công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld
Hình 2.2. Sơ đồ quy trình hoạt động giao nhận hàng hố nhập khẩu bằng đường biển tại cơng ty TNHH Công nghệ và Thương Mại quốc tế Eworld
28
(Nguồn: Phịng Xuất nhập khẩu - Cơng ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld)
Bước 1: Ký kết hợp đồng dịch vụ
Theo quy trình giao nhận của cơng ty, đầu tiên khách hàng sẽ gửi thông tin lô hàng cho nhân viên kinh doanh để ký hợp đồng dịch vụ. Sau khi xem xét thấy lô hàng phù hợp với khả năng, nhân viên sẽ thỏa thuận về giá và các điều khoản thanh tốn trong hợp đồng mà có lợi cho đơi bên sau đó soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho khách hàng và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ đơi bên. Ngay sau khi hợp đồng được ký, khách hàng cần chuyển tất cả các chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng và giấy giới thiệu cho công ty để thay mặt khách hàng nhập khẩu hoàn tất các chứng từ, thủ tục hải quan để nhận hàng và giao hàng cho khách hàng theo quy định của hợp đồng đã ký.
Bước 2: Nhận và kiểm tra chứng từ, thông tin từ khách hàng nhập khẩu
Sau khi ký hợp đồng giao nhận với khách hàng, nhiệm vụ tiếp theo là nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ. Khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cho công ty thông qua email, fax, giao trực tiếp.
Bộ hồ sơ chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu của công ty khách hàng, Hợp đồng thương mại (Sale contract), 2 tờ khai nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (Commercial invoice), Phiếu đóng gói (Packing list), Vận đơn đường biển (Bill of Lading), Giấy báo hàng đến (A/N).
29
Một số giấy tờ khác nếu có như: Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurrance document),…
Sau khi nhận bộ chứng từ khách hàng gửi, nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra chứng từ chi tiết xem có đảm bảo tính hợp lệ và thống nhất hay khơng. Đây là khâu quan trọng trong tồn bộ quy trình.
Các khoản mục cần kiểm tra trên bộ chứng từ:
Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
Trên hợp đồng thương mại, nhân viên chứng từ của công ty sẽ tiến hành kiểm tra của các thông tin bao gồm: Số và ngày ký hợp đồng; thông tin bên bán, bên mua; thơng tin hàng hóa (tên hàng, số lượng, tổng giá trị, xuất xứ, cảng dỡ, cảng bốc), phương thức thanh tốn, điều kiện giao hàng (Incoterms 2010)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá...
Phiếu đóng gói (Packing list)
Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói.... Trong Packing list cần có bảng mơ tả hảng hóa chi tiết để nguời mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng mà họ đã đặt hay chưa.
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Khi nhân viên đến nhận A/N cần phải mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu của công ty. Sau khi nhận được giấy báo hàng đến trong tay, nhân viên chứng từ cần phải kiểm tra: Tên và địa chỉ người bán, người nhận hàng; cảng bốc, cảng dỡ, thời gian dự kiến tàu chạy (ETD), thời gian dự kiến tàu cập (ETA); kiểm tra số lượng hàng, số kiện, tên hàng, công dụng để áp mã HS phù hợp để chuẩn bị cho việc khai báo hải quan.
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Khi có vận đơn nhân viên cần phải kiểm tra các thông tin sau: Số bill
Người phát hành
Thông tin shipper (người bán), consignee (bên nhận), Notify party (bên được thông báo), ngày phát hành B/L (Date of issue)
Thông tin tên tàu (Vessel), số chuyến (Voy.No), cảng bốc (Port of loading), cảng dỡ (Port of discharge)
30
Số bản gốc B/L được phát hành (No of original), số lượng kiện (Number of packages), mơ tả hàng hóa (Description of goods), Trọng lượng bao gồm cả bao bì (Gross Weight), trọng lượng tịnh (Net Weight)
Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên chứng từ báo nhân viên kinh doanh đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến khi đầy đủ.
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order)
Sau khi nhận được giấy báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu thì nhân viên giao nhận sẽ mang vận đơn gốc + giấy báo hàng đến + giấy giới thiệu do khách hàng nhập khẩu cấp để lấy lệnh giao hàng (D/O). Khi lấy D/O cơng ty phải đóng những phí như: phí D/O, phí vệ sinh container, phí xếp dỡ hàng,… Nhân viên hãng tàu sẽ cung cấp cho nhân viên giao nhận của cơng ty Eworld hóa đơn các phí trên, khi đó nhân viên Eworld kiểm tra tên công ty, địa chỉ, mã số thuế đã đúng hay chưa.
Sau khi nhận được D/O, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra tên và địa chỉ người nhận, tên tàu, số chuyến, số cont, ngày và cảng đến, tên hàng…và đối chiếu với B/L. Nếu nội dung chứng từ không trùng khớp thì nhân viên sẽ yêu cầu chỉnh sửa cho hợp lí.
Bước 4: Lập tờ khai và khai báo hải quan
Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan điện tử, Commercial Invoice, Vận đơn, Giấy đăng kí kiểm tra chun ngành, C/O....Ngồi ra cần chuẩn bị sẵn những chứng từ khác như: Hợp đồng ngoại thương, Packing List, Chứng nhận chất lượng (C/Q),… khi cần có thể xuất trình để giải thích với cán bộ hải quan. Sau khi hải quan check xong thì nộp các khoản phí cần thiết: lệ phí tờ khai...
Bước 5: Nhận kết quả phân luồng hải quan và thông báo thuế
Nhận kết quả phân luồng từ hải quan sẽ có ba trường hợp kết quả phân luồng: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ lần lượt theo mức độ thuận lợi của hồ sơ. Đối với luồng xanh cơng ty sẽ xuất trình một vài chứng từ theo yêu cầu của hải quan, nếu phù hợp thì được thơng quan trên tồn hệ thống và có thể lấy hàng. Hàng hóa thường được phân luồng xanh đối với hàng hóa nhập khẩu của các doanh nghiệp có q trình chấp hành tốt luật hải quan nếu có đầy đủ hai điều kiện sau: Hàng hóa khơng thuộc hạn mục cấm nhập khẩu hoặc thuộc danh mục nhập khẩu phải có giấy phép hoặc phải giám định, phân tích, phân loại và hàng hóa khơng thuộc diện phải nộp thuế ngay. Hàng hóa thuộc luồng xanh được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ chỉ cần lấy tờ khai thông quan. Cuối cùng nhân viên giao nhận nộp phiếu tiếp nhận tại bộ phận trả tờ khai hải quan để lấy tờ khai hải quan và đóng lệ phí hải quan và thuế (nếu có).
31
Hình 2.3. Kết quả phân luồng
(Nguồn: Phịng Xuất nhập khẩu - Cơng ty TNHH Công nghệ và Thương mại quốc tế Eworld)
Bước 6: Lấy hàng ra khỏi kho và thanh lý tờ khai hải quan
Kho sẽ thu các khoản phí trên cơ sở căn cứ vào hợp đồng với bên thuê kho, sau đó kết hợp với Hải quan kho bãi quản lý xuất nhập hàng hoá ra vào kho hàng theo quy chế quản lý hàng hố xuất nhập khẩu chung chờ hồn thành thủ tục hải quan.
Sau khi hồn tất các thủ tục thơng quan tại kho, thì nhân viên giao nhận của công ty xuất phiếu kho và mã vạch xuống kho và thông báo cho tài xế số kho và cửa kho để lấy hàng.
Đối với hàng giao nguyên cont cần thực hiện thanh lý cổng tại hải quan giám sát cổng bằng cách trình tờ khai hải quan (bản lưu người khai), phiếu EIR và lệnh giao hàng. Còn đối với hàng giao lẻ nếu như rút ruột tại bãi thì nhân viên giao nhận vào phịng thương vụ hoặc phịng điều độ trình D/O yêu cầu cho phiếu ra cổng và đem phiếu này ra hải quan cổng thanh lý hàng.
Bước 7: Giao hàng cho khách hàng
Sau khi lấy hàng và nhận được hàng thì nhân viên cần kiểm tra tình trạng hàng hóa rồi mới cho lên xe. Đồng thời nhân viên giao nhận cần thông báo cho khách hàng để chuẩn bị kho để chứa hàng. Nhân viên công ty phải chịu trách nhiệm hồn tồn về hàng hóa từ khi hàng được đưa ra khỏi kho đến kho của khách hàng bao gồm quá trình vận chuyển. Khi giao hàng, đại diện của công ty nhập khẩu sẽ ký biên bản giao hàng.
Bước 8: Kết toán và trả lại b chứng từ cho khách hàng
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng thì cơng ty Eworld phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh và trả chứng từ cho bên nhập khẩu. Đồng thời kèm theo đó là 1 bản Debit Note - Giấy báo nợ (1 bản cho khách hàng, 1 bản cho công ty Eworld) trên đó bao gồm:
- Phí vận chuyển hàng hóa - Các chi phí phát sinh (nếu có)
32
Sau đó Giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Cơng ty Eworld mang tồn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.