bằng đường biển của Công ty
Trong nền kinh tế thị trường, hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối mặt với những khó khăn, thách thức. Để tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp cần phải tự mình đưa ra các giải pháp để khắc phục khó khăn tồn tại. Với HTP Logistics cũng vậy, để dịch vụ giao nhận đường biển phát triển, Cơng ty cần có các biện pháp sau
3.2.1. Mở rộng thị trường kinh doanh.
Mở rộng thị trường không phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trường lại có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn hố, phong tục tập qn khơng giống nhau. Điều này tác động rất lớn tới môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trường của các doanh nghiệp nước ngồi. Vì vậy, muốn mở rộng thị trường Công ty cần tiến hành các công việc như:
55
- Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường là công việc cần làm trước tiên bởi “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”.
Mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trường mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc đang kinh doanh nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì cũng khơng thể duy trì hoạt động. Thực tế cho thấy, nhiều thua thiệt thậm chí thất bại của các Cơng ty là do khơng tìm hiểu kỹ về luật pháp, tập quán của thị trường.
Ngoài ra, việc nghiên cứu nhu cầu về giao nhận hàng hóa ở thị trường đó cũng rất quan trọng. Muốn biết đó có phải là thị trường triển vọng để phát triển lâu dài khơng, Cơng ty phải tìm hiểu xem nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của Công ty trên thị trường đó đang ở mức độ nào, khả năng phát triển ra sao bởi có thể một thị trường đang cịn ở dạng tiềm năng nhưng trong tương lai hứa hẹn sẽ rất phát triển, nếu được phát hiện sớm để thâm nhập tạo chỗ đững vững chắc Công ty sẽ thu được nhiều lợi nhuận. Ngược lại, một thị trường đang rất lớn, dễ dàng thâm nhập nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ suy thối thì việc tiếp tục kinh doanh ở đó sẽ rất mạo hiểm.
Một vấn đề cần nghiên cứu nữa đó là nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trường đó ra sao, những đối thủ cạnh tranh chính, có điểm mạnh, yếu gì. Để cạnh tranh Cơng ty cần chuẩn bị những phương thức gì.
Ngồi ra, với những thị trường truyền thống, Công ty cần phải nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện Cơng ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng được nhu cầu đó trong tương lai. Những dịch vụ mà Công ty cung cấp trên thị trường đã đáp ứng nhu cầu khách hàng chưa. Công ty có nên mở rộng phạm vi dịch vụ khơng, nếu có thì nên theo hướng nào để khai thác tối đa nhu cầu thị trường cũng như khả năng đáp ứng của Công ty.
3.2.2. Giải pháp về loại hình dịch vụ giao nhận
Cũng như việc mở rộng thị trường, việc phát triển mở rộng các loại hình dịch vụ cũng rất quan trọng, giúp Công ty đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần, hạn chế được tính thời vụ và phân tán rủi ro trong đặc thù hoạt động, đồng thời tạo dựng được quan hệ thường xuyên và lâu dài với khách hàng. Công ty cũng nên tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức lấy chặng đường biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vận tải đa phương thức là một loại hình vận tải tiên tiến hiện đang được áp dụng rộng rãi trong khu vực và thế giới.
Xu hướng tồn cầu hóa, hội nhập kinh tế thế giới và khu vực cộng với tác động của khoa học công nghệ vận tải container và thông tin đang thúc đẩy vận tải đa
56
phương thức phát triển nhanh chóng. Ngày nay, mối liên kết giữa sản xuất, vận tải, thị trường, phân phối và quản lý hàng hóa rất chặt chẽ và phụ thuộc vào nhau mà không một phương thức vận tải thơng thường, đơn lẻ nào có thể đáp ứng được. Ngành hàng hải thế giới đang tiếp tục phát triển theo xu hướng tồn cầu hóa và đa dạng hóa theo phương thức tập trung luồng hàng, tiếp tục xu hướng sáp nhập, hợp tác, hình thành các liên minh lớn và tập trung quyền lực trong giới hàng hải. Các tàu container thế hệ mới được đưa vào sử dụng, vận tải đa phương thức rộng rãi
3.2.3. Nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua chất lượng dịch vụ.
Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ là rất khó khăn bởi khái niệm “chất lượng dịch vụ” cịn rất mơ hồ, chưa có một tiêu chuẩn nào đánh giá. Chúng ta chỉ có thể hiểu một dịch vụ đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, làm cho khách hàng hài lịng thì là có chất lượng. Trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa, chất lượng của dịch vụ đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, n tâm là hàng hóa của mình đang được an tồn và đến đích chính xác trong tay những người giao nhận mẫn cán nhất.
Giảm thời gian chờ đợi đối với bộ phận chứng từ và giao nhận đồng thời mở kênh tiếp thị cũng như chăm sóc khách hàng.
Thường xuyên tạo lập mối quan hệ thân thiết và lâu bền với khách hàng. Hỗ trợ khách hàng bằng cách tư vấn cho khách hàng hiểu rõ và chủ động hơn trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh và quảng bá.
Thường xuyên cung cấp những dịch vụ phụ trợ cho khách hàng, có những chính sách ưu đãi về giá cả đối với khách hàng thường xuyên của Công ty. Cần chú trọng đến khâu giải quyết khiếu nại của khách khi có sự cố xảy ra, phải đề xuất những cách giải quyết có lợi nhất cho khách, khơng làm mất lịng tin nơi khách hàng.
Mở rộng thêm quy mô cũng như tăng số lượng nhân viên để phát triển thị trường trong và ngoài nước.
Tăng cường đội xe để đẩy nhanh tốc độ giao hàng, tránh trường hợp bị động về phương tiện vận chuyển đồng thời tiết kiệm được nhiều chi phí khi phải th ngồi vừa có thể kiểm sốt tốt khâu cuối cùng trong cơng tác giao nhận.
Với các đối thủ cạnh tranh, tìm hiểu và xác định những điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu, chính sách của họ. Từ đó, học hỏi ở họ những cái hay có thể ứng dụng cho mình và tránh những điểm yếu họ gặp phải.
3.2.4. Xây dựng chiến lược Marketing xây dựng hình ảnh Cơng ty
Thời gian qua, hoạt động marketing trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải giao nhận Việt Nam chưa được các doanh nghiệp quan tâm và phát triển thích đáng. Vì vậy cũng phần nào hạn chế việc thu hút của doanh nghiệp. Để phát triển hoạt động
57
kinh doanh của Công ty, thu hút được khách hàng thì việc tăng cường hoạt động marketing phải được xem là hoạt động ưu tiên hàng đầu đối với Cơng ty hiện nay. Do đó trước mắt Công ty cần tiến hành những công việc sau:
Xác định khách hàng
- Thực hiện nghiên cứu thị trường, giá cả, xác định tuyến vận tải mạnh, yếu của Công ty.
- Khai thác và tập hợp thông tin về các nhà xuất nhập khẩu để thực hiện khai thác.
- Thường xuyên liên lạc, thăm hỏi khách hàng, khắc phục các điểm chưa phù hợp để phục vụ khách hàng tốt hơn.
Gặp gỡ khách hàng để xác định những yêu cầu về dịch vụ
- Dàn xếp những cuộc tiếp xúc với khách hàng để tìm ra những yêu cầu của họ như cước phí, thời gian vận chuyển, cảng đến và những yêu cầu đặc biệt về dịch vụ khách hàng cũng như về chứng từ.
- Xem lại các yêu cầu của khách hàng có phù hợp với dịch vụ của Cơng ty hay không và chuẩn bị những đề xuất chào bán dịch vụ bao gồm các thông tin về nơi nhận hàng, cảng đích, điều khoản mua bán, cước phí, các phụ phí, ngày có hiệu lực, loại hình vận chuyển, tuyến đường, thời gian vận chuyển.
Chào giá
Đàm phán với khách hàng khi có sự phản hồi. Xin ý kiến của chủ tàu khi chủ hàng có đề nghị giá thấp.
Chính sách về dịch vụ của Công ty:
- Khách hàng là nhân tố quan trọng nhất, quyết định sự thành công trong kinh doanh của Công ty.
- Không ngừng thoả mãn yêu cầu của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ với giá cạnh tranh bằng cách:
Thao tác nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác và an tồn. Làm đúng ngay từ đầu. Giao hàng đúng hẹn.
- Đối với khách hàng là nhà sản xuất (chủ hàng): tiếp cận, theo dõi, khuyến khích dựa trên chính sách của các hãng tàu.
- Đối với khách hàng là các hãng tàu: bám sát từ khâu nước ngồi và dành nhiều chính sách ưu đãi. Thường xun nâng cấp Website Cơng ty vì đây là phương tiện để khách hàng tiếp cận với Công ty nhanh nhất, tạo ấn tượng
58
ban đầu tốt đẹp với khách hàng. Hiện nay, Website Cơng ty mới chỉ có một ngơn ngữ là Tiếng Anh. Điều này một mặt tạo ra sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc của Công ty, nhưng mặt khác tiếng Anh đôi khi cũng là rào cản ngôn ngữ cho khách hàng. Vì thế, cách tốt nhất là Website Công ty nên dùng cả hai ngôn ngữ Anh và Việt để dễ dàng tiếp cận cho cả khách hàng trong và ngoài nước.
3.2.5. Phát triển nguồn nhân lực mang tính chuyên nghiệp liên quan đến hoạt động giao nhận. động giao nhận.
Chú ý khâu tuyển dụng, lựa chọn đầu vào của Công ty, nên tuyển thêm các nhân viên có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có kiến thức chun ngành để nâng cao tính chun nghiệp của hoạt động giao nhận.
Nâng cao trình độ cho mỗi nhân viên hơn nữa bằng các khóa nghiệp vụ ngắn hạn đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên có mơi trường làm việc tốt hơn, có ý thức chia sẻ và gắn bó lâu dài với Cơng ty hơn.
Nhân viên cần tích cực học hỏi để nâng cao nghiệp vụ. Bên cạnh sự cẩn thận, chính xác trong việc lập, lưu các chứng từ, các nhân viên phải luôn luôn cập nhật các kiến thức, thông tin mới về giao nhận, phải nhanh chóng nắm bắt sự thay đổi các điều luật thương mại về giao nhận xuất nhập khẩu, hay cả các chính sách về giá, thuế trong từng thời kỳ để thực hiện tốt hơn trong công việc.
Xây dựng chế độ khen thưởng rõ ràng, cụ thể, lập bảng thành tích đồng thời có khen thưởng cụ thể trong từng tháng để các bộ phận hoạt động có hiệu quả, khuyến khích tinh thần làm việc tích cực của nhân viên.
3.2.6. Giải pháp thực hiện tốt quy trình giao nhận
Ngồi đào tạo nghiệp vụ chuyên sâu cho từng bộ phận theo tháng nhằm nâng cao trình độ tay nghề, nghiệp vụ cho nhân viên, giảm thiểu sai sót trong nghiệp vụ, thiếu chứng từ khi giao nhận,., hay các vấn đề phát sinh khác liên quan đến nghiệp vụ của mình.
Cần bổ sung nhân lực trong quy trình giao nhận nhằm tránh tình trạng một người ơm q nhiều việc dẫn đến việc thiếu xót chứng từ, sai mã hàng hóa, xử lý sai quy trình thủ tục làm chậm trễ trong quy trình giao nhận. Ngồi ra, Cơng ty cần khen thưởng xử phạt đúng người đúng trách nhiệm nhằm khuyến khích tinh thần chủ động, tập trung và tận tâm hơn nữa trong công việc của mỗi nhân viên để giảm thiểu sự sai và những phát sinh khơng đáng có trong q trình giao nhận.
Đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa cho khách hàng, giao đúng người, đúng thời gian theo thỏa thuận của hai bên nhằm giúp giao nhận của Công ty được chuyên
59
nghiệp hơn, đồng thời cũng là tạo uy tín với khách hàng ký kết giao nhận quốc tế về quy trình giao nhận, chất lượng dịch vụ giao nhận của Công ty.
3.2.7. Một số giải pháp khác
Thời gian là một yếu tố khá quan trọng ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh của Cơng ty, vì vậy muốn rút ngắn thời gian làm hàng, sự phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ giữa các phòng ban là thực sự cần thiết.
Yếu tố nữa ảnh hưởng đến quá trình làm hàng đó là ứng tiền trước để làm hàng Việc này địi hỏi Cơng ty phải có quỹ dự phịng để dự phịng những trường hợp phát sinh trong q trình làm hàng, vì đơi lúc nhiều lơ hàng cùng lúc, phải ứng tiền cho nhân viên làm hàng.
Thường xuyên cập nhật các thông tư quy định về thủ tục Hải quan, nâng cấp phần mềm khai báo hải quan và nâng cao nghiệp vụ khai báo hải quan cho nhân viên để tránh trường hợp áp sai mã số thuế dẫn đến sai số tiền thuế phải nộp, làm ảnh hưởng đến uy tín của Cơng ty cũng như gia tăng chi phí phát sinh và thời gian, dẫn đến việc mất khách hàng. Xây dựng mối quan hệ tốt với Hải quan trong quá trình hoạt động.