Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
1.2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa
1.2.4. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định sự thành công của hoạt động nhập khẩu, bao gồm các công việc cụ thể sau:
a) Xin giấy phép nhập khẩu
Tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa nhập khẩu ví dụ như liên quan đến sức khỏe con người, liên quan đến vấn đề môi trường... hoặc bất cứ mặt hàng nào thuộc
vào danh mục hàng hóa u cầu có giấy phép nhập khẩu thì bộ hồ sơ hải quan của lơ hàng đó sẽ tự động được phân luồng vào luồng vàng để kiểm tra hồ sơ, giấy tờ. Khi đó, bắt buộc người khai hải quan cho lô hàng phải xuất trình được giấy phép nhập khẩu hợp lệ, hợp lý thì mới được cơng chức hải quan đồng ý cho thơng quan hàng hóa. Ngược lại, nếu hàng hóa nhập khẩu của doanh nghiệp khơng thuộc Danh mục hàng có tính chất đặc biệt như trên thì tự động được miễn giấy phép nhập khẩu và không phải thực hiện bước làm này.
Cụ thể, người khai hải quan phải xuất trình 3 loại giấy phép sau: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; giấy phép đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu; giấy phép nhập khẩu. Ngồi ra có thể có hoặc khơng giấy phép đăng ký hạn ngạch nhập khẩu. Theo quy định hiện hành, trừ hàng hóa cấm nhập khẩu, nếu hành hóa của doanh nghiệp thuộc vào “Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép và thuộc diện quản lý chuyên ngành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ tại Phụ lục II” kèm theo nghị định số 187/2013/NĐ-CP Hướng dẫn Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và hoạt động đại lý mua, bán, gia cơng và q cảnh hàng hóa với nước ngoài.
b) Mở L/C
Khi một thương vụ mua bán quốc tế được thực hiện bởi hai bên đối tác chưa thực sự tin tưởng lẫn nhau, mà đa phần là người bán không thực sự tin tưởng rằng người mua sẽ trả tiền cho giao dịch thì u cầu thanh tốn bằng L/C là một giải pháp rất phổ biến cho điều kiện thanh toán trong các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu. Như vậy, nếu hợp đồng mua bán được ký kết với điều kiện thanh tốn thơng qua L/C thì trong quy trình nghiệp vụ, người nhập khẩu sẽ phải đi tới ngân hàng, làm giấy đề nghị mở L/C để chuyển tới người xuất khẩu, sau đó nộp các giấy tờ cần thiết cũng như thực hiện ký quỹ để đảm bảo thanh toán.
Trong bước làm này, địi hỏi người nhập khẩu phải tính tốn thời điểm mở L/C hợp lý, tránh đặt mình vào tình trạng ứ đọng vốn nếu mở sớm hoặc thâm hụt vốn đầu tư cho hoạt động nhập khẩu vì phải chịu thêm chi phí mở muộn L/C.
Người nhập khẩu làm đơn mở L/C với mức ký quỹ để đảm bảo thanh toán do ngân hàng quyết định.
c) Thuê phương tiện vận tải
Trong bước thực hiện hợp đồng, ai là thuê tàu và thuê tàu theo hình thức nào sẽ được quyết định dựa trên các căn cứ:
- Điều kiện cơ sở giao hàng, đã cam kết trong điều khoản giao hàng của hợp đồng mua bán
- Tải trọng và tính chất đặc thù của hàng hố (nếu có sẽ được cân nhắc để lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp hơn)
- Điều kiện về vận chuyển hàng hóa, được cam kết đi kèm với điều khoản giá cả của hợp đồng mua bán
- Ngồi ra cịn có thể căn cứ vào các điều kiện khác được thỏa thuận thêm trong hợp đồng mua bán như: quy định về tải trọng của hàng hóa, quy định về thưởng phạt, bốc dỡ mà tiến hành thuê phương tiện vận chuyển sao cho hợp lý.
Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng (theo Incoterms 2020) thuộc một trong các điều kiện sau đây: CFR, CIF, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là một trong số các điều kiện: EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khẩu sẽ là người thuê phương tiện vận tải. Trong trường hợp người nhập khẩu phải thuê phương tiện vận tải, để thực hiện vận chuyển, người nhập khẩu phải thực hiện các nghiệp vụ sau:
- Liên hệ với hãng tàu (hoặc đại lý vận tải) để lấy thơng tin về lịch trình di chuyển của tàu.
- Đăng ký thuê phương tiện vận chuyển qua mẫu đơn sẵn của hãng tàu - Trao đổi với hãng tàu để lên hợp đồng thuê vận chuyển. Nội dung trao đổi giữa hai bên sẽ bao gồm các thông tin về: đặc điểm của hàng hóa được vận chuyển, cước phí vận chuyển, thời gian giao nhận hàng với tàu, các điều khoản thưởng phạt do chậm trễ.
- Cuối cùng, người nhập khẩu thống nhất với hãng tàu về địa điểm và thời gian tiến hành giao nhận hàng hóa. Nếu cước phí được thanh tốn ln lúc này thì trên vận đơn sẽ có ghi chú “đã thanh toán trước”.
d) Mua bảo hiểm hàng hóa
Khi thực hiện hợp đồng ngoại thương, người nhập khẩu chỉ phải mua bảo hiểm khi điều kiện cơ sở giao hàng là một trong số điều kiện: EXW, FOB, CFR, FCA, DAP, DPU, DDP. Nếu là người chịu trách nhiệm cho việc mua bảo hiểm hàng hố, người nhập khẩu cần tiến hành các cơng việc sau:
- Lựa chọn một công ty bảo hiểm mà mình tin tưởng để liên hệ mua bảo hiểm. Điền vào mẫu đơn của nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm và thực hiện gửi bảo hiểm hàng hoá.
- Ký kết hợp đồng bảo hiểm sau khi thông qua các nội dung về chủng loại hàng hoá được bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm, suất phí bảo hiểm, thời gian, địa điểm chi trả bảo hiểm và những điều kiện thưởng phạt, miễn trách, miễn thưởng (nếu có).
- Thanh tốn cước phí bảo hiểm cho nhà cung cấp dịch vụ và nhận lại hóa đơn bảo hiểm. Hóa đơn này cùng với hợp đồng bảo hiểm đã ký kết sẽ là minh chứng để
người nhập khẩu nhận được số tiền bồi thường nếu lô hàng xảy ra tổn thất trong quá trình vận chuyển, gây ra bởi rủi ro đã được bảo hiểm. Đồng thời nếu có bất cứ khiếu nại gì với bên bảo hiểm, biên bản hợp đồng kèm hóa đơn trên sẽ là những điều kiện bắt buộc để có thể tiến hành khởi kiện.
e) Làm thủ tục hải quan
Sau khi tiếp nhận bộ chứng từ thương mại do người bán trực tiếp gửi kèm hàng hóa hoặc thơng qua ngân hàng khi nghĩa vụ thanh toán tiền hàng được hồn tất thì bước tiếp theo, người mua sẽ phải chờ hãng tàu/ công ty forwarder được thuê làm các thủ tục giao nhận gửi giấy thông báo hàng đến (A/N) cho mình ngay khi hàng về tới điểm đích ghi trên vận đơn. Sau khi nhận được A/N, người nhập khẩu tự mình hoặc xác nhận lấy hàng với bên forwarder để công ty này thay mặt chủ hàng đi đến địa điểm làm thủ hải quan, thực hiện thông quan và nhận hàng. Tại đây, người khai hải quan phải thực hiện đầy đủ các công việc sau:
- Mua và kê khai thông tin trên mẫu tờ khai hải quan,
- Xuất trình bộ hồ sơ hải quan bao gồm năm chứng từ tiêu chuẩn là: hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ và vận đơn. Một số giấy tờ khác có thể phải nộp thêm nếu cơ quan hải quan yêu cầu xác nhận như giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa; kết quả đăng ký kiểm dịch động, thực vật…
- Mang tờ khai hải quan đến địa điểm thông quan để nộp và xin giấy xác nhận hồ sơ khai hải quan từ cán bộ, công chức hải quan làm việc ở đây, - Đăng ký kiểm tra hàng hóa với cán bộ hải quan,
- Thực hiện việc nộp thuế cho lô hàng nhập khẩu,
- Xuất trình lại hồ sơ chứng từ và chấp hành việc kiểm tra hàng hố theo lịch trình đã được thơng báo. Sau đó ký vào tờ khai kiểm hố để xác nhận thơng quan cho lô hàng.
f) Giao nhận hàng hóa với tàu
Hàng hóa được giao nhận từ tàu bởi hai phương thức: Nhận thẳng từ tàu hoặc nhận hàng từ kho của cảng. Chủ hàng trực tiếp cầm vận đơn đến hãng tàu để xin cấp D/O (hoặc sử dụng dịch vụ EDO của hãng tàu để được nhận lệnh điện tử mà không cần đi đến địa điểm của hãng tàu). Sau đó chủ hàng/ người được ủy quyền cầm D/O đến cảng và làm thủ tục nhận hàng:
- Đối với hàng rời: doanh nghiệp giám sát việc dỡ hàng ra khỏi tàu rồi ký vào biên bản tiếp nhận hàng hóa; điều động phương tiện vận tải đến chở hàng về kho riêng của doanh nghiệp.
- Đối với hàng container: nếu theo phương thức nhận nguyên container (hàng FCL) thì doanh nghiệp nhận hàng trực tiếp từ bãi tập kết; nếu theo phương thức nhận hàng lẻ (hàng LCL), doanh nghiệp sẽ nhận hàng tại trạm phát hàng lẻ.
g) Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập khẩu
Khi nhận hàng cần lưu ý kiểm tra chất lượng hàng hóa trước (nếu phát hiện có nghi vấn thì mời ngay bộ phận chun mơn đến để lập biên bản giám định); sau đó kiểm tra về số lượng, đối chiếu thực tế hàng hóa với các chứng từ giao nhận, cuối cùng ký xác nhận vào các chứng từ giao nhận phù hợp. Trường hợp hàng hố giao nhận khơng theo số lượng, chất lượng được nêu hợp đồng thì người nhập khẩu có thể lập văn bản khiếu kiện gửi tới cơ quan có thẩm quyền để được xem xét giải quyết.
Ngoài ra, căn cứ quy định tại Điều 7, Nghị định số 187/2013/NĐ-CP về Hàng hóa xuất, nhập khẩu phải thực hiện kiểm dịch, kiểm tra về an toàn thực phẩm, kiểm tra chất lượng và quy định của cửa khẩu thì việc nhập khẩu loại hàng hóa thuộc diện phải kiểm dịch động thực vật, kiểm dịch thủy sản thì chủ hàng sẽ phải hồn thành việc kiểm dịch trước khi thơng quan lơ hàng nhập khẩu của mình.
h) Làm thủ tục thanh toán
Hợp đồng ngoại thương được ký kết với điều kiện thanh tốn thế nào thì người nhập khẩu phải thực hiện thanh toán tiền hàng cho người xuất khẩu theo đúng điều kiện đó. Chẳng hạn như giữa người mua và người bán có mối quan hệ bạn hàng lâu năm nên họ quyết định thỏa thuận với nhau sẽ sử dụng hình thức thanh toán ghi sổ cho đơn giản. Khi đó sẽ có một tài khoản ghi nợ được lập để phục vụ riêng cho giao dịch trả nợ tiền hàng của người mua cho người bán. Các cơng việc sau đó chỉ là người bán giao hàng và ghi sổ còn người mua nhận hàng và sau một khoảng thời gian nhất định từ lúc nhận hàng sẽ ra ngân hàng, thanh tốn số tiền cịn nợ cho người bán. Rõ ràng, hoạt động thanh tốn quốc tế ln tiềm ẩn những rủi ro mà doanh nghiệp không thể lường trước, tuy nhiên khi đã thực hiện thỏa thuận và đưa ra các phương án cuối cùng mà cả hai cùng thống nhất thì dù là bên xuất hay bên nhập cũng đều phải có trách nhiệm thực hiện lời cam kết của mình. Khơng chỉ trong kinh doanh nội địa mới cần giữ chữ tín mà trong hoạt động thương mại quốc tế, nó cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định hợp tác giữa các doanh nghiệp.
i) Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu có
Trường hợp hàng hóa sau q trình giao nhận có bất cứ tổn thất nào mà doanh nghiệp khơng thể chấp nhận thì doanh nghiệp nhập có quyền khởi kiện để kêu gọi cơ quan chức năng có thẩm quyền can dự vào quá trình điều tra và thực hiện xét xử. Trước đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ khiếu kiện đầy đủ các giấy tờ:
- Đơn khiếu kiện trong trường hợp khởi kiện lần đầu hoặc đơn khiếu nại trong trường hợp khơng đồng tình với quyết định xét xử của cơ quan chức năng - Hợp đồng ngoại thương: là minh chứng cho việc có tồn tại các cam kết giữa người mua và người bán
- Biên bản giám định hoặc các chứng từ khác có liên quan: để xác nhận rằng sự hư hỏng, tổn thất của hàng hóa là có xảy ra trên thực tế và đã được chứng giám bởi cơ quan hữu quan
- Mẫu hàng kém chất lượng nếu có để làm hiện vật trước tịa.
Người bị khiếu nại ở đây có thể là bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nào có ký kết hợp đồng giao dịch với người nhập khẩu chứ khơng phải chỉ có duy nhất người xuất khẩu mới là bên liên quan. Tuỳ theo mức độ tổn thất phải gánh chịu, người nhập khẩu có thể sắp xếp các cuộc thương lượng trước để xem liệu hai bên có thể trực tiếp lên phương án giải quyết êm đẹp hay không. Nếu khơng, nhà nhập khẩu hồn tồn có quyền gửi đơn tới trọng tài kinh tế hoặc cơ quan giải quyết tranh chấp được thỏa thuận trong hợp đồng nếu có để thực hiện xử lý theo quy định của pháp luật, khi đã nắm giữ đủ giấy tờ cần thiết theo bộ hồ sơ phía trên.