phận này đảm nhiệm cả 2 nhiệm vụ là làm chứng từ và hỗ trợ (customer service). Bộ phận này sẽ thực hiện các công việc bao gồm:
- Liên quan đến chứng từ:
• Làm các chứng từ xuất nhập khẩu cho các lơ hàng do Phịng Bán hàng gửi sang, nếu khách hàng không tự làm mà thuê Forwarder làm như Invoice, packing list, C/O, …
• Làm vận đơn cho các lơ hàng, lên Debit note từ hệ thống, • Khai Manifest, làm A/N, D/O gửi khách hàng
- Liên quan đến Customer Service:
• Liên hệ đại lý lines/agent nước ngồi để xin và lựa chọn giá cước tốt nhất, xin dem/det, lấy booking từ hãng tàu
• Cập nhật tình trạng của lơ hàng để báo lại cho bộ phận bán hàng
Đối với bộ phận giao nhận hiện trường, nhân viên của Vnlogs tại vị trí này sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Trực tiếp truyền tờ khai hải quan trên hệ thống ECUS/VNACCS
- Nhận hồ và đi làm các chứng từ như C/O và các giấy phép chuyên ngành khác
- Hỗ trợ đi nộp thuế, thông quan hàng xuất hoặc đi lấy hàng tại các Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu, ICD, sân bay, cảng ...
2.1.4.6. Phòng Marketing
Đây cũng là phòng ban mới được thành lập. Trước đây, phụ trách mảng Marketing của công ty chỉ gồm một nhân viên và anh Mạc Hữu Tồn trực tiếp đảm nhiệm. Do đó, phịng ban nay được gộp chung vào Phòng Bán hàng với tên gọi là phòng Sales và Marketing. Hiện nay, với mục tiêu tiếp cận nhiều khách hàng hơn, cũng như để phù hợp với xu thế, Ban Giám đốc của công ty quyết định thành lập bộ phận này vào đầu năm 2020 với các nhiệm vụ chính như sau:
- Chạy các chương trình quảng cáo để tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng - Cập nhật dịch vụ của công ty và các tin tức trong ngành lên trang web
- Phản hồi yêu cầu từ khách hàng trên trang Facebook và trang web của công ty
- Kiểm tra thông tin và duyệt bài cho các thành viên trên nhóm Facebook “Cộng đồng Xuất nhập khẩu-Logistics” do anh Mạc Hữu Toàn sáng lập
2.1.4.7. Phịng Tài chính - kế tốn - nhân sự
Phịng Tài chính - kế tốn - nhân sự của Vnlogs hiện nay gồm 1 thủ quỹ kiêm hành chính nhân sự và 1 kế tốn, thực hiện các nhiệm vụ chính sau:
- Đối với vấn đề liên quan đến tài chính - kế tốn: theo dõi và kiểm sốt việc thu chi, xuất hóa đơn, tập hợp và lưu giữ các loại chứng từ và lập các báo cáo tài chính theo quy định
- Đối với vấn đề liên quan đến hành chính - nhân sự:
• Chấm cơng, tính lương và quản lý hồ sơ của các nhân viên trong cơng ty.
• Đảm bảo mơi trường làm việc ln ở trong tình trạng tốt với đầy đủ văn phịng phẩm cần thiết, theo dõi tình trạng của máy móc, trang thiết bị, …
2.1.5. Khái quát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2019 – 2021. 2019 – 2021.
Bảng 2.1. Khái quát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Năm Doanh thu (VND)
Tăng % so với năm trước (%) Lợi nhuận (VND) Tăng % so với năm trước (%) 2019 30,238,420,150 6,664,145,950 2020 37,944,100,501 25.48 8,897,651,554 33.52 2021 34,441,321,012 -9.23 7,003,372,792 -21.29
Nguồn: Phịng kế tốn của cơng ty.
Nhìn vào bảng kết quả kinh doanh trên ta có thể thấy rõ sự ảnh hưởng của dịch Covid-19 đến hoạt dộng của các công ty dịch vụ xuất nhập khẩu và Logistics. Đang tăng từ 25.48% trong năm 2020 xuống còn -9.23% trong năm 2021. Năm 2020, trong bối cảnh sản xuất và xuất khẩu toàn cầu sụt giảm, doanh nghiệp vẫn duy trì tăng doanh thu 25.48% và lợi nhuận tăng 33.52% so với năm 2019. Để có được kết quả như vậy ta có thể thấy rằng cơng ty đã cố gắng rất nhiều trong việc cắt giảm chi phí kinh doanh song hành với mở rộng lĩnh vực hoạt động có như thế mới duy trì
được sự tăng trưởng về lợi nhuận. Đến năm 2021, doanh nghiệp đã bị ảnh hưởng nặng nề do dịch bệnh khiến doanh thu giảm 9.23% và lợi nhuận giảm mạnh 21.29% so với năm 2020. Đây là kết quả của việc chuyển dịch khi mà phải chi trả tăng thêm từ vài trăm đến hàng nghìn USD cho mỗi cơng-ten-nơ đã đẩy chi phí xuất khẩu tăng đột biến, các khoản này khơng được dự tính trước và mức tăng quá cao khiến DN bị thiệt hại nặng nề, có nguy cơ thua lỗ. Tăng giá cước cũng gây hiệu ứng làm tăng các khoản phí, phụ phí thu tại cảng. Trong tình hình giá cước tăng kỷ lục như vậy doanh nghiệp đã chuyển dịch cơ cấu hoàng hàng thường đi đường biển từ Trung Quốc về bằng đường bộ. Mở rộng và tìm kiềm nhiều đại lý đường bộ bên Trung Quốc. Việc chuyển dịch cơ cầu này là bước tiến lớn trong hoạt động của công ty sau này, giảm chi phí và giảm thời gian giao hàng thay vì đi đường biển mất từ 5-7 ngày thì đường bộ từ Bằng Tường về đến kho tại Hà Nội chỉ mất khoảng 3-5 ngày. Tuy nhiên do bộ máy tổ chức và quản lý của doanh nghiệp cịn yếu và khơng đồng bộ, nguồn nhân lực có trình độ thiếu hụt lớn, trang thiết bị kém, nói chung khơng thể cạnh tranh với các công ty lớn ở trong nước. Trong hồn cảnh khó khăn đó, với sự nỗ lực hết mình của đội ngũ cán bộ cơng nhân viên trong Công ty, với thương hiệu được các đối tác và khách hàng công nhận trong nhiều năm qua đồng thời tận dụng những thuận lợi khách quan nhất định, Công ty Vnlogs đã đưa ra cho mình một chiến lược riêng đánh vào thị trường ngách để hoàn thành vượt chỉ tiêu doanh thu đề ra. Nhìn chung tình hình sản xuất kinh doanh và tài chính các năm gần đây khá khả quan.
2.2. Quy trình giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu đƣờng biển của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Vnlogs.
2.2.1. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao nhận hàng hố xuất khẩu
Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng các thông tin như sau: loại hàng, cảng đi, cảng đến, hãng tàu, thời gian dự kiến xuất hàng để bộ phận chăm sóc khách hàng kiểm tra với hãng tàu.
Bước 2: Kiểm tra giá và lịch tàu
Nhân viên chăm sóc khách hàng kiểm tra với hãng tàu về giá cước, lịch trình tàu chạy
Bước 3: Lấy booking từ hãng tàu và gửi khách
Nhân viêc chăm sóc khách hàng sẽ xác nhận lại với nhân viên kinh doanh về các thông tin, chốt việc lấy booking và báo Sales xác nhận lại cho bên xuất khẩu. Bước 4: Chuẩn bị hàng