Chương 2 : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA
2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công ty Daijin
2.2.2.5. Tiến hành khai quan, nhận thông báo phân luồng
Khi nhân viên chứng từ tiến hành trình kí thì sẽ nhận lại phản hồi, nhân viên kiểm tra các thơng tin đã khai báo, nếu các thơng tin chính xác thì gửi đến hệ thống đăng ký tờ khai. Ngược lại, nếu nhân viên gặp trường hợp phản hồi các thơng tin thiếu chính xác thì phải kéo tờ khai về và chỉnh sửa, khi đó tờ khai sẽ bị lên đuôi 1. Khi truyền tờ khai thành công, hệ thống ECUS sẽ gửi đến thông báo kết quả phân luồng. Có 3 luồng: xanh, vàng và đỏ. Sau khi có kết quả thì nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra và in thơng báo thuế (nếu có) rồi chuyển cho khách hàng hay nhân viên Cơng ty để thực hiện nộp thuế. Có ba trường hợp phân luồng như sau:
Tờ khai luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Lơ hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thơng quan thì chuyển sang bước 5.
Tờ khai luồng vàng: Tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì Cơng ty phải thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nhân viên hiện trường sẽ chuẩn bị: Invoice, tờ khai, giấy phép nhập khẩu hàng hóa (nếu có), bill, giấy giới thiệu để nộp cho hải quan và hải quan kiểm tra đúng sẽ trả lại tờ khai thông quan.
Tờ khai luồng đỏ: Trường hợp này Cơng ty phải xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra.
- Đối với hàng kiểm hóa, nhân viên hiện trường sẽ tự phân kiểm, tức là tự phân
nhân viên hải quan nào kiểm hóa cho lơ hàng này bằng cách nộp tờ khai hải quan vào bàn của nhân viên hải quan mà nhân viên chứng từ chọn. Sau đó nhân viên chứng từ sẽ nhận lại được 1 tờ khai hải quan nhưng chưa thông quan và tờ khai này sẽ được nộp cho bộ phẩn kiểm hóa của hải quan để bộ phận này thực hiện các nghiệp vụ. Khi container có thơng tin kiểm ở đâu thì container sẽ phải được kẹp chì, niêm phong của hải quan giám sát. Tiến hành kiểm tra thực tế có thể 5%, 10% lơ hàng đối với trường hợp hàng đồng nhất hay kiểm tra thực tế 100% lô hàng không đồng nhất.
- Hoặc tùy theo yêu cầu hải quan, thì lơ hàng có thể bị yêu cầu mang đi soi
chiếu, khi đó nhân viên hiện trường phải nộp hồ sơ và nhận thông báo là lô hàng sẽ bị soi ở đâu. Khi soi sẽ đưa vào trong máy soi tồn bộ lơ hàng.
Tuy nhiên, khi truyển tờ khai đã có kết quả phân luồng, thì khi tàu cập cảng, nhân viên hiện trường đến làm thủ tục lấy hàng, thì vẫn có trường hợp tờ khai bị bẻ luồng và bị chuyển kiểm do hải quan tại cảng nghi ngờ về hàng hóa. Lúc này, tùy vào yêu cầu của hải quan lô hàng kiểm tra thực tế hoặc sẽ đi soi chiếu.
Daijin đã xử lý nhiều lô hàng khi tàu cập cảng ở hải phòng và tờ khai bị bẻ luồng và phải kiểm thực tế do hải quan hải phòng yêu mặc dù tờ khai truyền ở luồng vàng. Nhũng lô hàng thường bị chuyển kiểm là: hàng máy cũ gần 10 năm, những lơ hàng có thiết bị máy vi tính, đèn.
Sau khi nhân viên chứng từ khai xong tờ khai, tiến hành truyền, nhận được kết quả phân luồng. Sau đó, nhân viên chứng từ gửi tờ khai phân luồng cho bộ phận giao nhận (Operations) để trình hải quan. Khi hải quan tiếp nhận tờ khai đồng thời lúc này nhân viên giao nhận sẽ phải đóng thuế sau đó lơ hàng sẽ được thơng quan.