1.5.1. Nhân tố chủ quan
Môi trường pháp luật.
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau. Nên môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hố được gửi đi mà cịn của quốc gia hàng hoá đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế.
Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên như sự ban hành, phê duyệt một thơng tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những quốc gia kể trên hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu.
Mơi trường chính trị, xã hội.
Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà cịn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó.
Những biến động trong mơi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển
Môi trường công nghệ.
Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong vận tải biển đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, giảm chi phí khai thác.
Thời tiết
Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chun chở hàng hố. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hố. Ngồi ra, q trình chun chở trên khơng cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn, và làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan.
22
Do những tác động trên mà thời tiết sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp. Nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận.
Đặc điểm của hàng hóa.
Mỗi loại hàng hố lại có những đặc điểm riêng của nó. Ví dụ như hàng nơng sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng cịn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng này của hàng hố sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hố trong q trình giao nhận và chun chở hàng hố.
Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hố khác nhau với những đặc điểm riêng biệt sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng của chúng. Tuỳ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng từ cho phù hợp.
1.5.2. Nhân tố khách quan
Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,… Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thơng tin về khách hàng, hàng hố qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
Lượng vốn đầu tư.
Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hồn chỉnh và khơng đầy đủ sẽ gây khó khăn và trở ngại cho q trình giao nhận hàng hố. Tuy nhiên, để có thể xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư rất lớn. Song không phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng tài chính dồi dào. Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp người giao nhận sẽ phải tính tốn chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bên cạnh việc đi thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác những máy móc và trang thiết bị chun dụng.
23
Trình độ.
Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hố có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thơng tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất. Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hố khác nhau.
Vì thế, trình độ của người tham gia quy trình bao giờ cũng được chú ý trước tiên, nó là một trong những nhân tố có tính quyết định đến chất lượng quy trình nghiệp vụ giao nhận và đem lại uy tín, niềm tin của khách hàng.
Con người
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển cịn chịu ảnh hưởng sâu sắc bởi các nhân tố con người. Trình độ của người tổ chức, điều hành hoạt động giao nhận cũng như nhân viên tham gia trực tiếp q trình giao nhận sẽ tác động khơng hề nhỏ đối với quy trình chung của tồn bộ q trình từ giao hàng đến nhận hàng. Để quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi đòi hỏi nhân sự của Cơng ty phải có nghiệp vụ chuyên môn sâu về vận tải container trong dây chuyền logistics, đồng thời kỹ năng tin học và ngoại ngữ rất cần thiết đối với nhân sự ngành này. Các kiến thức và kỹ năng đó sẽ giúp cho họ thực hiện thành thạo chuyên nghiệp các nhiệm vụ được giao, tránh những sai sot khơng đáng có, làm giảm các thao tác cơng việc, góp phần giảm thời gian vận chuyển, tăng khả năng xử lý tình huống bất thường xảy ra.
Ngồi ra, vì điều kiện mơi trường Việt Nam khá khắc nghiệt cùng với áp lực công việc cao là đặc thù của ngành xuất nhập khẩu, do đó địi hỏi nhân viên phải có sức khoẻ và tâm lý tốt để sẵn sàng với mọi cơng việc được giao.
1.6. Tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển