Chương 2 : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA
2.3. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
của cơng ty Daijin
2.3.1. Trình độ đội ngũ nhân viên
Đội ngũ nhân viên tại Daijin đều có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan đến giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, các leader đều có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực này. Điều này đã góp phần giải quyết nhanh các vấn đề xảy ra trong quá trình giao nhận như: gặp vấn đề về thủ tục hải quan, không lấy được hàng,… Nhân viên tại Daijin đều cố gắng xử lý vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng nhất để đúng tiến độ giao đơn hàng về như lịch trình. Khơng chỉ vậy, với đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng cũng xử lý các phàn nàn của khách hàng về một đơn hàng một cách khéo léo giúp các phòng ban khác liên quan kịp thời thay đổi, nhanh chóng trong cách xử lý quy trình hơn.
Trình độ về nghiêp vụ, am hiểu pháp luật quốc tế, sự linh hoạt trong cơng việc đã khiến quy trình giao nhân hàng hóa tại cơng ty được diễn ra nhanh chóng và nhận được sự tin tưởng, hài lịng của các khach hàng.
2.3.2. Quản trị doanh nghiệp
Cơ chế quản lý doanh nghiệp cũng tác động khá lớn đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Daijin. Một số vấn đề liên quan đến cơ chế quản lý nội bộ cơng ty đã khiến quy trình giao nhận bị trì trễ, ví dụ việc thanh tốn tiền lệnh, chờ thời gian duyệt khá lâu, đôi khi bên khách hàng yêu cầu lấy hàng nhưng lệnh lấy hàng vẫn chưa được cấp vì cấp trên chưa thanh tốn. Một số liên quan đến giấy tờ, báo giá cịn chờ thời gian khá lâu mới được thơng qua.
2.3.3. Nguồn vốn
Đây cũng là một trong các nhân tố mà Daijin gặp phải làm ảnh hưởng đến quy trình giao nhân hàng hóa nhập khẩu. Trước những năm dịch bệnh chưa bùng phát, việc kinh doanh của công ty rất phát triển, làm nguồn vốn của cơng ty tăng. Do đó, việc trang bị cho cơ sở hạ tầng hay thực hiện trước các dịch vụ ứng tiền trước như lấy lệnh hãng tàu, nộp thuế nhập khầu, làm thủ tục hải quan được diễn ra một cách nhanh chóng, khơng cần chờ thời gian quá lâu để lấy quyết định từ ban giám đốc mà chỉ cần tổng quản lý, trưởng phòng và kế toán là được. Nhưng khi dịch bệnh bùng phát, nguồn doanh thu của Daijin bị sụt giảm đáng kể, dẫn đến nguồn vốn để duy trì cho cơng ty cũng sụt giảm theo, từ thời điểm đó mọi quyết định liên quan đến việc ứng tiền trước, nâng cấp trang thiết bị phải mất rất nhiều thời gian để được phê duyệt. Chính điều này đã gây gián đoạn trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu cảu cơng ty.
Ví dụ: Tàu cập cảng từ hơm 26 và lô hàng đã được mở tờ khai từ ngay ngày hơm sau, trong khi đó đề nghị thanh tốn tiền lấy lệnh của hãng tàu thì vẫn chưa được phê duyệt, chính điều này làm lơ hàng bị lấy chậm hơn dự kiến của khách hàng.
2.3.4. Cơ sở vật chất kĩ thuật của công ty
Hiện tại, các máy tính của cơng ty đã khá cũ nhưng vẫn chưa được nâng cấp, hệ thống mail outlook hay bị mất kết nối, do vậy nhiều lần khiến nhân viên công ty không tiếp nhận kịp được phản hồi của khách hàng hoặc chứng từ của khách, làm việc xử lý các vấn đề liên quan đến quy trình giao nhận bị gián đoạn.
Dịch vụ thuê đội xe riêng của công ty cũng gặp phải những tình trạng như hỏng hóc, làm quá trình giao hàng về đến khách hàng bị muộn, mất rất nhiều thời gian.
Thi thoảng, có những lơ khách hàng báo cần lấy gấp, nhưng đội xe của công ty vẫn không đáp ứng được ngay kịp thời mà phải gọi thêm một hãng xe của bên khác.
Hệ thống công ty nhiều khi bị lỗi, quá tải dẫn đến không thể lấy được thông tin của lô hàng để gửi cho khách hàng hay khai báo lên hải quan khiến nhiều khi một số lô hàng bị quá hạn thời gian khai báo lên hải quan.
2.3.5. Nhân tố về khách hàng
Nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp đến q trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của cơng ty Daijin, việc khách hàng thay đổi địa điểm giao hàng khác trong hợp đồng hoặc thời gian giao hàng và khai sai mặt hàng khiến quá trình giao nhận bị gián đoạn.
Ví dụ, khi có một lơ hàng đã được kí kết trong hợp đồng về thời hạn giao hàng cũng như mặt hàng, nhưng khi qua sự giám sát của hải quan thì mặt hàng đó lại khơng đúng như đã khai khiến hàng hóa bị giữ lại để kiểm tra thực tế, điều này đã làm chậm lại thời hạn giao hàng và Daijin phải mất rất nhiểu thời gian để xử lý.
Không chỉ vậy, nhân tố về khách hàng còn tác động đến bước đầu của quy trình giao nhân của cơng ty, khách hàng còn phải so sánh giá của rất nhiều các bên, rất lâu để đưa ra quyết định để kí kết hợp đồng, thơng thường trước khi có một đơn hàng nhập khẩu dự kiến, khách hàng sau gần một tháng mới đưa ra quyết định kí kết hợp đồng.
2.3.6. Nhân tố về điều kiện hạ tầng dịch vụ
Điều kiện cơ sở hạ tầng dịch vụ của nước ta hiện nay như cơ sở hạ tầng giao thông cũng làm bước giao hàng về khách hàng bị chậm trễ, tình trạng đường tắc nghẽn, xuống cấp làm quá trình di chuyển của xe giao hàng bị đẩy lùi thời gian so với dự kiến. Tuy nhiên, đây là nhân tố ngoại quan, nó chỉ ảnh hưởng một phần nhỏ đến q trình giao nhận của cơng ty.
2.3.7. Nhân tố thời tiết
Đây là yếu tố khách quan nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến việc giao hàng và lấy hàng của tất cả các cơng ty logistics nói chung và Daijin nói riêng. Tình hình mưa bão trên biển, khiến tàu phải hỗn lại so với lịch trình ban đầu dự kiến mà cịn phải gặp nhiều về vấn đề hàng hóa.
Ví dụ, một đơn hàng rất gấp của khách hàng nhưng do mưa bão trên biển mà khiến tàu bị cập cảng chậm hơn ngày ban đầu dự kiến đã làm cho đơn hàng đó khơng thể giao đúng ngày mà khách hàng mong muốn. Tuy nhiên, đây là nhân tố mà tất cả các bên khơng thể kiểm sốt được.
2.3.8. Nhân tố về chính trị- kinh tế, mơi trường văn hóa
Do Daijin hợp tác với rất nhiều đại lý nước ngoài nên việc tìm hiểu về chính trị cũng như văn hóa nước đối tác là rất cần thiết. Khi đại dịch bắt đầu xảy ra đầu tiên ở Trung Quốc khiên các cảng biển bên nước đối tác bị hạn chế xuất khẩu, làm việc nhập khẩu các lô hàng về Việt Nam bị ùn ứ nghiêm trọng, các hãng tàu thì ln bị q tải. Điều này khiến quá trình giao nhận các lô hàng bị chậm lại đáng kể.
Khơng những vậy, bên đối tác nước ngồi có kì nghỉ lễ khá dài và những ngày đó thường họ sẽ khơng giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như gửi hàng, mọi vấn đề đều phải sau kì nghỉ của họ. Ví dụ, như bên đối tác Ấn Độ của Daijin họ có kì nghỉ lễ hội khoảng một tuần, và bên đó họ sẽ đóng cửa văn phịng sẽ khơng giải quyết công việc vào ngày nghi lễ cũng như việc gửi hàng.
Bên cạnh đó, việc chênh lệch tỷ giá cũng tác động lớn đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Daijin. Thường các lơ hàng sẽ tính theo USD, việc chênh lệch tỷ giá giữa đồng USD và VND q lớn khiến chi phí của lơ hàng tăng cao, điều này sẽ gây ra sự phân vân của khách hàng để kí kết hợp đồng đặc biệt với khách hàng khó tính.