(Nguồn: Hồ sơ kiểm toán của SCS Global)
Trên đây là trích dẫn giấy tờ làm việc của KTV về thủ tục phân tích biến động số dư khoản mục Tiền cuối kỳ năm nay so với năm trước. Số liệu ở cột 31/12/2009 và 31/12/2010 được lấy từ Biểu chỉ đạo. Trong đó, với số liệu ở cột 31/12/2010, KTV phải đối chiếu khớp đúng với giá trị trên sổ cái của DN, còn số liệu ở cột 31/12/2009, KTV thực hiện đối chiếu với số liệu trên BCTC đã kiểm tốn năm trước đó. Giải thích các cơng thức được sử dụng:
Chênh lệch = Số dư cuối kỳ (31/12/2010) – Số dư đầu kỳ (31/12/2009) % Chênh lệch = Chênh lệch/Số dư đầu kỳ (31/12/2009)
Việc so sánh cho thấy khoản mục Tiền thời điểm cuối kỳ năm 2010 tăng 188% hay 1.331.908.493VND so với cùng kỳ năm trước. Đây là một biến động đáng kể đối với khoản mục này. Kết hợp với phương pháp điều tra, KTV nhận được lời giải thích từ chị Thảo, kế tốn trưởng DN ABC về các biến động như sau:
- Năm nay doanh thu tăng trưởng nhanh, nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt tăng lên, nhu cầu dự trữ tiền mặt theo đó cũng tăng lên. Điều đó giải thích cho sự biến động tăng đến 118% của số dư tiền mặt cuối năm nay so với thời điểm cuối năm tài chính trước.
- Kế toán trưởng cũng cho biết, năm nay, việc nhập khẩu nguyên vật liệu gia tăng, nhu cầu cần tiền USD để thanh tốn cho nhà cung cấp theo đó cũng tăng lên, trong khi khách hàng của công ty phần lớn là thanh tốn bằng VND. Do đó, DN thường thực hiện chuyển đổi tiền từ tài khoản VND sang tài khoản USD để thực hiện thanh toán, và việc chuyển đổi thường được thực hiện vào giai đoạn cuối tháng để chuẩn bị cho việc thanh toán vào giữa tháng sau. Điều này giải thích cho biến động tăng trong tài khoản USD và biến động giảm trong tài khoản VND tại ngân hàng vào thời điểm cuối kỳ của DN.
Như vậy, từ việc vận dụng phối hợp phương pháp phân tích và điều tra, KTV đã thu thập được những giải thích hợp lý về sự biến động bất thường của khoản mục Tiền trên BCTC.
b) Vận dụng phương pháp quan sát và kiểm tra tài liệu.
Sau khi giải thích được các biến động, bước tiếp theo, các KTV bắt đầu kiểm tra đến chi tiết các khoản cấu thành số dư khoản mục Tiền thời điểm cuối kỳ, bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng, chi tiết tài khoản tại 5 ngân hàng.
Đối với khoản tiền mặt tại quỹ, KTV thực hiện chứng kiến kiểm kê cùng với kế hoạch kiểm kê cuối kỳ của DN vào cuối ngày 31/12/2010. Việc kiểm kê được thực hiện dưới sự có mặt của các thành viên trong Ban kiểm kê, gồm có: chị Hoa- Thủ quỹ, chị Thảo-Kế tốn trưởng, và anh Thái-Trưởng phịng điều hành. KTV không trực tiếp thực hiện kiểm đếm, mà việc này được thực hiện bởi Thủ quỹ DN dưới sự chứng kiến của KTV và các thành viên Ban kiểm kê. Việc quan sát được thực hiện từ lúc thủ quỹ gom tiền từ két sắt, phân loại, đến lúc kiểm đếm từng loại tiền theo giá trị từ lớn đến nhỏ. Sau khi hoàn thành cuộc kiểm kê, KTV sẽ thu thập ngay biên bản ghi nhận q trình kiểm kê có chữ ký của các thành viên Ban kiểm kê dưới dạng photo biên bản gốc. Đây sẽ là bằng chứng đáng tin cậy cho sự hiện hữu của khoản tiền mặt tại quỹ vào thời điểm cuối kỳ lập BCTC. Dưới đây là trích dẫn biên bản kiểm quỹ của DN dưới sự quan sát của KTV:
Công ty TNHH ABC
Đường số 4, KCN AMATA, Biên Hồ, Đồng Nai.
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ
Hơm nay, ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ban kiểm kê gồm có:
1. Ơng Nguyễn Duy Thái - Trưởng phòng điều hành2. Bà Lê Thị Ngọc Thảo - Kế toán trưởng 2. Bà Lê Thị Ngọc Thảo - Kế toán trưởng
3. Bà Trần Thị Hoa - Thủ quỹ4. …………………………… 4. ……………………………
Tổ chức tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt của Công ty TNHH ABC. Kết quả kiểm kê như sau:
STT Loại tiền Loại tiền (đồng) Số lượng (tờ) Tổng cộng Ghi chú 1 500,000 40 20,000,000 2 200,000 1 200,000 3 100,000 249 24,900,000 4 50,000 2 100,000 5 20,000 0 - 6 10,000 2 20,000 7 5,000 0 - 8 2,000 1 2,000 9 1,000 1 1,000 10 500 1 500 TỔNG CỘNG 45,223,500
Tồn quỹ tiền mặt theo sổ sách kế toán:
45,223,53
4 VNDTồn quỹ tiền mặt theo kiểm kê: 45,223,500 VND Tồn quỹ tiền mặt theo kiểm kê: 45,223,500 VND
Chênh lệch: 34 VND
Lí do: Số tiền chênh lệch là do tiền mặt không thể chi ra số lẻ dưới 200 đồng
Kế tốn Thủ quỹ Trưởng phịng điều hành
Lê Thị Ngọc Thảo Trần Thị Hoa Nguyễn Duy Thái
(Nguồn: Hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty)
Thủ tục kiểm toán này đã đáp ứng mục tiêu kiểm toán hiện hữu về khoản tiền mặt tại quỹ của DN vào thời điểm cuối kỳ lập BCTC.
Đối với khoản Tiền gửi ngân hàng, KTV tiến hành thu thập sổ phụ và thư xác nhận tiền gửi ở tất cả các ngân hàng của DN thời điểm cuối kỳ lập BCTC, sau đó thực hiện đối chiếu với giá trị trên sổ sách khách hàng. Mẫu thư xác nhận ngân hàng được thiết kế bởi Cơng ty, sau đó chuyển cho DN để trực tiếp gởi cho ngân hàng xác nhận. Thư xác nhận sau đó được gởi trực tiếp về cho KTV. Việc đối chiếu thể hiện trên giấy tờ làm việc sau:
D142
ABC Co., Ltd Người thực hiện: Giangltc Ngày: 23/01/2011
Kỳ kế toán kết thúc ngày
31/12/2010 Người kiểm tra: Thuytx Ngày: 27/01/2011
Tiền và tương đương tiền
Thủ tục thực hiện:
Đối chiếu với biên bản kiểm quỹ, Sổ phụ ngân hàng, Thư xác nhận ngân hàng
Thực hiện
Tên tài khoản Số tiền bằngVND Nguyên tệ Số tiền bằngnguyên tệ
Đồn g ý với Biên bản kiểm quỹ Đồn g ý với Sổ phụ Ngâ n hàng Đồn g ý với thư xác nhận ngân hàng Ghi chú
1111 Tiền mặt Việt Nam 45,223,534 VND 45,223,534.00 1121M Tiền VND gửi ngân 1121M Tiền VND gửi ngân
hàng-Mizuho 19,987,797 VND 19,987,797.00
1121S Tiền VND gửi ngân
hàng-SMBC 12,669,602 VND 12,669,602.00
1121V Tiền VND gửi ngân
hàng –VCB 317,971,859 VND
317,971,859.0
0
1121E Tiền VND gửi ngân
hàng-VIB-E 1,567,200 VND 1,567,200.00
1121H Tiền VND gửi ngân
hàng-VIBHoa 197,800 VND 197,800.00
1122M Tiền USD gửi ngân
hàng-Mizuho 986,055,527 USD 52,084.07
1122S Tiền USD gửi ngân
hàng-SMBC 664,752,627 USD 35,112.65
1122U Tiền USD gửi ngân
hàng-UFJ 38,138,446 USD 2,014.50 Tổng cộng 2,086,564,392 Chú thích: : Đối chiếu khớp đúng Kết luận: Mục tiêu được đáp ứng
(Nguồn: Hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty)
Qua đối chiếu, số liệu ghi nhận trên sổ sách DN với số liệu trên Biên bản kiểm quỹ, sổ phụ ngân hàng và thư xác nhận của tất cả các ngân hàng là khớp với nhau. Điều đó cung cấp cho KTV bằng chứng về sự hiện hữu, đầy đủ và giá trị của khoản mục Tiền thời điểm cuối kỳ của DN ABC.
Tiếp theo, KTV thực hiện chọn mẫu một vài nghiệp vụ trong kỳ của DN để kiểm tra về sự xét duyệt trên chứng từ, việc ghi nhận đúng bản chất của nghiệp vụ, đúng thời điểm, đúng giá trị thể hiện trên chứng từ, … Việc thực hiện này giúp KTV kiểm tra được sự phù hợp giữa các nghiệp vụ xảy ra và việc ghi chép tương ứng của DN lên sổ sách như thế nào. Qua phỏng vấn, các KTV cho biết, việc chọn mẫu các nghiệp vụ này là tuỳ thuộc vào xét đoán của KTV. KTV sẽ thực hiện bằng cách xem xét sổ cái tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của DN, sau đó tiến hành chọn mẫu một số các nghiệp vụ dựa trên tiêu chí: giá trị lớn, nội dung nghiệp vụ lạ, bất thường, các nghiệp vụ không thường xuyên, … hoặc thông qua chọn ngẫu nhiên. Việc kiểm tra tài liệu được thể hiện trên giấy tờ làm việc như sau:
D143
ABC Co., Ltd Người thực hiện: Giangltc Ngày: 23/01/2011
Tiền và tương đương tiền
Thủ tục thực hiện