6. Kết cấu của khóa luận
2.2 Thực trạng thực hiện quy trình nhập khẩu mặt hàng thực phẩm của cơng
2.2.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi việc đàm phán giữa công ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam và đối tác đã đi đến thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng. Cả hai bên đều thống nhất mức giá, mức chiết khẩu và các điều khoản vận chuyển, thanh toán, …mà cả hai bên đã thống nhất thì phịng nhập khẩu sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu cho lô hàng. Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu là thủ tục pháp lý giữa công ty và nhà cung cấp.
Hợp đồng sau khi được ký kết có giá trị pháp lý, các bên tham gia ký kết phải có nghĩa vụ thực hiện theo hợp đồng. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại cơng ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam bao gồm các bước:
2.2.3.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Theo căn cứ khoản 1, điều 14, nghị định số 38/2012/NĐ-CP ngày 25/4/2012 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của luật An tồn thực phẩm thì: “Tất cả các loại thực phẩm, nguyên liệu thực phẩm, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, dụng cụ, vật liệu bao gói, chứa đựng thực phẩm khi nhập khẩu vào Việt Nam phải kiểm tra tại cơ quan kiểm tra nhà nước có thẩm quyền do các cơ quan quản lý ngành chỉ định…”.
Việc xin giấy phép nhập khẩu tại công ty tuân theo các luật thương mại, luật thuế nhập khẩu và các quy định của bộ, ban, ngành có liên quan để tiến hành xin giấy phép ở các cơ quan như sau:
- Bước 1: Công bố thực phẩm: công bố hợp quy hoặc cơng bố phù hợp quy định
an tồn thực phẩm.
- Bước 2: Xin cấp phép vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Bước 3: Thực hiện thủ tục hải quan đối với thực phẩm nhập khẩu.
Do công ty nhập khẩu, kinh doanh mặt hàng thực phẩm, do đó tất cả sản phẩm của cơng ty đều phải tiến hành làm thủ tục tự cơng bố sản phẩm, sau đó kiểm dịch thực vật và vệ sinh an toàn thực phẩm và gửi cho bên hải quan khi nhận lô hàng nhập
42
khẩu. Giai đoạn này sẽ áp dụng cho những sản phẩm mới nhập khẩu và việc công bố sản phẩm và xin cấp phép vệ sinh an toàn thực phẩm chỉ cần tiến hành một lần.
2.2.3.2 Mở thư tín dụng L/C
Vì phương thức thanh tốn chủ yếu của cơng ty là phương thức thanh tốn bằng bằng thư tín dụng nên để thanh tốn tiền hàng cơng ty tiến hành nghiệp vụ mở L/C.
Bên cạnh đó, với việc xin giấy phép nhập khẩu công ty phải tiến hành mở L/C không huỷ ngang nếu như hợp đồng quy định phương thức thanh toán bằng L/C. Hiện tại, cơng ty có tài khoản tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank). Sau khi L/C được đối tác nước goài chấp nhận và tiến hành giao hàng, công ty sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hố từ người bán thơng qua ngân hàng mở L/C. Việc thực hiện các nghiệp vụ này đều do phịng kế tốn chịu trách nhiệm, địi hỏi các phịng phải có sự phối hợp chặt chẽ thì mới có thể thực hiện được chính xác.
Căn cứ để mở L/C là các điều kiện trong hợp đồng nhập khẩu, đơn xin mở L/C phải theo mẫu của ngân hàng đảm bảo chính xác và phù hợp với nội dung. Bộ hồ sơ xin mở L/C gồm có những giấy tờ quy định:
- Giấy phép nhập khẩu do cục quản lý dược Việt Nam thuộc bộ Y tế cấp.
- Hợp đồng ngoại thương (bản sao).
- Giấy cam kết thanh toán.
Đến ngân hàng mở L/C thường là trưởng phịng kế tốn để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C đồng thời chi trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C, phí này thường là 0,3% trị giá hợp đồng nhập khẩu còn tiền ký quỹ thường là 10% giá trị hợp đồng.
Trong trường hợp cơng ty hợp tác với khách hàng mới thì phải ký quỹ 100% trị giá hợp đồng, cũng liên quan đến thủ tục thanh tốn và ký quỹ thì cơng ty còn nộp một số giấy tờ như sau:
- Uỷ nhiệm chi phí ngoại tệ để trả thủ tục phí.
- Uỷ nhiệm chi phí ngoại tề để ký quỹ mở L/C.
- Đơn xin mua ngoại tệ để ký quỹ, trả thủ tục phí hoặc hợp đồng xin vay ngoại tệ để thanh toán L/C.
43
Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính theo quy định như sau:
- Tên ngân hàng thông báo.
- Loại L/C, số ngày phát hành.
- Thời gian và địa điểm hết hiệu lực của L/C.
- Tên và địa chỉ người thụ hưởng.
- Tên và địa chỉ người xin mở L/C.
- Bộ chứng từ phải xuất trình để thành tốn.
- Mơ tả hàng hoá: tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì nhãn mác...Cơng ty căn cứ vào quy cách phẩm chất của từng loại hàng có nhu cầu nhập khẩu để mơ tả. Cơng ty phải mơ tả chính xác, đầy đủ tránh tình trạng hiểu lầm của bên đối tác do mô tả sai.
2.2.3.3 Thuê tàu chở hàng
Vận chuyển hàng hoá quốc tế cần phải sử dụng các phương tiện có thể di chuyển quãng đường xa và khả năng vận chuyển lớn, thơng thường thì vận chuyển bằng hàng khơng và đường biển là phương tiện được sử dụng phổ biến nhất cho các đơn hàng mua ở nước ngồi của cơng ty.
Công ty ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF, do đó nghĩa vụ thuê tàu thuộc về bên đối tác nước ngồi. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp cơng ty nhập khẩu theo điều kiện FOB. Công ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam chủ động nghiên cứu, giao dịch với công ty vận tải và giao nhận trong và ngoài nước, ký kết các hợp đồng vận chuyển nguyên tắc có thời gian khoảng một năm.
Bảng 2.8 Cơ cấu hợp đồng theo điều kiện nhập khẩu của công ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam giai đoạn 2019 – 2021
Năm Chỉ tiêu
2019 2020 2021
Hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF 125 142 172
Hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện FOB 37 44 28
44
Hiện tại đối tác vận chuyển lớn nhất của công ty là công ty TNHH vận tải Việt Nhật (Konoike Vina). Việc vận chuyển bằng đường biển cùng với container thường đối với lô hàng khô và bằng container đông lạnh với lô hàng đông lạnh để đảm bảo chất lượng của hàng hóa. Cơng ty sẽ tính tốn theo từng chuyến hàng sau khi hãng vận tải đó giao vận đơn.
2.2.3.4 Mua bảo hiểm hàng hoá
Do hàng hố nhập khẩu của cơng ty là được chuyên chở bằng đường biển nên rủi ro là khá cao. Vì vậy, phải tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu là rất cần thiết. Những hợp đồng nhập khẩu công ty mua theo điều kiện FOB, CFR nên cơng ty ln mua bảo hiểm cho hàng hố của mình khi nhập khẩu về Việt Nam.
Đối với những hợp đồng nhập khẩu mà cơng ty mua theo giá CIF, do đó phần mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu này thuộc về bên đối tác nước ngồi.
Cơng ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam thường mua bảo hiểm tại công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO) và công ty bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt và một số công ty bảo hiểm khác. Công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo hiểm để yêu cầu bảo hiểm cho sản phẩm mà cơng ty nhập khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó cơng ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến. Nội dung đơn bảo hiểm gồm có:
- Tên người được bảo hiểm.
- Tên hàng được bảo hiểm.
- Số B/L.
- Số container, trọng lượng, số tiền bảo hiểm, tên tàu, ngày tàu khởi hành, cảng chuyển tải, cảng đến, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm.
Cơng ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam khi mua bảo hiểm ln nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ nên thường mua được bảo hiểm một cách sớm nhất đề phịng bất trắc có thể xảy ra. Khi lập chứng từ bảo hiểm nhân viên công ty phải lưu ý:
- Số tiền bảo hiểm mua phải đầy đủ, thường là 110% trị giá CIF của hàng nhập khẩu.
- Số tiền bảo hiểm phải cùng một loại tiền với L/C.
45
- Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định được nêu đích xác.
- Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C.
- Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn.
- Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký.
- Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã ghi trong vận đơn.
- Khiếu nại bảo hiểm phải được ghi rõ là thanh toán tại nơi đến hoặc tại nơi trong quy định ở L/C, tên của người thanh toán phải được ghi trên tờ khiếu nại đó.
2.2.3.5 Làm thủ tục hải quan
Hàng nhập khẩu của công ty thường được nhập qua cảng Cát Lái tại Hải Phòng và cảng Sài Gịn tại thành phố Hồ Chí Minh vì cơng ty có trụ sở chính ở Hà Nội và một chi nhánh ở Hồ Chí Minh.
Khi nhận được thông báo hàng về và bộ chứng từ thanh toán của ngân hàng nhân viên sẽ gửi bộ hồ sơ khai hải quan cho bên trung gian là công ty TNHH vận tải Việt Nhật sẽ giúp thực hiện thủ tục lập tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu. Khi lập tờ khai hải quan yêu cầu khai báo chính xác tên hàng, mã số hàng nhập khẩu, số lượng, đơn giá, trị giá, áp thuế và tự tính thuế nhập khẩu. Kiểm tra hàng hoá được phân vào luồng. Cơng việc này, cơng ty th cơng ty ngồi có nghiệp vụ chuyên sâu giúp đỡ để q trình diễn ra nhanh chóng hơn.
Sau đó cơng ty chuyển vận đơn gốc sau khi đã ký hậu của ngân hàng mở L/C đến đại lý tàu biển để đổi lấy “Lệnh giao hàng (D/O)”. Và trình lên hải quan những giấy tờ sau để làm thủ tục nhận hàng:
- Tờ khai hải quan.
- Hợp đồng.
- Giấy báo nhận hàng (A/N).
- Hoá đơn (invoice).
- Lệnh giao hàng (D/O).
46
- Công bố sản phẩm.
- Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
- Giấy chứng nhận kiểm định (tuỳ thuộc mặt hàng hoá)
- Đơn bảo hiểm.
- Bảng kê khai chi tiết hàng hố (packing list).
- Thư tín dụng (L/C).
- Giấy phép kinh doanh.
Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá về số lượng, chất lượng, nhãn mác, chủng loại. Nếu mọi thứ đều hợp lý hải quan cho rút hàng khỏi kho và xác nhận vào tờ khai hải quan. Do cơng ty tự áp mã thuế hàng của mình và tự tính thuế nên hải quan sẽ kiểm tra lại tính chính xác.
Hải quan đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai, nếu quá 5 ngày kể từ ngày nhận được thông báo hàng về thì cơng ty mới đến nhận thì cơng ty phải chịu các khoản chi phí khác.
Bên cạnh đó, nộp thuế nhập khẩu là việc nộp phí hải quan như: lệ phí lưu kho hải quan, lệ phí thủ tục hải quan tại các địa điểm khác, lệ phí áp tải, lệ phí niêm phong, lệ phí hàng hố.
Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai hải quan được ký và đóng dấu xác nhận. Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước.
2.2.3.6 Nhận hàng và kiểm tra hàng nhập khẩu
Khi hàng về đến cảng có giấy báo nhận hàng (thơng thường hàng của cơng ty hay về cảng Hải Phịng và Hồ Chí Minh), Tất cả giấy tờ hợp pháp phải đóng dấu đỏ, dấu giáp lai và có chữ ký của giám đốc.
- Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu (do sở Công thương cấp)
- Hợp đồng nhập khẩu ngoại thương (bản sao)
- Vận đơn gốc (có xác nhận của ngân hàng mở thư tín dụng)
- Hố đơn thương mại (invoice)
47
- Tờ khai hải quan kèm theo phụ lục hải quan (nếu có từ hai mặt hàng trở lên).
- Ngồi ra cịn một số các giấy tờ khác tuỳ theo từng hợp đồng.
Đối với công ty, công việc không kém phần quan trọng để tính thuế nhập khẩu và thuế VAT được chính xác khi tiến hành nhận hàng, yêu cầu người nhập khẩu khai rõ trong tờ khai mã thuế hàng nhập khẩu theo biểu mã thuế mà bộ Tài chính đã quy định.
Sau khi làm các thủ tục nhận hàng xong, công ty sẽ tiến hành kiểm hàng, khi kiểm hàng thấy tổn thất hay hàng giao không đúng về mặt chất, lượng và số lượng đã quy định bên trong hợp đồng ngoại thương, công ty phải lập biên bản giám định hàng hố, trong đó ghi rõ ngày tháng kiểm tra hàng, thiếu hàng hay phẩm chất, chất lượng của hàng khơng đúng, đóng gói, bao bì của hàng khơng đạt chất lượng... khi lập biên bản giám định phải có sự chứng kiến của đại diện nhà cung cấp, sau đó phải yêu cầu họ xác nhận, ký vào biên bản để sau này làm căn cứ khiếu nại.
2.2.3.7 Tiến hành thủ tục thanh toán
Phụ thuộc vào phương thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận trong bản hợp đồng mà thực hiện thủ tục thanh tốn. Cơng ty thường chọn phương thức thanh tốn chuyển bằng điện – trả sau (T/T trả sau), vì giữa các bên có sự tin tưởng nhất định với nhau trong kinh doanh khi đã thực hiện nhiều hợp đồng thương mại quốc tế và sự uy tín của nhau.
Bảng 2.9 Cơ cấu phương thức thanh tốn hợp đồng của cơng ty cổ phần đầu tư MIR Việt Nam giai đoạn 2019 – 2021
Năm Phương thức thanh toán 2019 2020 2021 Số hợp đồng Tỷ trọng (%) Số hợp đồng Tỷ trọng (%) Số hợp đồng Tỷ trọng (%) L/C 117 72,2 125 67,2 166 75,4 T/T trả sau 45 27,8 61 32,8 34 24,6 (Nguồn: Phòng Nhập khẩu)
48
Sau khi nhận hàng hố khoảng một tuần, cơng ty sẽ cử nhân viên phịng kế tốn đến ngân hàng tiến thành thủ tục thanh toán. Khi thực hiện thủ tục trả bằng điện – trả sau, nhân viên kế toán cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
- 02 lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng.
- Hồ sơ pháp lý công ty.
- Hợp đồng nhập khẩu.
- Hoá đơn thương mại và các chứng từ gửi hàng khác như B/L, C/O,…
- Giấy phép nhập khẩu.
- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu.
Ngân hàng sẽ chuyển tiền cho ngân hàng của người xuất khẩu (nhà cung cấp). Khi ngân hàng của người xuất khẩu thơng báo và ghi có tài khoản của người xuất khẩu thì thủ tục thanh tốn hồn tất. Đồng tiền mà cơng ty sử dụng để thanh tốn cho các hợp đồng nhập khẩu thường là USD.