Chương 2 : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Giao nhận Daijin Việt Nam
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Cơng ty TNHH Daijin Express Việt Nam hay cịn được gọi theo tên quốc tế là Daijin Express Viet Nam Company Limited hay còn được viết tắt là Daijin VN Co.,Ltd. Công ty được thành lập ngày 19/07/2013 với tên gọi Công ty TNHH Giao nhận Daijin Việt Nam, và được cấp giấy đăng ký kinh doanh số 0106235202 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày 27/07/2013, được quản lý bởi chi cục thuế quận Cầu Giấy. Hiện tại, trụ sở chính của cơng ty được đặt tại phòng 701, Tòa nhà TTC, số 19 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam. Một số thông tin cơ bản về công ty TNHH giao nhận Daijin Việt Nam:
Người đại diện pháp luật: GĐ. Lee Beom Kyo
Điện thoại: +84.24. 32242570
Fax: (+84) 44500114
Địa chỉ Website: https:// www.daijinexpress.co.kr
Email: adminhn@daijinexpress.vn
Biểu tượng của Tổng cơng ty:
Hình 2.1. Biểu tượng cơng ty DAIJIN EXPRESS Việt Nam
Biểu tượng tròn màu xanh thể hiện sự uy tín lấy khách hàng đặt lên hàng đầu và sự khát khao trở thành một trong những địa chỉ cung cấp các dịch vụ logistics tốt nhất tại Việt Nam giống như câu châm ngôn của công ty “Challenges to satisfy customers at 100%". Từ những năm 2000, nền kinh tế thế giới đang phát triển mạnh mẽ, kinh doanh quốc tế trở thành một tất yếu khách quan đối với mọi quốc gia. Sự giao thương giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển mạnh dẫn đến nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng khơng ngừng phát triển.
mình hồn thiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình đến với khách hàng trong và ngoài nước.
Bên cạnh đó, tiền thân của Daijin Korea đã có một lượng hàng hóa rất lớn, trong khi đó xuất khẩu hàng hóa về Việt Nam phải đi thuê các công ty logistics Việt điều này gây khó khăn trong cách vận hành và bị thổi giá. Nhận thức được thời cơ trên, công ty TNHH Giao nhận Daijin Express Việt Nam cũng được ra đời trong hồn cảnh trên.
Với tầm nhìn “Trở thành doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Logistics trọn gói hàng đầu Việt Nam”. Sau gần 10 năm thành lập, Công ty TNHH Giao nhận Daijin Express Việt Nam đã được nhìn nhận như một trong những Cơng ty có uy tín về chất lượng dịch vụ, có am hiểu về thị trường vận tải quốc tế và tạo được sự tin cậy với khách hàng cũng như các công ty hoạt động trong ngành. Bên cạnh đó quy mơ hoạt động ngày càng đa dạng và chuyên nghiệp, đội ngũ lãnh đạo và nhân viên giàu kinh nghiệm. Công ty đang từng bước khẳng định và nâng cao vị thế cạnh tranh của mình và đầy tiềm năng phát triển trong tương lai không xa.
2.1.2. Lĩnh vực hoạt động và mạng lưới kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Daijin Việt Nam cung cấp hầu hết các dịch vụ của ngành công nghiệp vận tải và hậu cần. Các dịch vụ này đều dựa trên chuỗi quản lý bổ sung bao gồm:
- Vận tải đường biển: rất mạnh tuyến Châu Á như Trung Quốc, Hong Kong, Hàn Quốc.
- Vận tải hàng không
- Hải quan với hàng thông thường, hàng tạm nhập-tái xuất; ...
Biểu đồ 2.1. Tỷ trọng các dịch vụ cung cấp tại Daijin tính đến tháng 01/2022
Nguồn: Công ty Daijin
60% 30% 10% Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng dường biển Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng khơng Dịch vụ hải quan (Custom brokerage)
Nhìn vào biểu đồ (lấy số liệu tại phòng xuất nhập khẩu) ta có thể thấy rằng Daijin cung cấp chủ yếu các dịch vụ vận tải đường hàng biển với các mặt hàng FCL, LCL, hàng lạnh, hàng khô, ... chiếm tới 60% tỷ trọng dịch vụ đang cung cấp tại cơng ty. Bên cạnh đó, các dịch vụ vận tải đường hàng không chiếm tới 30% số lượng dịch vụ tại công ty. Tiếp đến, về dịch vụ hải quan với các loại mặt hàng chỉ chiếm ở mức 10%, do cơng ty cũng có hỗ trợ khách hàng tư vấn miễn phí trừ khi có những mặt hàng khó, hàng nguy hiểm.
Với khối lượng hàng hóa ổn định hàng tuần, Daijin đã tập trung mạnh vào các tuyến đến Trung Quốc, Hong Kong, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc,…Bên cạnh đó, cơng ty cịn cung cấp tích hợp tuyến trên tồn thế giới để đảm bảo giá trị của các dịch vụ đáp ứng nhu cầu của các loại khác nhau của khách hàng.Các dịch vụ cung cấp của công ty trong lĩnh vực vận tải bằng đường hàng không
Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới với tần suất bay cao, tải trọng lớn như: Singapore Airlines, Philippine Airlines, Hongkong Airlines, Japan Airlines, China Airlines, Korean Airlines, Asiana Airlines, DHL, FEDEX, Cargolux, Vietnam Airlines….
Về giao nhận, Công ty đảm nhận các dịch vụ đa dạng từ kho chủ hàng cho đến sân bay hoặc kho của người nhận (airport-airport, door-airport, airport-door, door-door):
- Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu.
- Dịch vụ hàng xuất nhập trọn gói từ đóng gói hàng hóa, bốc xếp, vận chuyển
nội địa, khai quan, vận chuyển quốc tế và giao hàng đến nhà máy sản xuất.
- Loại hàng hóa trong vận chuyển đường hàng khơng: Phụ tùng điện, máy tính,
linh kiện, hàng nhựa, và một số loại hàng khác theo quy định.
- Định tuyến thường xuyên: Incheon, HongKong, Shenzhen, Osaka, Shanghai,
Narita, Tokyo, Ningbo, Yingdou, …
2.1.2.1. Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Với mạng lưới đại lý trải rộng khắp các cảng biển trên khắp thế giới, Daijin hợp tác tốt với nhiều hãng vận tải có uy tín như Evergreen, APL, Yangming, TS.Lines, Cosco, KMTC Line (Korea Marine Transport Company), Namsung Shipping và CK Line. Từ năm 2020 trở lại đây, Daijin đang tập trung vào các tuyến đến Mỹ, Châu Âu, Canada và đang tiếp tục đầu tư mạnh vào cả hai hướng FCL và LCL để mở rộng các điểm đến mới.
Các sản phẩm và dịch vụ chủ yếu trong vận tải bằng đường biển:
- Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại (hàng nguyên container FCL và hàng lẻ LCL).
- Cung cấp dịch vụ hàng nhập từ các nơi trên thế giới về Việt Nam (đặc biệt từ thị trường Trung Quốc và Hàn Quốc).
- Dịch vụ hàng nguyên Container (FCL/FCL) và lưu kho. - Thông quan hải quan, kho, vận tải nội địa.
Loại hàng hóa trong vận chuyển đường biển: Phụ tùng điện, máy tính, linh kiện, hàng nhựa, và một số loại hàng khác theo quy định.
Định tuyến thường xuyên: Shanghai, Incheon, Shenzhen, Ningbo, HongKong Osaka, Shanghai, Narita,Tokyo, Yingdou, …
2.1.2.2. Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng khơng
Các dịch vụ cung cấp của công ty trong lĩnh vực vận tải bằng đường hàng không: Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên thế giới với tần suất bay cao, tải trọng lớn như: Singapore Airlines, Thai Airways, Malaysia Airlines, Japan Airlines, China Airlines, Eva Air, Korean Airlines, Asiana Airlines, United Airlines, Lufthansa Airlines, Air France, Cargolux, Vietnam Airlines….
Về giao nhận, Công ty đảm nhận các dịch vụ đa dạng từ kho chủ hàng cho đến sân bay hoặc kho của người nhận (airport-airport, door-airport, airport-door, door- door):
- Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia lẻ hàng nhập khẩu.
- Dịch vụ hàng xuất nhập trọn gói từ đóng gói hàng hóa, bốc xếp, vận chuyển
nội địa, khai quan, vận chuyển quốc tế và giao hàng tận nhà.
- Dịch vụ hỗ trợ: đại lý hải quan, bảo hiểm hàng hóa, cung cấp giấy chứng nhận
xuất xứ, giấy kiểm dịch động thực vật, đóng kiện gỗ, hun trùng…
- Loại hàng hóa trong vận chuyển đường hàng khơng: Phụ tùng điện, May mặc,
Giày dép, Thực phẩm, Hàng tươi sống và một số loại hàng khác theo quy định.
- Hãng hàng không thường xuyên: Korea Air Cargo (KE), Asiana Airlines (OZ),
Fly Emirates (EK), Qatar Airways (QR), Malaysia Airlines (MH), Vietnam Airlines (VN).
- Định tuyến thường xuyên: Inchoen, Hong Kong, Singapre, Narita, Tokyo,
Shanghai, Quingdou, ….
2.1.2.3. Dịch vụ hải quan
Khai báo hải quan là một trong những cơng đoạn quan trọng nhất trong q trình xử lý hàng hóa xuất nhập khẩu, nó khơng chỉ địi hỏi hành động linh hoạt của nhân viên có đầy đủ kinh nghiệm xử lý các vấn đề xảy ra từ khách hàng mà còn nắm bắt các kỹ năng vận hành thiết bị hiện đại để giao hàng nhanh chóng. Để đáp ứng nhu cầu nêu trên của khách hàng, các dịch vụ hải quan của Daijin đã được cải thiện hồn hảo từng ngày và đã góp phần thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của công ty. Với các nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, Daijin đang cung cấp dịch vụ môi giới hải quan chuyên nghiệp cao nhất. Các dịch vụ hải quan chính bao gồm:
Dịch vụ khai báo hải quan cho đường biển (FCL, LCL) và vận chuyển hàng không.
Dịch vụ khai báo hải quan đối với hàng khơ như hàng: Phụ tùng điện, máy tính linh kiện, hàng nhựa, và một số loại hàng khác theo quy định và hàng lạnh như gà đông lạnh, chân gà, thực phẩm, offal…
Đồng thời, Daijin cũng đáp ứng được dịch vụ trucking có khách hàng, với đủ loại xe tùy thuộc vào từng mặt hàng. Tuy nhiên, dịch vụ trucking bên cơng ty đang th ngồi, một số bên đối tác mà Daijin đang sử dụng là: Công Ty TNHH Tiếp Vận Lâm Anh, Công Ty TNHH Tiếp Vận Hưng Nguyên, ….
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của công ty TNHH Giao nhận Daijin Việt Nam Việt Nam
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Để hoạt động hiệu quả, tránh sự chồng chéo trong quá trình làm việc đồng thời tạo hiệu quả tối ưu. Công ty quyết định cơ cấu tổ chức đảm bảo với mục tiêu của mình, đảm bảo sự liên tục giữa các phân đoạn, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Giao nhận Daiijin Express Việt Nam.
Nguồn: Công ty Daijin
Ban lãnh đạo
Những người có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lí và bảo tồn vốn của cơng ty, đồng thời, thiết lập chính sách và giám sát các quản lý của cơng ty. Người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của cơng ty, có các quyền và nghĩa vụ:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty - Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty
- Bổ nhiệm, miễn nhiễm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty - Ký kết hợp đồng nhân danh công ty
- Tuyển dụng lao động
Các quyền và nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà ban giám đốc ký với cơng ty.
Phịng Xuất nhập khẩu
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng là nhập chứng từ hàng xuất và hàng nhập như làm Bill tàu, làm giấy thông báo hàng đến, invoice, packing list…
- Trực tiếp soạn thảo bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan, khai báo hải quan. Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết khác để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng.
- Thực hiện thủ tục khai báo hải quan.
- Quản lý theo dõi các đơn hàng, hợp đồng. Phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu.
- Nắm bắt rõ nội dung trên chứng từ để thuận tiện cho công ty trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng.
- Thường xuyên theo dõi, nắm bắt kịp thời những thay đổi của nhà nước về pháp luật xuất nhập khẩu, thuế, hải quan quản lý... liên lạc với khách hàng để tìm hiểu thêm những thông tin cần thiết hơn về lô hàng giúp bộ phận xuất nhập khẩu hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Chủ động liên lạc với bộ phận giao nhận để lấy số kịp thời sau đó kiểm tra lại số liệu và đối chiếu với chứng từ
- Phối hợp với Phòng giao nhận để hồn thành cơng việc.
Phòng giao nhận
Là bộ phận trực tiếp cầm chứng từ đi khai báo Hải quan, lấy chứng từ thơng quan hàng hóa, trực tiếp ra cảng làm hàng, nhận hàng, thuê phương tiện vận tải, giao hàng cho người nhận, trung chuyển từ cảng, kho bãi đến kho riêng của đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu
- Thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu làm thủ tục hải quan, thủ tục thơng quan hàng hóa
- Thanh lý hải quan
- Dán seal, bấm seal, cân đo, kiểm hóa hàng
- Theo dõi, nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận, ghi chép vào sổ theo dõi để đối chiếu và lưu trữ
Phối hợp với bộ phận kế tốn trong việc thanh tốn các chi phí cho việc giao nhận.
Đây là bộ phận quan trọng trong việc giữ uy tín cũng như tạo sự tín nhiệm trong quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng.
Phòng Marketing- kinh doanh.
- Giữ vị trí đầu mối trong việc chăm sóc khách hàng, xử lí các vướng mắc, khiếu nại phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Hướng dẫn các phòng ban liên quan trong quá trình thực hiện dịch vụ với khách hàng.
Trình dự án nghiên cứu lên cho giám đốc, giao dịch với khách hàng về các vấn đề nghiệp vụ như giá cước, sự biến động trong quá trình giao nhận hàng, tổ chức tiếp thị, quảng cáo tìm đối tác cho công ty, nghiên cứu, tập hợp hệ thống các văn bản pháp quy. Luật lệ hiện hành có liên quan đến hoạt động của công ty, nghiên cứu, đề xuất các dự án kinh doanh.
Phịng kế tốn
Cơng tác kế tốn là nghiệp vụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp, chức năng và nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm:
- Thanh tốn cước phí với các hãng tàu, hãng giao nhận, khách hàng. - Thanh tốn cước phí nội địa và các nhiệm vụ phát sinh
- Báo cáo doanh thu, tình hình thu-chi hàng tháng, lập bảng lương, chấm cơng. - Với các chủ hàng, bộ phận kế toán lập hoá đơn thu tiền cước phí và dịch vụ với các lô hàng xuất từ các chủ hàng.
- Với hãng tàu phải đối chiếu cước phí, xác nhận thanh tốn, lập hố đơn, thu phí hoa hồng với hãng tàu.
Quản lý nợ trong và ngồi nước, báo cáo thuế và đóng thuế
- Lập hố đơn thu nội bộ các phịng ban trong cơng ty đưa hàng lại.
- Thanh tốn cước phí nội địa trong nước đối với các dịch vụ chuyển tải và hàng door to door.
- Chi trả tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên trong cơng ty. - Thanh tốn các khoản tạm ứng, các chi phí phát sinh.
- Theo dõi công nợ phát sinh, tổng hợp và kiểm tra các báo cáo kết quả kinh doanh
- Chịu trách nhiệm về các công tác liên quan tới nhân sự: quản lý, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ, lên kế hoạch và thực hiện các chương trình xây dựng văn hóa cơng ty.
Phòng nhân sự
- Phối hợp với các phịng ban trong cơng ty để lập kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thơng tin nhân lực tồn cơng ty, đưa ra bảng mơ tả cơng việc chuẩn hóa cho từng vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
- Tham vấn, giám sát q trình tuyển dụng. Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty.
- Kết hợp cùng các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếu cho cơng ty.
- Tổ chức các hoạt động cơng ty về nội quy, chính sách cơng ty
=> Nhìn chung các phịng ban trong cơng ty có mối quan hệ khăng khít và hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động thông suốt, nhịp nhàng nhằm đẩy mạnh hiệu quả kinh doanh