hóa đƣờng biển tại Cơng ty CP Xuất Nhập Khẩu Vnlogs.
a. Các giải pháp liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng
Sở dĩ hiện nay công ty vẫn chưa có được một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả phần lớn đến từ nguyên nhân là do quy mô hoạt động của Vnlogs chưa đủ lớn, do đó việc áp dụng các bộ tiêu chuẩn như ISO 9001:20151
là khơng khả thi. Ngồi ra, xét về mặt bản chất, rõ ràng là với những doanh nghiệp cịn nhỏ như Vnlogs thì ban quản lý sẽ không chú trọng vào việc xây dựng một bộ tiêu chuẩn để quản lý chất lượng mà chỉ hồn tồn dựa trên cảm tính của nhà quản lý hoặc dựa trên những quy trình nghiệp vụ được thiết kế rất sơ sài.
Như vậy, khi đã xác định được rõ nguyên nhân như trên thì trước hết, ban Giám đốc của Vnlogs cần phải xây dựng lại các quy trình nghiệp vụ trong cơng ty sao cho càng cụ thể, chi tiết bao nhiêu thì càng giúp cho việc quản lý chất lượng trở nên hiệu quả bấy nhiêu. Ở quy trình mới này thì phải đảm bảo rằng trong mỗi công đoạn, các công việc phải được thể hiện một cách chi tiết, rõ ràng, ví dụ như ai sẽ là người làm, làm những cơng việc gì, làm khi nào và làm như thế nào. Có như vậy thì mới đảm bảo được rằng mọi người trong công ty biết rõ giới hạn trách nhiệm của mình đối với một lơ hàng ra sao.
Tiếp đến, sau khi đã hoàn thành việc hoạch định quy trình nghiệp vụ chuẩn thì bước quan trọng tiếp theo là ban quản lý phải làm thế nào để đảm bảo quy trình đó được đưa vào thực tế. Ban Giám đốc có thể tổ chức riêng các buổi đào tạo với các trưởng phòng, trưởng bộ phận - những người trực tiếp quản lý việc thực hiện kế hoạch này của nhân viên trong cơng ty để họ có thể đưa ra những phương án quản lý riêng với nhân viên phịng ban mình.
Cuối cùng, dù làm bất cứ việc gì thì để đảm bảo mọi việc đang diễn ra theo đúng hoạch định, ban quản lý công ty cần thường xuyên kiểm tra, rà soát và điều chỉnh lại những điểm còn chưa hợp lý. Việc đánh giá kết quả làm việc của mỗi nhân viên có thể được thực hiện dựa trên kết quả thực tế của lơ hàng, ví dụ như thời gian giao nhận hàng hóa có bị chậm khơng, chứng từ có sai sót gì khơng, có phải làm lại khơng, … Đồng thời, dựa trên đánh giá của khách hàng - những người đã trực tiếp sử dụng dịch vụ, xem họ có phàn nàn gì về chất lượng, thời gian giao hàng, chi phí dịch vụ hay thái độ của nhân viên khơng để từ đó ban Giám đốc sẽ xác định nguyên nhân và tiến hành điều chỉnh sao cho hợp lý.
1 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (2015), Tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ban hành ngày 15 tháng 09 năm 2015
b. Các giải pháp liên quan đến nguồn nhân lực và quản trị nguồn nhân lực
Tương tự với cách tiếp cận ở trên, để đưa ra được các biện pháp nhằm cải thiện chất lượng nguồn nhân lực và việc quản trị nguồn nhân lực thì trước hết cần phải xác định rõ nguyên nhân dẫn đến những hạn chế này. Nguyên nhân đầu tiên có thể kể đến đó là số lượng nhân viên của Vnlogs được đào tạo đúng chuyên ngành tại bậc đại học là không nhiều. Hiện nay, trong đội ngũ nhân viên, ngồi phịng ban kế tốn-tài chính-nhân sự ra thì các phịng cịn lại phải đến 70-80% số nhân viên làm việc không đúng ngành được đào tạo. Xuất phát điểm của họ chủ yếu là từ sinh viên ngành ngôn ngữ và chuyển sang lĩnh vực này, thậm chí với 20-30% lượng nhân viên còn lại, tuy làm việc đúng ngành kinh tế nhưng cũng không được học chuyên sâu về Logistics hay xuất nhập khẩu. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc hạn chế trong chun mơn nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự. Ngồi ra, do hạn chế trong nguồn vốn, dẫn đến việc công ty chỉ tập trung vào việc tuyển dụng những nhân sự trẻ, mới ra trường hoặc đang trong quá trình chờ bằng tốt nghiệp, do đó họ khơng có nhiều kinh nghiệm sống cũng như các kỹ năng mềm cần thiết cho việc bán hàng nên đơi khi khiến khách hàng cịn phàn nàn về thái độ làm việc của đội ngũ nhân sự. Xét về mặt quản trị nguồn nhân lực, sở dĩ hiện nay mới chỉ có một nhân viên chuyên trách về vấn đề nhân sự là do quy mơ cơng ty hiện nay cịn nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều nên ban Giám đốc cho rằng một nhân sự là đủ để giải quyết các vấn đề có liên quan đến khía cạnh này. Ngồi ra, việc chưa xây dựng được một quy trình nghiệp vụ chuẩn cũng là ngun nhân khiến cho việc tính tốn tiền lương nhân viên hiện nay có nhiều lỗ hổng.
Hiểu được nguyên nhân đó, em có đề xuất một số giải pháp cụ thể như sau. Trước tiên, trong công tác tuyển dụng, để đảm bảo chất lượng làm việc của nhân viên thì ngay từ khâu này, doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình những nhân sự có chất lượng nhất định. Về mặt đối tượng tuyển dụng, cơng ty hồn tồn có thể phụ thuộc vào yêu cầu của vị trí làm việc để lựa chọn những ứng viên có kinh nghiệm hoặc khơng, tuy nhiên rõ ràng là nên ưu tiên những người đã từng được đào tạo về chuyên môn để đảm bảo họ có một kiến thức nền vững chắc phục vụ cho công việc sau này. Thêm nữa, hiện nay đội hình nhân sự của Vnlogs đều là những người tương đối trẻ, do đó, khi tuyển dụng thêm, cơng ty cũng nên lựa chọn những ứng viên có độ tuổi tương đương như vậy để tạo môi trường làm việc thoải mái hơn cho mọi người trong công ty.
Thứ hai, trong công tác quản trị nguồn nhân lực mà cụ thể mà tính tốn lương thưởng cho nhân viên, cơng ty cũng cần xây dựng lại một cơ chế tính lương sao cho hợp lý, đảm bảo tính cơng bằng, minh bạch. Công ty phải quy định rõ những mức
thưởng cụ thể dành cho những nhân viên có thành tích cao, đồng thời cũng cần đưa ra những mức phạt hợp lý cho những trường hợp tuy hoàn thành nhiệm vụ nhưng chưa tốt, vẫn để có sai sót hoặc làm sơ sài, chống đối.
c. Các giải pháp liên quan đến cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
Những hạn chế liên quan đến cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện nay của Vnlogs chủ yếu đến từ nguyên nhân là do nguồn vốn của cơng ty cịn rất hạn chế. Do đó, cơng ty khơng thể nào có đủ khả năng về mặt tài chính để có thể sở hữu mặt bằng hay các phương tiện vận tải riêng. Với nguyên nhân như vậy, những hạn chế về mặt bằng hay phương tiện chuyên dụng sẽ không thể có giải pháp khắc phục trong ngắn hạn. Riêng đối với việc nâng cao chất lượng máy móc, trang thiết bị của cơng ty, giải pháp đầu tiên Vnlogs cần phải làm là bổ sung thêm máy tính cho nhân viên, đảm bảo các nhân viên đều phải được làm việc trong môi trường như nhau. Riêng đối với các máy hiện có, do ngay từ khi mua đã không chọn loại tốt nên việc hay phải sửa chữa là điều không tránh khỏi. Cơng ty cũng khơng thể vì vậy mà thay thế tồn bộ máy tính đang sử dụng sang các máy đời cao hơn được do sẽ mất rất nhiều chi phí. Tuy nhiên, cơng ty cũng cần có giải pháp để lưu trữ các chứng từ quan trọng, ví dụ như lưu trữ trên drive, để đảm bảo nếu có vấn đề gì xảy ra đối với máy tính thì sẽ khơng làm ảnh hưởng đến cơng việc. Đối với hệ thống mạng, để tạo điều kiện tốt nhất quá trình làm việc được thơng suốt, cơng ty có thể thay thế nhà mạng đang sử dụng bằng một nhà mạng khác hoặc đăng ký với các nhà mạng để nhiều thiết bị có thể cùng truy cập vào mạng một lúc, tránh trường hợp bị kích ra khi đang kết nối, gây ảnh hưởng đến công việc.
d. Các giải pháp liên quan đến số lượng và chất lượng dịch vụ Các giải pháp liên quan đến số lượng dịch vụ
Tương ứng với 2 hạn chế liên quan đến số lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng đó là hàng hóa, khách hàng và thị trường, em có đề xuất một số giải pháp sau.
Trước tiên, về mặt hàng hóa, cơng ty cần mở rộng cung cấp dịch vụ Logistics cho nhiều mặt hàng hơn nữa. Nếu chỉ dựa vào những mặt hàng quen thuộc công ty đang làm, hoặc chỉ nhận những mặt hàng quá thơng dụng thì sẽ rất khó cạnh tranh trên thị trường. Để đảm bảo được chất lượng khi cung cấp dịch vụ liên quan đến những mặt hàng khác như hàng lỏng, hàng cần nhiều thủ tục đặc biệt, điều quan trọng nhất là cơng ty phải có cơng tác chuẩn bị thật tốt, nghiên cứu thật kỹ quy trình, các thủ tục xuất nhập khẩu cần thiết để đảm bảo chất lượng và tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách, tránh để tình trạng nghiệp vụ vẫn cịn lơ mơ, chưa rõ ràng mà đã nhận làm cho khách thì chỉ khiến hình ảnh của cơng ty đi xuống.
Tiếp đến, liên quan đến thị trường, để đáp ứng được những nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, cơng ty cần nhanh chóng thiết lập mạng lưới đại lý ở nhiều nơi hơn nữa. Đối với các khu vực thị trường truyền thống là Trung Quốc, cơng ty cần tìm kiếm nhiều hơn nữa các đại lý mới. Việc này sẽ giúp cho Vnlogs có thể đa dạng hóa các nhà cung cấp, từ đó sẽ có nhiều lựa chọn hơn để tìm kiếm được các đại lý có giá cạnh tranh và cung cấp chất lượng tốt, uy tín, có trách nhiệm. Đối với các khu vực thị trường mới, tuy sẽ khó khăn hơn trong việc tìm kiếm đại lý, cơng ty cần tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để xác định thị trường mục tiêu, từ đó tìm kiếm đại lý tại các nơi đó.
Các giải pháp liên quan đến chất lượng và giá cả dịch vụ
Như đã đề cập ở trên, việc mở rộng hệ thống đại lý đối với Vnlogs hiện nay là thực sự cần thiết. Việc tăng số lượng đại lý đầu nước ngồi sẽ giúp cho cơng ty không chỉ mở rộng thị trường mà cịn giúp cơng ty lựa chọn được mức giá tốt nhất với chất lượng đảm bảo, từ đó giúp hạ giá dịch vụ cung cấp cho khách, tăng mức độ cạnh tranh trên thị trường, tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhiều khách hàng hơn nữa.