6. Kết cấu của khóa luận
2.2 Thực trạng thực hiện quy trình nhập khẩu mặt hàng thực phẩm của cơng
2.2.2 Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng
Sau giai đoạn nghiên cứu, tiếp cận thị trường, lập dự án kinh doanh và phương án nhập khẩu hàng hố và được giám đốc phê duyệt thì phịng nhập khẩu của cơng ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam sẽ tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng. Đây là một bước rất quan trọng trước khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam ln chủ động tìm kiếm nhà cung cấp có uy tín trên thị trường trong và ngồi nước để có thể đa dạng các sản phẩm kinh doanh, cung cấp nhu cầu tiêu dùng cao về thực phẩm của thị trường trong nước.
Khi nhận được thư chào hàng của nhà cung cấp, công ty sẽ nghiên cứu các điều khoản trong thư chào hàng, những điều khoản nào mà không hợp lý, công ty sẽ tiến hành trao đổi, đàm phán, cho đến khi hai bên đi đến thống nhất. Đơn đặt hàng nhập khẩu của công ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam bao gồm các điều khoảng chủ yếu: nguồn gốc xuất sứ sản phẩm, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh tốn, hiệu lực của đơn đặt hàng,…
Thơng thường việc đàm phán với các đối tác của công ty thường được thực hiện qua internet, gửi thư điện tử, qua fax, điện thoại, qua các hội chợ triển lãm... để tiết kiệm chi phí. Đàm phán là một giai đoạn quan trọng trong việc mua hàng. Do vậy, công việc đàm phán mua hàng của công ty thường do trưởng phịng xuất nhập khẩu hoặc giám đốc cơng ty là những người có nhiều kinh nghiệm, nắm chắc nghiệp vụ, phản ứng nhanh nhạy và có khả năng ra quyết định nhanh chóng.
40
Bảng 2.6 Thời gian đàm phán trung bình với 5 nhà cung cấp lớn nhất của công ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam giai đoạn 2019 – 2021
Năm Chỉ tiêu 2019 2020 2021 CJ 8 7 7 Ottogi 7 8 9 Sajo 10 7 8 Hanaro 6 8 7 Dasida 7 6 9 (Nguồn: Phòng Nhập khẩu)
Hiện nay hình thức nhập khẩu chính tại cơng ty là nhập khẩu trực tiếp. Công ty giao dịch trực tiếp với nhà sản xuất về thoả thuận liên quan đến hàng hoá, giao nhận và thanh tốn bằng thư từ, điện tín hoặc gặp mặt trực tiếp để ký kết hợp đồng. Hợp đồng mua bán bằng hình thức văn bản có chữ ký và dấu của hai bên.
Đây là bước mà cơng ty gặp khơng ít khó khăn, nếu nhanh thì quá trình giao dịch, đàm phán này cũng phải kéo dài trong khoảng thời gian 1 tháng, ngồi ra cịn có thể kéo dài lâu hơn.
Số lượng giao dịch đã ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam giai đoạn 2020 – 2021 như sau:
Bảng 2.7 Số lượng giao dịch hợp đồng nhập khẩu của công ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam giai đoạn 2019 – 2021
Năm Chỉ tiêu
2019 2020 2021
Số lượng cuộc đàm phán 62 75 107
Số lượng hợp đồng đã ký kết 113 189 225
Số lượng hợp đồng thực hiện thành công 175 186 220
41
Mỗi năm công ty thực hiện rất nhiều hợp đồng nhập khẩu các loại đạt giá trị từ 0,5 – 2 tỷ VNĐ. Trong số đó hợp đồng nhập khẩu thực phẩm trị giá khoảng 1 – 1,5 tỷ VNĐ chiếm đại đa số.