2.2. Quy trình giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu đƣờng biển của Cơng ty
2.2.2. Quy trình giao nhận hàng hố nhập khẩu
Sơ đồ 2.3. Quy trình hàng nhập khẩu
Sơ đồ 2.4. Quy trình logistics hàng nhập khẩu
• Nhận thơng tin lơ hàng
• Tư vấn quy trình nhập khẩu, logistics và chuẩn bị các chứng từ cần thiết
• Thực hiện Quy trình Logistics hàng nhập khẩu
Bước 1: Bộ phận Customer service liên hệ với đại lý nước ngồi để gửi thơng tin lô hàng
Bước 2: Liên hệ với shipper để sắp xếp làm thủ tục và lịch vận chuyển quốc tế sao cho phù hợp.
Bước 3: Nhận thông tin từ đại lý và thông báo lại cho khách
hàng.
Bước 4: Khi hàng về đến cảng. kê khai manifest
Bước 5:Gửi thông báo hàng về cho khách hàng
Yêu cầu dịch vụ
Bước 1: Nhận thông tin lô hàng của khách hàng
Tuỳ thuộc vào lô hàng Free sale (do bộ phận kinh doanh của công ty liên hệ) hay lô hàng Nominated (do Đại lý chỉ định để bạn thực hiện dịch vụ) thì cơng ty Forwarder sẽ tiếp nhận các thông tin về lô hàng của khách hàng khác nhau.
Các thông tin yêu cầu khách hàng cần cung cấp gồm: - Tên hàng
- Số lượng
- Quy cách đóng gói
- Địa chỉ giao nhận hàng hoá
- Điều kiện giao nhận hàng hố (Incoterms) - Thơng tin người gửi hàng
- Các chứng từ khác (nếu có)
Bước 2: Tư vấn quy trình nhập khẩu – Logistics nhập khẩu và chuẩn bị các chứng từ cần thiết
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục hải quan
Bước 7: Truyền tờ khai hải quan
Bước 8: Lấy lệnh giao hàng
Bước 9: Làm thủ tục hải quan tại chi cục hải quan
Bước 10: Lấy hàng
Bước 11: Tập hợp chứng từ, hóa đơn và làm thơng báo nợ.
Phòng kinh doanh (Sales) hoặc Điều hành (Operation) sẽ kiểm tra thông tin, chào giá hoặc tư vấn quy trình nhập khẩu và Logistics nhập khẩu phù hợp theo các thông tin mà khách hàng cung cấp.
Đồng thời, kiểm tra kỹ về chính sách thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hoá trước khi tiến hàng giao nhận hàng. Đây là một khâu cực kỳ quan trọng giúp cho doanh nghiệp (DN) nhập khẩu tránh được các chi phí phát sinh khơng đáng có khi đưa hàng về Việt Nam.
Trên thực tế, có khá nhiều các trường hợp các DN nhập khẩu đưa hàng về đến cảng rồi mới phát hiện ra là cơng ty mình chưa có Giấy phép nhập khẩu hay chưa có đầy đủ các giấy tờ khác để làm thủ tục Hải quan nhập khẩu. Một số trường hợp, DN còn bị xử phạt và buộc phải tái xuất lô hàng do đưa hàng hố cấm hoặc khơng thể cung cấp những giấy tờ cần thiết để làm thủ tục. Một số trường hợp thì để xin Giấy phép cho sản phẩm có thể mất đến vài tuần hoặc vài tháng. Nếu lô hàng đã về đến cảng thì chi phí lưu container, lưu bãi sẽ là cả một vấn đề nặng gánh.
Bước 3: Thực hiện quy trình Logistics hàng nhập khẩu
Tuỳ theo lô hàng được nhập khẩu theo các điều khoản Incoterms khác nhau thì cơng ty Forwarder sẽ thực hiện các quy trình như sau:
Nhập khẩu theo điều kiện E hoặc F
a. Bộ phận Customer service liên hệ với Đại lý nước ngồi để gửi thơng tin lô hàng.
b. Sau khi Đại lý nhận được thông tin lô hàng, họ sẽ liên hệ với Shipper để sắp xếp làm thủ tục và lịch vận chuyển quốc tế sao cho phù hợp. Tuỳ theo nhu cầu của khách hàng, lơ hàng đó sẽ được vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ hay đường sắt. Việc này cần tìm một đối tác tin cậy vừa có giá và dịch vụ tốt giúp công ty quản lý và cập nhật thường xuyên tiến trình của lơ hàng.
c. Nhận thơng tin từ phía Đại lý và thơng báo lại cho khách hàng của mình về quá trình thực hiện. Sau khi hàng đã được giao lên phương tiện vận tải (Máy bay, tàu hay xe tải) thì Đại lý sẽ gửi bạn Vận đơn (vận đơn Bill of Lading/vận
đơn hàng không (Airway Bill) hoặc Cargo Receipt). Sau đó cùng với khách
hàng check lại các thông tin trên Vận đơn và các chứng từ khác do người xuất khẩu gửi cho người nhập khẩu (Ví dụ như Hố đơn thương mại (Commercial Invoice, Packing list, Certificate of origin, Health certificate, Phytosanitary, Certificate of Analysis,…)
d. Khi hàng về đến cảng
Đối với hàng FCL/LCL thì hãng tàu hoặc Consolidator sẽ gửi thông báo hàng về (Arrival Notice) cho Forwarder và đồng thường phân quyền cho Forwarder để khai Cargo Manifest. Thông thường họ sẽ gửi trước khi hàng về 1-2 ngày. (Cargo Manifest là bản kê khai thông tin của lô hàng phải kê khai cho Hải quan của nước nhập khẩu trước khi hàng hoá cập cảng. Bộ phận chứng từ tiến hành kê khai Manifest trên website Cổng thông tin một cửa quốc gia (www.vnsw.gov.vn). Đây là một cơng việc khơng hề khó, chỉ cần cẩn thận một chút là được
Đối với hàng Air thì hãng hàng khơng hoặc đại lý hãng hàng khơng sẽ giúp bạn khai Cargo Manifest rồi nên không cần phải khai nữa.
Đối với hàng đi đường bộ thì cũng có một cơng đoạn tương tự. Đó là đăng ký xe vào bãi dựa theo số tờ khai hải quan mà doanh nghiệp khẩu khẩu đã truyền.
e. Gửi thông báo hàng về cho khách hàng.
Bộ phận chứng từ làm Thông báo hàng về và gửi cho khách hàng. Nội dung chứng từ này khá đơn giản, chủ yếu dựa theo Vận đơn của lô hàng. Những điểm cần chú ý nên ghi trên thông báo hàng về là:
Ngày hàng về (ETA – Estimated time of arrrival).
Bến cảng hàng về (Terminal): Đây là thông tin quan trọng giúp DN nhập khẩu truyền đúng Chi cục Hải quan bởi mỗi Chi cục Hải quan khác nhau sẽ phụ trách quản lý các lô hàng nhập khẩu về các bến cảng khác nhau. Ngồi ra, nó cịn giúp DN nhập khẩu biết địa điểm để lấy hàng sau khi đã hoàn thành thủ tục thơng quan lơ hàng
Các chi phí Local charges và các chi phí Logistics khác mà DN nhập khẩu phải trả cho Forwarder hoặc các phụ phí của hãng tàu.
Trường hợp tàu delay về muộn phải có thơng báo cho khách hàng trong thời gian sớm nhất và có văn bản xác nhận.
Các trường hợp có chuyển tải thì nên xin xác nhận của Hãng hàng không hoặc Hãng tàu.
Làm Manifest thì nên copy thơng tin từ B/L chứ khơng nên gõ tay, để tránh sai sót nhỏ đáng tiếc.
Làm form mẫu sẵn để các lô hàng sau làm nhanh hơn nhưng nên cẩn thận kiểm tra lại. Nên sử dụng chữ màu đỏ cho các phần sẽ được thay đổi cho các lô hàng tiếp sau. Việc này giúp bạn rà sốt thơng tin cần sửa và kiểm tra thông tin tốt hơn.
f. Chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục Hải quan
Khi đã có thơng báo hàng về, Forwarder yêu cầu Khách hàng chuẩn bị và gửi các chứng từ cần thiết để làm thủ tục Hải quan. Bộ chứng từ cần nộp cho Hải quan (Theo điều 16 Thông tư 39/2018/BTC) gồm:
- Giấy giới thiệu: 01 bản gốc - Tờ khai hải quan: 01 copy - Invoice & packing list: 01 sao y - Vận đơn B/L: 01 sao y
- Giấy phép nhập khẩu (Nếu có): 01 bản gốc hoặc bản copy (nếu giấy được cấp điện tử)
- Kiểm tra chuyên ngành (Nếu có): 01 bản gốc hoặc bản copy (nếu giấy được cấp điện tử)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (nếu có): 01 bản gốc
- Hồ sơ nguồn gốc lâm sản (gỗ nguyên liệu) (Nếu có): 01 bản gốc - Danh mục đồng bộ (nếu có): 01 bản gốc
- Hợp đồng mua bán vào trường học (nếu có): 01 bản sao - Hợp đồng XNK uỷ thác (nếu có): 01 bản sao
- Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có): 01 bản sao
- Hố đơn phí vận chuyển quốc tế (nếu DN nhập theo điều kiện E hoặc F) (Theo thông tư 39/2015/BTC về trị giá tính thuế): 01 bản sao. g. Truyền tờ khai Hải quan
Bộ phận Điều hành (Operations Department) sẽ thực hiện truyền tờ khai Hải quan điện tử.
Để truyền được chúng ta cần chuẩn bị: - Chứng từ cần thiết (đã nếu ở mục 6)
- Phần mềm Ecus5 Vnaccs (cài đặt ở máy của Khách hàng hoặc máy của công ty Forwarder)
- Tài khoản Vnaccs (Đăng ký mới cho DN tại https://dknsd.customs.gov.vn/Pages/dn.aspx - Chữ ký số
h. Lấy lệnh giao hàng (Đổi lệnh)
Lệnh giao hàng (Delivery Order) sẽ do Hãng tàu/Đại lý hãng tàu/
Consolidator hoặc Kho hàng được uỷ quyền từ Hãng hàng không cấp tuỳ theo lơ hàng đó nhập theo phương thức FCL/LCL/Bulk Cargo hoặc Air. Forwarder mang chứng từ sau để lấy lệnh giao hàng:
- Giấy giới thiệu - Chứng minh thư - Bill of lading
- Giấy uỷ quyền (nếu có)
- Biên lai đã thanh tốn cước phí và các phụ phí khác (bao gồm cả tiền cược container) (Nếu có)
i. Làm thủ tục Hải quan tại chi cục Hải quan.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ Hải quan và tiến hành làm thủ tục thông quan tại Chi cục Hải quan. Đồng thời, Forwarder hướng dẫn DN NK nộp các khoản thuế theo quy định (nếu có):
- Thuế nhập khẩu - Thuế tiêu thụ đặc biệt - Thuế giá trị gia tăng - Thuế bảo vệ môi trường - Thuế chống bán phá giá
Thống kê các chi phí thuế mà mặt hàng phải chịu là bước bắt buộc trong quy trình logistics hàng nhập khẩu
j. Lấy hàng
Bạn chỉ được phép lấy hàng khi có Lệnh giao hàng và Tờ khai Hải quan đã thông quan. Forwarder liên hệ với các nhà xe vận tải nội địa, sắp xếp thời gian phù hợp với vào Cảng/Kho hàng để lấy hàng. Bộ phận Operation hiện trường làm thủ tục Hải quan giám sát tại Cảng/Kho đồng thời giao biên bản bàn giao cho Lái xe để giao hàng về nhà máy/kho hàng của Khách hàng. k. Tập hợp chứng từ, hố đơn và làm thơng báo nợ.
Bộ phận Operation tập hợp chứng từ, hoá đơn và gửi cho bộ phận Customer service hoặc Sale để làm thông báo nợ (Debit note) gửi cho Khách hàng. Bộ phận Kế toán xuất hoá đơn và gửi các chứng từ gốc cho Khách hàng. Đồng thời kiểm sốt cơng nợ.
Nếu DN nhập khẩu theo điều kiện C hoặc D theo Incoterms 2010. Lúc này công ty Forwarder thực hiện từ các mục f đến mục k.