5. Kết cấu của khoá luận
2.3. Quy trình giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu của Công ty TNHH vận tả
quốc tế Nhật – Việt
2.3.1. Quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu
32
Sơ đồ 2.2: Quy trình cụ thể hàng nhập tại VIJACO
Nguồn: Phịng điều phối giao nhận VIJACO, năm 2021
Bước 1: Nhận yêu cầu và kiểm tra yêu cầu từ khách hàng
Bước này do Trưởng phòng Điều phối giao nhận đảm nhiệm. Khách hàng gửi yêu cầu bao gồm: các khách hàng đã ký hợp đồng sử dụng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu với VIJACO, khách hàng từ các phòng ban liên quan khác như phòng Phát triển kinh doanh, phòng Kế hoạch Khu công nghiệp Nomura. Nhận yêu cầu của các khách hàng thông qua điện thoại, fax, e-mail. Kiểm tra yêu cầu: Căn cứ vào nguồn lực của công ty, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đưa ra kết luận có thực hiện yêu cầu của khách hàng hay không. Phân công nhân viên phụ trách trực tiếp thực hiện yêu cầu từ khách hàng.
Bước 2: Nhận chứng từ và chuẩn bị hồ sơ
Bước này do nhân viên phòng Điều phối giao nhận thực hiện. Yêu cầu khách hàng cung cấp một bộ chứng từ cần thiết của lô hàng nhập: Vận đơn, hoá đơn thương mại và giấy giới thiệu. Nhận bộ hồ sơ trực tiếp từ khách hàng hoặc qua đường bưu điện. Lập file theo dõi lô hàng. Kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ mà khách hàng cung cấp xem có đầy đủ và phù hợp với quy định hiện hành về hàng hoá xuất khẩu hay không. Nếu chưa phù hợp thì yêu cầu khách hàng bổ sung.
Nhận yêu cầu và kiểm tra yêu cầu từ
khách hàng
Nhận chứng từ và chuẩn bị hồ sơ
Khai báo tờ khai Hải quan và làm thủ tục thông quan. Đăng ký phương tiện vận chuyển Làm thủ tục giao nhận với hãng tàu, cảng Bàn giao chứng từ, là thanh tốn, hồn ứng Lưu hồ sơ
33
Chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh để phục vụ cho việc khai báo tờ khai Hải quan và làm thủ tục giao nhận với hãng tàu và cảng.
Bước 3: Khai báo tờ khai Hải quan và làm thủ tục thông quan
Bước này do nhân viên phòng điều phối giao nhận thực hiện. Khai báo tờ khai đến cơ quan Hải quan theo Hướng dẫn làm thủ tục Hải quan. Xuất trình bộ hồ sơ Hải quan đã chuẩn bị cho bộ phận tiếp nhận tờ khai tại nơi làm thủ tục Hải quan quy định, cùng cán bộ Hải quan tiếp nhận hồ sơ lô hàng. Đăng ký ngày giờ, địa điểm kiểm hoá với bộ phận kiểm hoá Hải quan, cùng với cán bộ Hải quan tiến hành kiểm hố, kẹp chì/niêm phong sau khi kiểm hố xong. Nhận phản hồi kết quả hồn thành thủ tục Hải quan (tờ khai thông quan).
Bước 4: Đăng ký phương tiện vận chuyển
Bước này do nhân viên phòng Điều phối giao nhận thực hiện. Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, đăng ký phương tiện vận chuyển với phòng vận tải nội địa về ngày và giờ, địa điểm lấy container hàng, địa điểm trả hàng và địa điểm hạ vỏ container rỗng.
Bước 5: Làm thủ tục giao nhận với hãng tàu, cảng
Bước này do nhân viên phòng Điều phối giao nhận thực hiện. Nhân viên sẽ xuất trình bộ chứng từ cho hãng tàu, cảng, Hải quan giám sát cảng để nhận lệnh giao hàng và làm thủ tục lấy hàng ra khỏi cảng. Bộ chứng từ bao gồm: giấy giới thiệu, vận đơn. Thanh toán các chi phí liên quan: Local charges, cược vỏ, nâng hàng, hạ rỗng, cơ sở hạ tầng,… bằng chuyển khoản: làm đề nghị chuyển khoản từ công ty. Giao lệnh lấy hàng, lệnh hạ vỏ cho phòng Vận tải nội địa để bố trí phương tiện vận chuyển như kế hoạch đã đăng ký. Thu hồi phiếu giao nhận container từ phịng Vận tải (lái xe) hồn trả hãng tàu thu hồi tiền cược vỏ.
Bước 6: Bàn giao chứng từ, là thanh tốn, hồn ứng
Bước này do nhân viên phòng Điều phối giao nhận thực hiện bàn giao chứng từ với khách hàng: Giao 01 tờ khai thông quan cho khách hàng (bản mềm). Thống kê chi phí, cung cấp cho bộ phận lập Giấy báo nợ (Debit Note) thu tiền khách hàng. Làm đề nghị thanh tốn, hồn ứng.
Bước 7: Lưu hồ sơ
Bước này do nhân viên phòng Điều phối giao nhận thực hiện lưu các chứng từ của lô hàng mỗi loại 01 bản Copy vào 1 file theo quy định.
b) Quy trình cụ thể hàng xuất tại VIJACO
34
Nguồn: Phòng điều phối giao nhận VIJACO, năm 2021
Bước 1: Nhận yêu cầu và kiểm tra yêu cầu từ khách hàng
Bước này do Trưởng phòng Điều phối giao nhận đảm nhiệm. Khách hàng gửi yêu cầu bao gồm: các khách hàng đã ký hợp đồng sử dụng dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu với VIJACO, khách hàng từ các phòng ban liên quan khác như: phòng Phát triển kinh doanh, phịng kế hoạch khu cơng nghiệp Nomura. Nhận yêu cầu của các khách hàng thông qua điện thoại, fax, e-mail. Kiểm tra yêu cầu: Căn cứ vào nguồn lực của công ty, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng, đưa ra kết luận có thực hiện yêu cầu của khách hàng hay không.
- Phân công nhân viên phụ trách trực tiếp thực hiện yêu cầu từ khách hàng.
Bước 2: Nhận chứng từ và chuẩn bị hồ sơ
Yêu cầu khách hàng cung cấp một bộ chứng từ cần thiết của lơ hàng xuất: hố đơn thương mại, giấy giới thiệu. Nhận bộ hồ sơ trực tiếp từ khách hàng hoặc qua đường bưu điện. Lập file theo dõi lô hàng. Kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ mà khách hàng cung cấp xem có đầy đủ và phù hợp với quy định hiện hành về hàng hoá xuất khẩu hay không. Nếu chưa phù hợp thì yêu cầu khách hàng bổ sung. Chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh để phục vụ cho việc khai báo tờ khai hải quan và làm thủ tục giao nhận với hãng tàu và cảng.
Bước 3: Khai báo tờ khai Hải quan và làm thủ tục thông quan
Nhận yêu cầu và kiểm tra yêu cầu từ khách hàng
Nhận chứng từ và chuẩn bị hồ sơ
Khai báo tờ khai Hải quan và làm thủ tục thông quan. Đăng ký phương tiện vận chuyển Làm thủ tục giao nhận với hãng tàu, cảng Bàn giao chứng từ, là thanh tốn, hồn ứng Lưu hồ sơ
35
Khai báo tờ khai đến cơ quan Hải quan bằng phần mềm khai báo hải quan, nhận kết quả phản hồi xử lý tờ khai từ hệ thống Hải quan điện tử. Xuất trình bộ hồ sơ hải quan đã chuẩn bị cho bộ phận tiếp nhận tờ khai tại nơi làm thủ tục Hải quan quy định, cùng cán bộ Hải quan tiếp nhận hồ sơ lô hàng. Đăng ký ngày và giờ, địa điểm kiểm hoá với bộ phận kiểm hoá Hải quan, cùng với cán bộ Hải quan tiến hành kiểm hố, kẹp chì/niêm phong sau khi kiểm hố xong. Nhận phản hồi kết quả hoàn thành thủ tục Hải quan (tờ khai thông quan).
Bước 4: Đăng ký phương tiện vận chuyển
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, đăng ký phương tiện vận chuyển với phòng Vận tải nội địa về ngày và giờ, địa điểm lấy vỏ rỗng, địa điểm đóng hàng, địa điểm hạ hàng chờ xuất.
Bước 5: Làm thủ tục giao nhận với hãng tàu, cảng
Xuất trình bộ chứng từ cho hãng tàu và cảng để nhận lệnh cấp container rỗng, nhận chì: giấy giới thiệu, booking. Thanh tốn các chi phí liên quan: nâng vỏ, hạ hàng, cơ sở hạ tầng,… bằng chuyển khoản: làm đề nghị chuyển khoản từ công ty. Chọn container đủ điều kiện đóng hàng theo hướng dẫn chọn vỏ. Giao lệnh cấp container rỗng cho phòng vận tải nội địa để bố trí phương tiện vận chuyển như kế hoạch đã đăng ký. Cung cấp số container, số chì hãng tàu cho bộ phận khai báo hải quan để mở tờ khai và bộ phận forwarder để lập vận đơn (B/L: Bill of lading). Thu hồi phiếu giao nhận container (phiếu hạ bãi chờ xuất tàu) từ phòng vận tải (lái xe) sau khi hàng hoá được vận chuyển về nơi tập kết chờ xuất tàu. Bàn giao 01 bộ tờ khai thông quan và phiếu giao nhận container cho hàng tàu để làm thủ tục xuất hàng lên tàu.
Bước 6: Bàn giao chứng từ, làm thanh tốn, hồn ứng
Bàn giao chứng từ với khách hàng: giao 01 tờ khai thông quan cho khách hàng (bản mềm). Thống kê chi phí, cung cấp cho bộ phận lập giấy báo nợ (Debit Note) thu tiền khách hàng. Làm đề nghị thanh tốn, hồn ứng.
Bước 7: Lưu hồ sơ
Lưu các chứng từ của lô hàng mỗi loại 01 bản copy vào 1 file theo quy định
2.3.2. Hướng dẫn làm thủ tục hải quan
Quy trình làm thủ tục hải quan hàng hố là thủ tục bắt buộc đối với việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hố, theo đó cơ quan Hải quan của một nước thực hiện các công việc cần thiết theo quy định của pháp luật tại nước của mình để kiểm sốt hàng hố xuất khẩu, nhập khẩu. Cũng vì vậy mà quy trình làm thủ tục Hải quan có
36
ảnh hưởng khơng nhỏ đến quy trình điều phối giao nhận hàng hoá. Do vậy, VIJACO đã đưa ra hướng dẫn làm thủ tục hải quan sau đây để giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, tiết kiệm được thời gian và tránh các khoản chi phí phát sinh khơng đáng có:
a) Sơ đồ làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Bước Sơ đồ
01 Nhận hồ sơ từ khách hàng
02 Kiểm tra hồ sơ
03 Gửi booking note và thông tin cho bộ phận giao nhận
04 Đăng ký phương tiện vận chuyển
05 Làm thủ tục Hải quan
06 Kiểm hố (nếu có)
07 Gửi chứng từ cho lái xe và bộ phận giao nhận
08 Lưu trữ hồ sơ, ghép file gửi về bộ phận làm Debit
Nguồn: Phòng dịch vụ khách hàng Nomura, năm 2021
Bước 1: Nhận hồ sơ từ khách hàng
Yêu cầu khách hàng cung cấp một bộ chứng từ cần thiết của lô hàng xuất, nhận bộ hồ sơ trực tiếp từ khách hàng, qua đường bưu điện hoặc qua email, lập file theo dõi lô hàng.
Bước 2: Kiểm tra, chuẩn bị hồ sơ
Kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ mà khách hàng cung cấp xem có đầy đủ và phù hợp với quy định hiện hành về hàng hoá xuất khẩu hay khơng. Nếu chưa phù hợp thì u cầu khách hàng bổ sung.
Bước 3: Gửi Booking Note và thông tin cho bộ phận giao nhận
Gửi Booking Note và thông tin về lô hàng xuất cho bộ phận giao nhận (qua email) để bộ phận giao nhận tiến hành làm các thủ tục ở cảng: chọn vỏ, cược container, đóng phí nâng/hạ,…
37
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, đăng ký phương tiện vận chuyển với phòng vận tải nội địa về ngày và giờ, địa điểm nhận hàng và địa điểm trả hàng.
Bước 5: Làm thủ tục Hải quan
Các bước làm thủ tục hải quan như sau: Dựa trên chứng từ nhận được cùng các thông tin khách hàng cung cấp để xác định loại hình của tờ khai xuất khẩu đó là xuất khẩu quốc tế hay là xuất khẩu tại chỗ; xuất khẩu sản phẩm, tái xuất trả lại nguyên liệu, tái xuất trả lại thiết bị hỏng, tạm xuất sửa chữa hay xuất khẩu hàng mẫu phi mậu dịch,… Tiến hành khai báo tờ khai trên hệ thống Ecus Vnaccs theo loại hình tương ứng. Đính kèm chứng từ lên hệ thống; chứng từ bao gồm invoice, packing list, booking,… Nộp thuế xuất khẩu cho lơ hàng (nếu có). Liên hệ với cán bộ Hải quan tiếp nhận và mang bộ hồ sơ cho Hải quan để tiến hành thơng quan. Khai báo tờ khai phí Cơ sở hạ tầng (nếu có)
Bước 6: Kiểm hố (nếu có)
Trong trường hợp lơ hàng phải kiểm tra thực tế hàng hố thì cần đăng ký ngày và giờ, địa điểm kiểm hoá với bộ phận kiểm hoá Hải quan; cùng với cán bộ Hải quan tiến hành kiểm hố, kẹp chì/niêm phong lơ hàng xuất. Chờ Hải quan kiểm hố thông quan cho tờ khai và nhận lại 01 biên bản bàn giao kẹp chì Hải quan.
Bước 7: Gửi chứng từ cho lái xe và bộ phận giao nhận
In tờ khai thông quan, bảng kê mã vạch hàng hoá xuất khẩu, chuyển 2 chứng từ này cùng với biên bản bàn giao niêm phong Hải quan (nếu có) cho lái xe để lái xe đưa hàng về kho/bãi được chỉ định. Gửi tờ khai thông quan, bảng kê mã vạch hàng hố xuất khẩu, tờ khai phí cơ sở hạ tầng (nếu có) cho bộ phận giao nhận qua email để làm tiếp các thủ tục xuất hàng.
Bước 8: Lưu hồ sơ
Lưu các chứng từ của lô hàng mỗi loại 01 bản copy vào 1 file theo quy định. Thống kê chi phí, báo cáo bộ phận tài chính của phịng để lập Debit Note thu tiền khách hàng.
b) Sơ đồ làm thủ tục Hải quan nhập khẩu
Bước Sơ đồ
01 Nhận hồ sơ từ khách hàng
02 Kiểm tra hồ sơ
38
04 Đăng ký phương tiện vận chuyển
05 Giao chứng từ cho bộ phận giao nhận
06 Kiểm hoá, lấy mẫu kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu có)
07 Bàn giao hàng hoá chứng từ cho khách hàng
08 Lưu trữ hồ sơ, ghép file gửi về bộ phận làm debit
Nguồn: Phòng Dịch vụ khách hàng Nomura, năm 2021
Bước 1: Nhận hồ sơ từ khách hàng
Yêu cầu khách hàng cung cấp một bộ chứng từ cần thiết của lô hàng xuất, nhận bộ hồ sơ trực tiếp từ khách hàng, qua đường bưu điện hoặc qua email, lập file theo dõi lô hàng.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ mà khách hàng cung cấp xem có đầy đủ và phù hợp với quy định hiện hành về hàng hố nhập khẩu hay khơng. Nếu chưa phù hợp thì yêu cầu khách hàng bổ sung. Kiểm tra hàng hố nhập khẩu có phải chịu chính sách mặt hàng gì khơng, có phải xin giấy phép của các bộ chuyên ngành khơng. Nếu có thì thơng báo cho khách hàng để khách hàng tự đi xin giấy phép, hoặc nếu khách hàng yêu cầu bên VIJACO xin giấy phép hộ thì chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp phép theo quy định gửi cho khách hàng ký và nhận lại.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Các bước làm thủ tục hải quan như sau: Dựa trên chứng từ nhận được cùng các thông tin khách hàng cung cấp để xác định loại hình của tờ khai nhập khẩu là nhập khẩu quốc tế hay nhập khẩu tại chỗ; nhập khẩu nguyên liệu phục vụ sản xuất, nhập khẩu máy móc thiết bị tạo tài sản cố định, nhập khẩu vật tư phục vụ sản xuất, tái nhập sản phẩm lỗi bị trả lại, tái nhập thiết bị tạm xuất sửa chữa, tạm nhập phương tiện đóng gói quay vịng hay nhập khẩu hàng mẫu phi mậu dịch,…Xin giấy phép nhập khẩu của các bộ chuyên ngành hoặc khai báo hoá chất, đăng ký kiểm dịch thực vật cho lô hàng nhập khẩu (trong trường hợp khách hàng yêu cầu). Tiến hành khai báo tờ khai nhập khẩu trên hệ thống Ecus Vnaccs, đính kèm chứng từ lên hệ thống; các chứng từ bao gồm invoice, packing list, bill of lading, hợp đồng,… Nộp thuế cho tờ khai (nếu có). Liên hệ với cán bộ Hải quan tiếp nhận và mang bộ hồ sơ cho Hải quan để tiến hành thơng quan. Khai báo tờ khai nộp phí cơ sở hạ tầng (nếu có). Chuyển tờ khai nhập đã thơng quan (hoặc tờ khai cho phép đưa hàng về
39
bảo quản, cho phép đưa hàng vào địa điểm kiểm tra), bảng kê mã vạch, tờ khai phí cơ sở hạ tầng cùng với House bill of lading, Master bill of lading, giấy báo hàng đến, hoá đơn Local charge, giấy uỷ quyền,... cho nhân viên giao nhận để tiến hành lấy hàng dưới cảng.
Bước 4: Đăng ký phương tiện vận chuyển
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, đăng ký phương tiện vận chuyển với phòng vận tải nội địa về ngày và giờ, địa điểm nhận hàng và địa điểm trả hàng.
Bước 5: Giao chứng từ cho bộ phận giao nhận:
Chuyển tờ khai nhập khẩu đã thông quan (hoặc tờ khai cho phép đưa hàng về bảo quản, cho phép đưa hàng vào địa điểm kiểm tra), bảng kê mã vạch, tờ khai phí cơ sở hạ tầng cùng với House bill of lading, Master bill of lading, giấy báo hàng đến, Hoá đơn Local charge, giấy uỷ quyền,… cho bộ phận giao nhận để tiến hành