Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Thực Phẩm Trường Sinh Việt Nam
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý
Bộ máy tổ chức của Trường Sinh Foods bao gồm: giám đốc và các bộ phận trực thuộc: phịng hành chính nhân sự, xuất nhập khẩu, phịng kinh doanh, phịng kế tốn, marketing và phòng sản xuất.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thực Phẩm Trường Sinh Việt Nam
(Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự)
Cơng ty TNHH Thực Phẩm Trường Sinh Việt Nam là một công ty chuyên về xuất khẩu rượu và nhập khẩu các sản phẩm giàu dinh dưỡng, có lợi cho sức khỏe . Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình mỗi phịng ban của Cơng ty đã khơng ngừng cố gắng, nỗ lực bổ sung, thay đổi cơ cấu bộ máy quản lý để phù hợp với hoạt động kinh doanh nhất. Các phòng ban lần lượt có những vai trị, chức năng, trách nhiệm cơ bản như sau:
- Giám đốc:
Là người lãnh đạo cao nhất và trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đưa ra các quyết định chiến lược và chiến thuật sản xuất kinh doanh, quản lý quan hệ đối nội, đối ngoại, đưa ra những giải pháp, chính sách nhằm thúc đẩy kinh doanh của hiệu quả, giải quyết mọi vấn đề về lương, chế độ, chính sách cho cán bộ, công nhân viên và đồng thời là những người đứng ra chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Phịng hành chính nhân sự:
+ Chuyên tiếp nhận và xử lý các vấn đề liên quan đến giấy tờ, thủ tục, hợp đồng… từ nội bộ công ty cho đến các nhu cầu của phía khách hàng và đối tác.
+ Ngồi ra cịn tham gia vào các vấn đề liên quan đến giúp việc cho giám đốc công ty, cùng xây dựng và thực hiện các nhiệm vụ hằng ngày của công ty. Tương tác với các bộ phận khác như: kinh doanh, Marketing, sản xuất……
Phịng kế tốn Phịng Hành chính nhân sự Phịng Xuất nhập khẩu Phòng Kinh doanh Phòng sản xuất Giám đốc Phòng Marketing
- Phòng Kinh doanh:
+ Là bộ phận quan trọng trong công ty, đem lai lợi nhuận về cho công ty
+ Thường xuyên và liên tục thực hiện các chiến lược, kế hoạch, định hướng kinh doanh của công ty do giám đốc hoặc ban quản trị đề ra
+ Tham mưu, đề xuất những ý tưởng mới trong kinh doanh
+ Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm….
+ Được tham gia, đào tạo thêm về kỹ năng Sales, kinh doanh, quản trị… theo những mô tip đa dạng nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn nghề nghiệp.
+ Trong tháng, trong quý tham gia thăm xưởng trực tiếp để nắm kỹ hơn về quy trình sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm trong cơng ty.
+ Báo cáo thường xun về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng.
+ Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh
+ Xây dựng cách chiến lược PR, marketing cho các sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.
+ Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu
+ Tìm hiểu thị trường, khách hàng, tiến hành đàm phán, giao dịch các hợp đồng mua bán giao dịch trong và ngoài nước.
+ Theo dõi và tổ chức thực hiện các hợp đồng đã ký. - Phòng Xuất nhập khẩu:
Chức năng: tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập, xuất được chở trên tàu do các công ty khai thác và Forwarder u cầu, có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất - nhập trên tàu trước khi thông quan, đảm bảo việc giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý.
Nhiệm vụ: Soạn thảo và xử lý các chứng từ xuất nhập khẩu: hợp đồng, hóa đơn,
vận đơn, lệnh giao hàng, giấy báo hàng đến, khai thơng tin hàng hóa với hải quan...; Chuẩn bị bộ chứng từ khai hải quan, bộ chứng từ xin cấp C/O, hồ sơ xin cấp phép (đối với hàng hóa yêu cầu giấy phép), hồ sơ xin đăng ký chất lượng ( đối với một số mặt hàng có u cầu), các cơng văn, tờ trình cho các bên có liên quan...; Liên hệ với đối tác, làm thủ tục thông quan cho các lô hàng xuất nhập khẩu; tính tốn các chi phí liên quan đến lô hàng cần được nhập khẩu; lưu trữ hồ sơ, chứng từ như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu...; liên hệ với các nhà cung ứng và khách hàng về lịch chuyển hàng và giao nhận hàng; cập nhật thông tin các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu; thực hiện việc lập báo cáo, đối
chiếu hàng hóa nhập xuất tồn và đối chiếu, hàng tuần, hàng tháng với các phòng, ban liên quan.
- Phịng Kế tốn:
+ Quản lý chứng từ, sổ sách, con số kế tốn trong nội bộ cơng ty.
+ Thực hiện đầy đủ các vẫn đề liên quan đến kỹ năng và nghiệp vụ của người kế toán
+ Lên báo cáo tài chính theo tháng, quý
+ Tham mưu cho ban giám đốc và các hoạt động có sử dụng vốn, tài sản, vật tư, hàng hố của cơng ty.
+ Mọi khoản chi tiêu tiền mặt trên tài sản của công ty đều phải có chữ ký duyệt của kế tốn trưởng hoặc ban giám đốc.
- Phòng Marketing:
+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược truyền thông, thúc đẩy phát triển thương hiệu công ty.
+ Nghiên cứu tiếp thị và thơng tin, tìm hiểu sự thật ngầm hiểu của khách hàng + Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu
+ Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng
+ Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu
+ Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực hiện trước khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng….)
+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing như 4P: sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị; 4 C: Nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin. Đây là kỹ năng tổng hợp của tồn bộ q trình trên nhằm kết hợp 4P và 4C.
Cơ cấu nguồn lao động
Để quyết định sự thành công hay thất bại của cơng ty, yếu tố quan trọng nhất đó là nhân sự. Nhân sự càng chất lượng thì tốc độ phát triển của cơng ty ngày càng cao. Nguồn nhân lực đảm bảo tạo nên nguồn sáng tạo trong tổ chức, doanh nghiệp. Bởi, chỉ có con người mới sáng tạo ra các hàng hoá, dịch vụ và kiểm tra được quá trình sản xuất kinh doanh đó… Mặc dù trang thiết bị, tài sản, nguồn tài chính là những nguồn tài nguyên mà các tổ chức đều cần phải có, nhưng trong đó tài nguyên nhân lực – con người lại đặc biệt quan trọng. Khơng có nhân lực làm việc hiệu quả thì tổ chức đó khơng thể nào đạt tới mục tiêu và phát triển bền vững lâu dài.
Dưới đây là bảng thể hiện cơ cấu và trình độ chun mơn của lao động tại Công ty TNHH Trường Sinh Việt Nam:
Bảng 2.1. Cơ cấu và trình độ chun mơn của lao động Công ty TNHH Thực Phẩm Trường Sinh Việt Nam
Tiêu chí
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Số lượng (người) Tỷ trọng (%) Đại học và trên Đại học 3 18,75 4 17,39 6 18,75 Cao đẳng và trung cấp 5 31,25 7 30,43 9 28,13 PTTH và THCS 8 50,00 12 52,17 17 53,13 Tổng 16 100 23 100 32 100 (Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Nhìn tổng thể, số lượng lao động của công ty thay đổi qua các năm. Cụ thể, năm 2020 tăng 7 người so với năm 2019, tương đương tốc độ tăng khoảng 43,75%. Năm 2021 tăng 9 người so với năm 2020, tương đương tốc độ tăng khoảng 39,13%.
Lượng lao động của công ty tăng dần qua các năm là do cuối năm 2018 Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh sản xuất – sản xuất rượu nên đến năm 2019 thì lượng lao động của cơng ty tăng lên, chiếm nhiều nhất là trình độ trung học phổ thông và trung học cơ sở chiếm khoảng 50% số lượng nhân viên của cơng ty, tiếp theo là trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 31,25% và sau cùng là trình độ đại học chiếm 18,75%. Trong sáu tháng đầu năm 2020 nước ta bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch Covid-19, dãn cách xã hội trên hầu hết cả đất nước, thu hẹp hoạt động sản xuất. Vì dãn cách nên có những nhân viên của cơng ty không thể đến trực tiếp cơng ty để làm việc, nhìn vào mơ hình chung đó cơng ty đưa ra một chính sách mới đó là thuê thêm nhân sự để phát triển mảng kinh doanh online, thuê nhân viên làm việc online tại nhà, tuyển thêm cộng tác viên hỗ trợ bán sản phẩm. Năm 2020 có 23 nhân sự, trình độ đại học và trên đại học là 5 nhân viên chiếm khoảng 17,4%, trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 30,43% và trình độ trung học phổ thơng và trung học cơ sở chiếm 52,17% tổng số lao động của công ty.
Trên đà tăng về nhân sự của 2020, đến năm 2021 công ty vẫn áp dụng việc thuê thêm nhân sự làm việc tại nhà, thuê cộng tác viên (CTV). Năm 2021 số nhân sự của cơng ty là 32 nhân viên, trình độ đại học và trên đại học là 6 nhân viên chiếm khoảng 18,75%, trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm 28,13% và trình độ trung học phổ thơng và trung học cơ sở chiếm 53,12%.