Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
2.2. Quy trình nhập khẩu hàng của công ty
2.2.2. Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu
Để tiến tới ký kết hợp đồng mua bán với nhau người xuất khẩu và nhập và người nhập khẩu thì phải thực hiện quá trình giao dịch. Hai bên sẽ gặp và thực hiện quá trình thương thảo rồi đi đến ký kết hợp đồng. Hai bên đồng ý và ký kết hợp đồng với các điều khoản nội dung cơ bản như:
- Tên mặt hàng, loại hàng - Xuất xứ của sản phẩm - Số lượng hàng hóa - Đơn giá, trị giá
- Tổng giá trị hợp đồng ký kết, trong đó quy định rõ ràng trị giá hàng hóa gồm những chi phí vận chuyển, lắp đặt bảo trì bảo dưỡng, trị giá tính thuế GTGT,…
Với đặc tính đặc biệt của các sản phẩm dinh dưỡng thì trong điều khoản chất lượng hàng hóa khơng thể bỏ qua trong hợp đồng. Nó nói lên thơng tin sản phẩm cho chủ đầu tư cũng là căn cứ để chủ đầu tư dựa vào để đánh giá chất lượng sản phẩm. Vì
vậy, cơng ty cần cẩn trọng trong việc cung cấp để đáp ứng được những mong muốn của khách hàng, cần quy định rõ ràng những nội dung như:
- Cam kết có giấy chứng nhận như: giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và chứng nhận về tiêu chuẩn chất lượng, cam kết cung cấp đúng mẫu mã, chất lượng.
Tiếp đến công ty sẽ tiến hành thương thảo với đối tác xuất khẩu để tiến hành đặt hàng. Để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín cơng ty đã thực hiện ở bước nghiên cứu thị trường để đưa ra quyết định nhập khẩu. Cơng ty chủ động tìm kiếm đối tác nước ngồi, u cầu họ cung cấp thơng tin chi tiết về giá cả, mẫu mã, chất lượng, số lượng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và các điều khoản thương mại cần thiết cho một hợp đồng nhập khẩu. Bên phía xuất khẩu sẽ đưa ra giá để chào hàng. Hai bên thỏa thuận qua lại, cơng ty dựa vào để phân tích đánh giá để quyết định xem có đồng ý hay không. Thông thường công ty khi đàm phán với đối tác nước ngồi cơng ty thường thông qua email, fax,… trong những trường hợp cần thiết công ty sẽ gọi điện trực tiếp để đàm phán. Bằng cách gửi thư đặt hàng để xác định những điều khoản đã thỏa thuận và cùng ký kết hợp đồng để nhập khẩu sản phẩm Sâm và các loại hạt. Ngoài ra đối với những hợp đồng quan trọng mang giá trị cao, giám đốc sẽ trực tiếp thực hiện công tác và ký kết hợp đồng trực tiếp tại nước xuất khẩu. Về nội dung thì cơ bản của hợp đồng nêu lên trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ giữa hai bên người mua và người bán với nhau. Hợp đồng được ký kết về nội dung cơ bản giống với hợp đồng với chủ đầu tư, thực hiện đúng với pháp luật quốc tế, hai bên nước xuất và nhập khẩu. Ngồi ra hợp đồng hai bên xuất nhập khẩu cịn quy định thêm về phương thức, điều kiện thanh toán; phương thức vận chuyển; thuế hải quan; bảo hành;…