2.2. Quy trình giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu đƣờng biển của Cơng ty
2.2.1. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
Sơ đồ 2.2. Quy trình giao nhận hàng hố xuất khẩu
Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng các thông tin như sau: loại hàng, cảng đi, cảng đến, hãng tàu, thời gian dự kiến xuất hàng để bộ phận chăm sóc khách hàng kiểm tra với hãng tàu.
Bước 2: Kiểm tra giá và lịch tàu
Nhân viên chăm sóc khách hàng kiểm tra với hãng tàu về giá cước, lịch trình tàu chạy
Bước 3: Lấy booking từ hãng tàu và gửi khách
Nhân viêc chăm sóc khách hàng sẽ xác nhận lại với nhân viên kinh doanh về các thông tin, chốt việc lấy booking và báo Sales xác nhận lại cho bên xuất khẩu. Bước 4: Chuẩn bị hàng
Bước 5: Chuẩn bị chứng từ hải qua
Sales nhận lại các thông tin từ bên xuất khẩu, giám sát việc đóng hàng và gửi cho bộ phận chứng từ để lên kế hoạch làm chứng từ khai báo hải quan xuất khẩu. Bộ hồ sơ hải quan gồm:
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Kiểm tra giá và lịch tàu Lập chứng từ kế toán và lưu file Phát hành vận đơn Thông quan hàng xuất khẩu Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài Chuẩn bị chứng
từ hải quan Chuẩn bị hàng
Lấy booking từ hãng tàu và gửi
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản cho người xuất khẩu, 1 bản cho hải quan)
- Hợp đồng mua bán hàng hố (Sales Contract): 1 bản chính - Hố đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính
- Phiếu đóng gói (Packing list): 1 bản chính
Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu DN mới xuất khẩu lần đầu)
- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
- Một số giấy tờ khác áp dụng cho một số nhóm hàng như gỗ, thực phẩm: Giấy chứng nhận hun trùng, Giấy chứng nhận kiểm dịch,…
Bước 6: Thông quan hàng xuất
Bộ phận chứng từ khai tờ khai xuất khẩu trên phần mềm ECUS VNACCS và gửi thông tin tờ khai hải quan, bộ chứng từ cho bộ phận hiện trường (Ops) đi xuống chi cục/ cảng làm thông quan trực tiếp. Tại đây Ops sẽ xử lý các luồng:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hoá, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hoá. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hoá của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hoá đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hoá đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
Bước 7: Phát hành vận đơn
Bộ phận chứng từ nhận thông tin hướng dẫn vận chuyển (SI) từ bên xuất khẩu để là vận đơn (BL), các chứng từ gửi cho bên xuất khẩu. Bộ phận Sales giám sát quá trình này theo dõi tiến độ, bàn giao chứng từ đầy đủ cho bên xuất khẩu giữ. Bộ phận Sales gửi chứng từ cho khách, chốt xong lô hàng, làm debit note đòi nợ và thúc khách trả tiền xử lý lô hàng.
Bước 8: Gửi chứng từ cho đối tác nước ngồi
Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ gửi Pre-alert cho hãng tàu hoặc đại lý của công ty bên đầu nhập khẩu để phục vụ việc bên nhập khẩu khai báo và nhập hàng.
Pre-alert bao gồm: vận đơn (MBL/HBL), giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice), giấy địi nợ (Debit note) nếu có.
Bước 8: Lấy chứng từ kế toán và lưu file
Bộ phận chứng từ lưu lại các hồ sơ, chứng từ để tham khảo sau này và tạo thành từng file riêng theo khách hàng.