Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
2.2. Quy trình nhập khẩu hàng của công ty
2.2.1. Chuẩn bị giao dịch
Để tất cả các bước trong quá trình nhập khẩu được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng thì bước chuẩn bị giao dịch đầu tiên có sự ảnh hưởng rất lớn. Các bước trong giai đoạn này được thực hiện rõ ràng, cẩn thận để có nguồn thơng tin chính xác nhất. Cụ thể như sau:
Nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là quá trình đầu tiên trong bất kì cơng việc kinh doanh nào khơng chỉ riêng với hoạt động nhập khẩu. Trong bước nghiên cứu thị trường luôn được
Chuẩn bị giao dịch Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Thanh toán Nhận hàng Làm thủ tục hải quan
Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Thuê phương tiện vận tải
Kiểm tra, giám định
Khiếu nại, giải quyết khiếu nại
huy động nhiều nhân viên của phòng Marketing vì tính chất cơng việc khá tốn thời gian và phức tạp. Cơng ty rất coi trọng bước này vì việc nghiên cứu thị trường sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lượng khách hàng của công ty. Các nhân viên áp dụng các phương pháp như tìm hiểu các nguồn thông tin từ Internet, từ những dữ liệu mua hàng sẵn có hay cả phương pháp điều tra tại chỗ đều được thực hiện và đưa ra kết quả nghiên cứu nhanh chóng để cơng ty tiến hành tiếp cận khách hàng.
Vì hiện tại nguồn thơng tin mà các nhân viên có được cịn hạn chế nên việc phân tích nghiên cứu thị trường cịn diễn ra khá lâu. Việc điều tra tại chỗ đang được áp dụng nhiều hơn vì tính chính xác cao và sát với nhu cầu của khách hàng dù cách thức này mất nhiều thời gian, công sức và chi phí. Cịn những thông tin được lấy trên mạng Internet tuy nhanh chóng, tốn ít chi phí nhưng tỉ lệ chính xác thấp và mức độ nhiễu thông tin khá cao. Từ việc nghiên cứu bộ phận Marketing đã đưa ra được tập hợp những thông tin liên quan đến nhu cầu khách hàng như sau:
Loại mặt hàng mà thị trường đang tìm kiếm: hiện nay nền cơng nghiệp hóa đang phát triển nên nhu cầu về sử dụng các sản phẩm bảo vệ sức khỏe ngày càng tăng cao. Công ty chủ yếu thực hiện nhập khẩu các loại sản phẩm phục vụ cho nhu cầu sức khỏe của con người nên chúng đặc biệt phải là sản phẩm tốt nhất, chất lượng nhất, phù hợp với khả năng chi trả của con người. Vậy nên để chọn được một nhà cung cấp phù hợp, cơng ty đã chú trọng vào nghiên cứu tìm hiểu đối tác cung cấp ở nước ngoài. Các yêu cầu về sản phẩm như chất lượng, giá cả sản phẩm phù hợp, mẫu mã đa dạng cũng là một yêu cầu khi mua hàng của các doanh nghiệp hay khách hàng cá nhân.
Vì nhu cầu của thị trường, nhu cầu của khách hàng là luôn biến động nên cơng ty rất khó khăn trong việc xác định, thống kê chính xác. Cơng ty khơng chỉ đặt lợi nhuận lên hàng đầu mà đi cùng là sự tin tưởng về sau của khách hàng. Công ty ln phải tìm hiểu thêm các loại sản phẩm bán ra thị trường được khách hàng chấp nhận ở những mức giá nào, mức giá nào là phù hợp. Vì các loại sản phẩm chăm sóc sức khỏe ngồi thị trường đang phát triển mạnh. Nên khách hàng sẽ có nhiều lựa chọn hơn và sẽ đắn đo trong khi so sánh về chất lượng đi cùng giá cả. Vì vậy, cơng ty cũng phải tìm hiểu về khả năng tài chính, các nguồn thu nhập của khách hàng,.. để có những biện pháp cụ thể đáp ứng nhu cầu khách hàng trong định mức có thể chấp nhận được.
Nghiên cứu thị trường trong nước
Quá trình nghiên cứu thị trường trong nước được cho là một công tác vô cùng quan trọng, nó dường như là yếu tố quyết định đến hướng đi cho hoạt động kinh doanh của công ty. Khi thực hiện nghiên cứu thị trường trong nước đòi hỏi cần phải xác định được giá cả, chủng loại, nhu cầu, thị hiếu,… điều quan trọng phải đưa ra được dự báo nhu cầu sử dụng sản phẩm nhập khẩu đó trong thời gian sắp tới. Khi nghiên cứu, cần phải nêu ra được thị trường đang cần gì, thiếu gì, giá cả, số lượng là
bao nhiêu. Cũng với mục tiêu đó, Cơng ty TNHH Thực Phẩm Trường Sinh với mục đích nghiên cứu nhu cầu nhập khẩu các sản phẩm tốt cho sức khỏe nhằm đem đến nguồn cung có chất lượng tốt nhất. Tuy nhiên thị trường luôn biến động, khách hàng cũng liên tục thay đổi theo xu hướng, theo thời gian nên đây dường như là bước vơ cùng nhiều khó khăn, để rồi đưa ra được dự báo hay xu hướng về cầu thị trường trong tương lai, đòi hỏi cần phải kết hợp được nhiều yếu tố khác nhau để đưa ra được dự báo.
Khi thực hiện nghiên cứu thị trường cơng ty ngồi việc phải xác định được xu hướng của thị trường, còn cần phải xem giá cả của các sản phẩm nhập khẩu đang được thị trường nội địa mua và bán với giá cả ra sao, như thế nào; các doanh nghiệp đang kinh doanh cùng loại mặt hàng đang cung cấp cho thị trường với mức giá là bao nhiêu, dịch vụ như thế nào. Hiện nay, xã hội phát triển thì vấn đề sức khỏe càng cần được cải thiện, con người càng chăm lo cho cuộc sống của mình nhiều hơn. Từ đó cơng ty có những biện pháp, kế hoạch tiếp cận khách hàng khác nhau đáp ứng nhu cầu của từng đối tượng. Mặt khác, công ty không thể tránh khỏi những đối thủ cạnh tranh kinh doanh cùng lĩnh vực cung cấp các sản phẩm dinh dưỡng. Do đó, đối với những đối thủ cạnh tranh công ty nghiên cứu đối thủ xem họ cung ứng mặt hàng gì, giá cả bao nhiêu, chính sách bán hàng, lợi thế và hạn chế của họ. Dựa cào đó cơng ty có những giải pháp phù hợp hơn so với đối thủ, tạo được tin tưởng đối với khách hàng bằng kinh nghiệm của mình.
Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh
Thị trường sản phẩm chăm sóc sức khỏe là một thị trường có nguồn thu nhập ổn và có lượng khách hàng tương đối cao nên việc có nhiều đối thủ cạnh tranh là việc không thể tránh khỏi đối với cơng ty. Việc tìm hiểu, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh giúp công ty nhận định được năng lực của các công ty cùng ngành và đưa ra các phương án kinh doanh tốt hơn. Công việc này được công ty cử các nhân viên phịng Marketing có kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu quan sát và tìm hiểu. Cơng ty từ đó cũng lên những kế hoạch phát triển rõ ràng hơn, quan tâm đến thị hiếu khách hàng hơn và áp dụng những điều khoản đặc biệt khi mua hàng tại công ty.
Nghiên cứu thị trường nước ngồi
Cơng ty chun cung cấp sản phẩm từ thảo mộc nhằm chăm sóc, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Trong những năm gần đây cơng ty tìm hiểu qua các quảng cáo từ đối tác nước ngồi hay cách nhanh hơn là tìm hiểu qua internet vì hiện nay các thơng tin đều được cơng bố ở đó sau đó trực tiếp sang Peru để tìm kiểu kỹ hơn về đối tác. Ngoài ra việc sử dụng các thơng tin qua sách báo hay tạp chí cũng được công ty áp dụng. Các thơng tin sẽ được tìm hiểu nhanh chóng và thống kê để đưa ra được kế hoạch các thị trường nhập khẩu tối ưu nhất.
Xin giấy phép nhập khẩu
Kiểm tra các loại giấy tờ cần thiết và các loại giấy phép để có thể nhập khẩu được lô hàng và các loại giấy tờ để làm được giấy phép nhập khẩu. Về mặt pháp lý đây là bước quan trọng nhất để có thể tiến hành nhập khẩu một lơ hàng.
Tìm hiêu giấy phép và giấy tờ cần thiết để có thể nhập khẩu vào Việt Nam. Sau đó sẽ liên hệ với đầu nước ngoài ( bên cung cấp) là bây giờ muốn nhập khẩu được những sản phẩm này vào Việt Nam thì cơng ty TNHH Thực Phẩm Trường Sinh cần những giấy tờ để có thể xin được giấy phép kiểm dịch thực phẩm vào Việt Nam thì cơng ty bạn có làm được hay khơng. Nếu họ phản hồi là họ làm được và họ đã từng làm rồi thì cơng ty sẽ u cầu họ gửi một bản mẫu mà họ đã từng làm. Rồi công ty dựa vào đó tham khảo và làm việc với bên phụ trách về thủ tục hải quan để xem mẫu như vậy đã được hay chưa.
Liên hệ với người bán hàng ở đầu nước ngoài xem những giấy tờ mà cơng ty cần để có thể làm được thủ tục nhập khẩu ở đầu Việt Nam và họ có thể đáp ứng được hay khơng. Đối với mặt hàng Sâm Maca Peru, hạt chia và hạt diêm mạch thì phải làm giấy phép kiểm dịch thực phẩm ở Việt Nam nên cơng ty phải có HC ( Health Certificate).
Xin giấy phép nhập khẩu để đề phòng trường hợp sau khi đã giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng mà không xin được giấy phép nhập khẩu. Điều này sẽ gây nên rất nhiều phiền phức và thiệt hại bởi như thế có nghĩa là cơng ty đã tự động hủy hợp đồng sau khi đã đồng ý ký với đối tác, do đó bên đối tác có quyền kiện và địi bồi thường. Các nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ phải xin giấy phép nhập khẩu. Thường các sản phẩm mới của công ty nhập về sẽ khơng phải xin mà chỉ có các sản phẩm cũ cần qua thẩm định, kiểm tra kỹ thuật mới phải xin giấy phép từ cơ quan chức năng.