Chương 2 : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA
2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty Daijin
2.2.2.4. Làm thủ tục hải quan
Sau khi có thơng báo hàng đến của hãng tàu, tàu cập cảng sau 1 đến 2 ngày thì lúc này nhân viên chứng từ sẽ tiếp nhận hồ sơ để tiến hàng mở tờ khai hàng hóa.
Sau khi hoàn thành xong bộ chứng từ gồm invoice và hợp đồng. Nhân viên chứng từ sẽ dựa vào invoice để lên tờ khai điện tử, thực hiện trên phần mềm ECUS.
Trong đó cần lưu ý các chỉ tiêu như sau: Ở hạng mục thông tin 1 cần lưu ý: Mã hải quan, số kiện, khối lượng, đơn giá, hàng về bằng hình thức nào (đường biển, đường hàng không…), địa chỉ người nhận, địa chỉ người gửi, số bill, kho. Ở mục danh sách hàng cần lưu ý: Tên hàng, mã HS, mức thuế suất, xuất xứ, đơn giá. Ở hạng mục thông tin 2 cần lưu ý: Số Invoice và ngày phát hành, số hợp đồng và ngày phát hành, ngày cho phép nhập kho, ngày hàng về, địa điểm xếp hàng, địa điểm dở hàng, tên chuyến bay/ số hiệu container, số Customer PO.
Sau khi điền đầy đủ các chỉ tiêu trên, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành đăng kí tờ khai. Cơng việc tiếp theo của nhân viên chứng từ là thực hiện lệnh in thử tờ khai để lưu tờ khai (nháp) đó. Sau đó gửi Email cho khách hàng nội dung Email bao gồm Invoice, hợp đồng, tờ khai (nháp) để khách hàng kiểm tra. Khi nhân viên xác nhận được sự đồng ý của khách hàng thì sẽ tiến hành khai hải quan điện tử. Trường hợp, phản hồi của khách hàng là thơng tin thiếu hay có sao sót thì lúc này nhân viên phải chỉnh sửa theo phản hồi mới nhất của khách hàng. Sau khi chỉnh sửa và hoàn thành tờ khai hải quan điện tử thì nhân viên tiến hành trình kí.