Nguồn: Phịng tài chính kế tốn nhân sự 2.1.4.1. Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị trong Vnlogs bao gồm 3 thành viên chủ chốt là anh Mạc Hữu Toàn, anh Mạc Văn Minh và chị Dương Thị Lan, cũng chính là 3 thành viên đã góp vốn vào cơng ty từ những ngày đầu mới thành lập. Đây sẽ là cơ quan quản lý của cơng ty, có tồn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của cơng ty, cũng như có quyền quyết định các chiến lược phát triển, mơ hình cơ cấu tổ chức, việc thành lập công ty con, chi nhánh của công ty, …
2.1.4.2. Ban Giám đốc
Ban Giám đốc của Vnlogs hiện nay bao gồm 2 thành viên là Giám đốc Mạc Hữu Tồn và Phó Giám đốc Đào Quang Anh. Nhìn chung, Giám đốc của Vnlogs ngồi việc phải điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao thì cịn là người tìm kiếm nguồn khách hàng cho cơng ty. Với anh Đào Quang Anh, anh có nhiệm vụ là sẽ chịu trách nhiệm đối với hoạt động của 3 phòng ban chính là Logistics, mua hàng và bán hàng. Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Phòng Mua hàng Phòng Bán hàng Phòng Logistics Bộ phận chứng từ
Bộ phận Giao nhận hiện trường Phòng
Marketing
Phòng
2.1.4.3. Phòng Mua hàng
Đây là phòng ban mới được thành lập trong 2 năm gần đây. Sở dĩ như vậy là do công ty đang chuyển đổi chiến lược phát triển, từ việc tập trung vào các khách hàng lớn thì nay sẽ chú ý đến tập khách hàng vừa và nhỏ. Đây là những khách hàng chưa có kinh nghiệm về xuất nhập khẩu hàng hóa hoặc thường xuyên nhập khẩu tiểu ngạch qua biên giới Việt-Trung thì nay, do ảnh hưởng của dịch bệnh cũng như việc đưa hàng qua biên giới thơng qua hình thức này ngày càng trở nên khó khăn và vì vậy muốn chuyển qua chính ngạch. Do đó, cơng ty đã quyết định thành lập thêm Phòng Mua hàng với đội ngũ nhân viên có trình độ tiếng Trung tốt, đảm bảo cho việc tìm kiếm được nguồn hàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng với mức giá cạnh tranh nhất. Các cơng việc chính mà một nhân viên mua hàng phải làm thường là:
- Tìm kiếm nguồn hàng từ các trang thương mại điện tử như: Taobao, Tmall, …
- Lựa chọn ra các nhà cung cấp tiềm năng, tiến hành hỏi giá, đàm phán giá và cân đối với các chi phí khác để tìm ra nhà cung cấp tốt nhất.
- Tiến hành đặt hàng, cung cấp các thông tin và văn bản cần thiết khác cho đối tác.
- Kết hợp với các phịng ban khác theo dõi tình trạng đơn hàng.
- Kết hợp với phịng Tài chính-kế tốn để thanh tốn cho nhà cung cấp.
2.1.4.4. Phòng Bán hàng
Nhân viên Phòng Bán hàng của Vnlogs sẽ thực hiện các công việc sau:
- Tìm kiếm khách hàng mới thông qua kênh chủ yếu là Facebook, chăm sóc khách hàng bằng cách hẹn gặp tại công ty, làm việc qua Zalo hoặc gọi điện, … - Chào bán giá cước và các dịch vụ của cơng ty.
- Khi có hàng thì phối hợp với các phịng ban khác trong cơng ty để đưa hàng về, xử lý các sự cố nếu có, thơng báo về tình trạng của lô hàng đến khách hàng.
2.1.4.5. Phịng Logistics
Hiện nay, phịng Logistics của cơng ty được chia thành 2 bộ phận nhỏ là bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận hiện trường.
Đối với bộ phận chứng từ, do hiện nay quy mơ của cơng ty cịn nhỏ nên bộ phận này đảm nhiệm cả 2 nhiệm vụ là làm chứng từ và hỗ trợ (customer service). Bộ phận này sẽ thực hiện các công việc bao gồm:
- Liên quan đến chứng từ:
• Làm các chứng từ xuất nhập khẩu cho các lơ hàng do Phịng Bán hàng gửi sang, nếu khách hàng không tự làm mà thuê Forwarder làm như Invoice, packing list, C/O, …
• Làm vận đơn cho các lô hàng, lên Debit note từ hệ thống, • Khai Manifest, làm A/N, D/O gửi khách hàng
- Liên quan đến Customer Service:
• Liên hệ đại lý lines/agent nước ngoài để xin và lựa chọn giá cước tốt nhất, xin dem/det, lấy booking từ hãng tàu
• Cập nhật tình trạng của lơ hàng để báo lại cho bộ phận bán hàng
Đối với bộ phận giao nhận hiện trường, nhân viên của Vnlogs tại vị trí này sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Trực tiếp truyền tờ khai hải quan trên hệ thống ECUS/VNACCS
- Nhận hồ và đi làm các chứng từ như C/O và các giấy phép chuyên ngành khác
- Hỗ trợ đi nộp thuế, thông quan hàng xuất hoặc đi lấy hàng tại các Chi cục Hải quan ngoài cửa khẩu, ICD, sân bay, cảng ...
2.1.4.6. Phòng Marketing
Đây cũng là phòng ban mới được thành lập. Trước đây, phụ trách mảng Marketing của công ty chỉ gồm một nhân viên và anh Mạc Hữu Toàn trực tiếp đảm nhiệm. Do đó, phịng ban nay được gộp chung vào Phòng Bán hàng với tên gọi là phòng Sales và Marketing. Hiện nay, với mục tiêu tiếp cận nhiều khách hàng hơn, cũng như để phù hợp với xu thế, Ban Giám đốc của công ty quyết định thành lập bộ phận này vào đầu năm 2020 với các nhiệm vụ chính như sau:
- Chạy các chương trình quảng cáo để tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng - Cập nhật dịch vụ của công ty và các tin tức trong ngành lên trang web
- Phản hồi yêu cầu từ khách hàng trên trang Facebook và trang web của công ty
- Kiểm tra thông tin và duyệt bài cho các thành viên trên nhóm Facebook “Cộng đồng Xuất nhập khẩu-Logistics” do anh Mạc Hữu Tồn sáng lập
2.1.4.7. Phịng Tài chính - kế tốn - nhân sự
Phịng Tài chính - kế tốn - nhân sự của Vnlogs hiện nay gồm 1 thủ quỹ kiêm hành chính nhân sự và 1 kế tốn, thực hiện các nhiệm vụ chính sau:
- Đối với vấn đề liên quan đến tài chính - kế tốn: theo dõi và kiểm soát việc thu chi, xuất hóa đơn, tập hợp và lưu giữ các loại chứng từ và lập các báo cáo tài chính theo quy định
- Đối với vấn đề liên quan đến hành chính - nhân sự:
• Chấm cơng, tính lương và quản lý hồ sơ của các nhân viên trong công ty.
• Đảm bảo mơi trường làm việc ln ở trong tình trạng tốt với đầy đủ văn phịng phẩm cần thiết, theo dõi tình trạng của máy móc, trang thiết bị, …
2.1.5. Khái quát kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2019 – 2021. 2019 – 2021.