Chương 2 : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA
2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty Daijin
2.2.2.3. Tiếp nhận chứng từ, thông tin (kiểm tra)
Sau khi hợp đồng dịch vụ được ký kết, đối tác khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cho Daijin Việt Nam, thơng thường qua fax hoặc mail gồm có: vận đơn đường biển (Bill of lading), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), hợp đồng thương mại (Contract), bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list), giấy thơng báo hàng đến và một số chứng từ khác như: giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ, bảo hiểm…. Bộ phận phòng sales nhận được thơng tin, hồ sợ được chuyển qua phịng Xuất Nhập khẩu để nhân viên chứng từ kiểm tra bộ chứng từ, đồng thời liên hệ khách hàng để lấy chứng từ gốc. Sau khi nhận và kiểm tra các chứng từ ở trên thì nhân viên chứng từ sẽ thông báo đến phòng Operation để nhận lệnh giao hàng và tiến hành cược container. Đầu tiên nhân viên chứng từ Cơng ty liên hệ với đại lí hãng tàu lấy lệnh giao hàng (D/O). Để đổi lấy lệnh giao hàng cần phải có những chứng từ sau: Vận tải đơn gốc, hoặc vận đơn có đóng dấu Surrendered, giấy giới thiệu của cơng ty khách
hàng, giấy thông báo hàng đến. Những chứng từ trên được đưa vào qua bộ phận hàng nhập, nhân viên thu ngân của đại lý hãng tàu sẽ tiếp nhận và căn cứ vào D/O để viết hóa đơn các loại phí: Phí D/O, vệ sinh container, Handling (nếu có) … nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đóng phí và ký xác nhận một D/O (bảng lưu hãng tàu), sau đó đại lý hãng tàu sẽ cấp: 04 bản D/O gốc, 01 bản sao B/L có đóng dấu của hãng tàu, hóa đơn đóng phí. Khi nhận được lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận của Công ty cần kiểm tra tên công ty nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, số khối, tên tàu, số chuyến, số B/L, số container, số seal trên D/O có khớp với nhau hay khơng, thời hạn cho phép lưu bãi trong vịng bao nhiêu ngày… Nếu có bất cứ sai sót gì thì u cầu đại lý hãng tàu chỉnh sửa và đóng dấu Correct hoặc phát hành D/O mới. Sau khi nhận được lệnh giao hàng thì nhân viên sẽ làm thủ tục cược container. Để mượn container về kho riêng làm thủ tục rút hàng, theo quy định của các hãng tàu, nhân viên cần làm thủ tục cược container, mức phí cược container tùy thuộc vào từng hãng tàu, loại hàng, loại container, khoảng cách đưa container đi…Thủ tục cược container được thực hiện tại hãng tàu, mẫu cược container tùy thuộc vào từng hãng tàu, thông thường chi tiết gồm: tên công ty, địa chỉ, số container, số seal, số vận đơn… và mức cược. Nhưng từ thời điểm 2021 dịch Covid bùng mạnh, thì hầu hết các hãng tàu đã chuyển qua sử dụng lệnh EDO nghĩa là lệnh được gửi trực tiếp qua mail, nhân viên chứng từ sau khi làm thủ tục thanh tốn phí lệnh và cược container thì yêu cầu hãng tàu gửi lệnh EDO trực tiếp qua mail đã đăng kí mà khơng cần đến trực tiếp như trước kia. Thông thường khi container cập cảng, hãng tàu sẽ miển phí thời hạn lưu container/ lưu bãi, số ngày được miển phí có thể từ 3–19 ngày tùy từng hãng tàu quy định và với đặc thù của từng container hàng.
Nếu tính từ ngày tàu cập cảng đến thời điểm nhận container ra khỏi cảng q thời gian miển phí của hãng tàu thì nhân viên chứng từ Daijin phải làm thủ tục gia hạn container/ gia hạn lưu bãi và đóng phí gia hạn mới làm được thủ tục lấy hàng.