3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá bằng đường
3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải
a) Hồn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển, nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải và phân phối hàng hoá của doanh nghiệp
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển tuy cũng chỉ là một nghiệp vụ ngoại thương nhưng ấn tượng trong nó là hàng loạt các hoạt động khác nhau liên quan đến nhiều lĩnh vực như: hải quan, luật pháp, bảo hiểm, các hiệp ước.... do đó chỉ với một sai sót và sơ suất nhỏ cũng sẽ gây ra hậu quả khó lường. Nếu khơng tạo được niềm tin từ phía khách hàng thì khách hàng sẽ tự mình đứng ra tổ chức cơng tác giao nhận thậm chí kể cả khi họ phải chịu chi phí tốn kém hơn nhiều lần. Vì thế cơng ty cần có biện pháp phù hợp với cán bộ nhân viên trong cơng ty phải có tinh thần trách nhiệm cao đối với hàng hóa.
Cách thực hiện:
Xây dựng một chính sách thưởng phạt rõ ràng, cụ thể về tinh thần trách nhiệm để mọi người cùng tn thủ nhằm khuyến khích cán bộ cơng nhân viên nâng cao tinh thần trách nhiệm.
Mời các chuyên gia có kinh nghiệm trong nước và quốc tế đến giảng dạy, trau dồi kinh nghiệm thực tế để áp dụng vào thực tế.
Có chính sách thích hợp về sử dụng cán bộ sau khi đào tạo từ nước ngoài về. Bổ sung các chính sách đãi ngộ nhân viên phù hợp với năng lực và đóng góp cho cơng ty.
Quản lý vận tải và phân phối hàng hóa nhằm quản lý cơng tác vận chuyển và phân phát hàng hóa đúng thời hạn, an tồn, đảm bảo đủ khối lượng và chất lượng. Người kinh doanh dịch vụ logistics phải giải quyết các vấn đề này bằng những phương pháp và kinh nghiệm cần thiết. Khi lựa chọn phương thức vận tải thường sử dụng kết hợp một số tiêu chí quan trọng: Chi phí vận tải, tốc độ vận chuyển, tính linh hoạt, khối lượng/trọng lượng giới hạn, khả năng tiếp cận, tính linh hoạt. Tất cả dịch vụ logistics đều nhằm mục đích thỏa mãn cao nhất cho nhu cầu của khách hàng (người sản xuất và người tiêu dùng). Trong dây chuyền cung ứng gồm rất nhiều khâu, giữa mắt xích của các khâu có các dịch vụ: giao nhận, xếp dỡ, lưu kho... Nếu để hàng hóa phải tồn kho nhiều hoặc lưu kho quá lâu sẽ gây thiệt hại cho hãng sản xuất, do đó cần phải giải quyết khâu này bằng những biện pháp khác nhau: Xác lập kênh phân phối, chọn thị trường tiêu thụ, chọn vị trí kho hàng, thiết lập các trung tâm phân phối, trung tâm logistics, quản lý quá trình vận chuyển...
56
Ngồi yếu tố nguồn nhân lực, cơng cụ lao động cũng là một yếu tố sản xuất quan trọng phục vụ hoạt động giao nhận hàng hố. Để tiếp cận dần tới trình độ tiên tiến trên thế giới, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ có chất lượng cao nhất, công ty cần phải tiếp tục đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng cũ, hiện đại hóa các trang thiết bị hiện có, mua sắm các trang thiết bị mới để tạo điều kiện cho công tác giao nhận hàng hóa cũng như cơng tác quản lý của cơng ty đạt được hiệu quả cao.
Cách thực hiện:
Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng: Cần xây dựng mở rộng những kho bãi Container riêng, tạo thuận lợi cho việc đóng hàng, giao nhận Container. Đối với các kho bãi đã xây dựng từ lâu cần nhanh chóng cải tạo, nâng cấp theo hướng hiện đại, đảm bảo vừa an toàn vừa đạt hiệu quả kinh tế cao.
Hiện đại hóa phương tiện, trang thiết bị phục vụ công tác giao nhận và quản lý quản lý: Kỹ thuật giao nhận hàng hóa đường biển bằng Container rất tinh vi, hiện đại, địi hỏi phải có sự phụ hợp về cầu, bến, phương tiện bốc dỡ, phương tiện vận chuyển Container vào bãi, phương tiện thông tin... đồng thời, giao nhận hàng hóa đường biển bằng Container cũng kết hợp chặt chẽ với vận chuyển nội địa. Do đó, các phương tiện vận chuyển nội địa cũng cần được đầu tư khơng chỉ có ơ tơ mà cũng cần cả xe nâng hàng, xe nâng Container, nhằm đảm bảo sự thông suốt trong quá trình giao nhận.
Đối với kho hàng, cơng ty nên trang bị những máy móc theo hướng tự động hóa lắp đặt hệ thống điều hành bằng máy vi tính vào kho vừa đảm bảo độ chính xác vừa giúp cho cơng tác quản lý đạt được hiệu quả cao.
c) Giải pháp hoàn thiện khai báo Hải quan và áp mã HS
Nguồn lực nhân viên giao nhận còn trẻ, việc chưa nắm rõ các thơng tư, nghị định, chính sách nhập khẩu khi có sự thay đổi mới là điều khơng thể tránh khỏi. Điều đó gây mất thời gian trong việc sử lý chứng từ ở khâu làm thủ tục Hải quan. Chính vì cơng tác khai Hải quan và áp mã HS cịn gặp nhiều khó khăn nên dẫn đến tình trạng tốn phí phát sinh khơng nên có, giao hàng chậm trễ cho khách. Vì vậy, ở nhóm giải pháp này sẽ giúp hồn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa cho cơng ty diễn ra thuận lợi hơn.
Các n i dung của giải pháp này bao gồm:
Nâng cao nghiệp vụ khai báo Hải quan cho nhân viên giao nhận nhằm giúp tăng thêm kinh nghiệm cho nhân viên để tránh những tình huống khơng hay.
57
Tạo mối quan hệ tốt với cơ quan Hải quan. Từ đó giúp việc thơng quan hàng hóa dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn.
Cách thực hiện:
Cơng ty cần thường xun tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ giao nhận, thanh toán quốc tế, giao dịch quốc tế. Bên cạnh đó bản thân các nhân viên cần phải nỗ lực tích cực học hỏi kinh nghiệm, kiến thức chuyên sâu từ các khóa học nghiệp vụ ấy. Từ đó đúc kết kinh nghiệm cho bản thân để có thể hồn thành nhiệm vụ được giao một cách thuận lợi.
Ngồi ra nhân viên giao nhận phải ln cập nhật, trang bị cho mình những văn bản về thuế, chính sách xuất nhập khẩu, hiểu rõ hơn về mã cảng lưu kho. Nhân viên giao nhận còn phải chuận bị cho mình những tài liệu kỹ thuật, hình dạng, cấu trúc… của hàng hóa đễ áp mã HS cho phù hợp. Trong trường hợp bị cơ quan Hải quan làm khó, nhân viên nên giải trình một cách thuyết phục, tránh trường hợp tranh luận với cơ quan Hải quan.
Nhân viên giao nhận cần ln ln tạo sự uy tín, thân thiện với cơ quan Hải quan bằng cách khơng khai gian hàng hóa hoặc các hành vi trái pháp luật.
d) Giải pháp nâng cao hoạt động Sale và Maketing
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp tham gia vào thị trường dịch vụ giao nhận, nên cơng ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Để có thể sinh tồn trong linh vực này địi hỏi cơng ty phải có những phương thức tiếp thị khách hàng hiệu quả nhất.
N i dung của giải pháp:
Đẩy mạnh các chiến lược Marketing bằng cách tận dụng triệt để hệ thống Internet, Mạng xã hội...để kết nối và tiếp xúc khách hàng. Tích cực thực hiện các hoạt động quảng cáo các dịch vụ, chính sách khuyến mại.
Cách thực hiện:
Trước hết cần phải xây dựng một bản kế hoạch chi tiết về chiến lược marketing. Tập trung vào khâu nghiên cứu thị trường và tìm hiểu nhu cầu khách hàng để có chiến lược tiếp cận phù hợp.
Cơng ty cần phải tích cực chủ động tìm kiếm khách hàng mới bằng những chính sách khuyến mại hấp dẫn, khai thác triệt để các thông tin thương mại.
Các hình thức quảng cáo ngày nay đã phát triển tới một trình độ rất cao, Cơng ty có thể lựa chọn một hoặc nhiều biện pháp thích hợp như: qua phương tiện thông tin đại chúng, qua mạng Internet, qua các đối tác liên doanh, qua hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế hoặc có thể qua các khách hàng của Công ty.
58
Xây dựng và hoàn thiện trang web của công ty. Công ty nên lập trang trên MXH Facebook hoặc Website riêng để quảng cáo các loại hình dịch vụ mà cơng ty đang hoạt động. Cung cấp đủ thông tin cho khách hàng khi họ vào trang web. Khi vào một trang web về lĩnh vực giao nhận, rất có thể họ đang tìm kiếm một dịch vụ nào đó. Vì vậy, trang web của cơng ty trước hết phải thiết kế đẹp mắt, tiếp theo là chú trọng đến phần nội dung. Cơng ty có thể cử một cá nhân có khả năng về đồ họa để học các khóa học về thiết kế trang web thật chuyên nghiệp và tạo được cảm giác tin tưởng khi đọc vào.
Ngồi ra, có thể xây dựng các bài viết chia sẻ, ví dụ về quy trình giao nhận đường biển, cách book tàu,... Để khách hàng mới lần đầu nhập hàng có thể hiểu thêm về các quy trình xuất nhập khẩu, việc giúp đỡ khách hàng sẽ tạo thêm được ấn tượng tốt cho cơng ty. Đồng thời nếu bài viết đó thực sự hữu ích sẽ tạo được thiện cảm và sự tin tưởng với khách hàng.