5. Kết cấu của đề tài
2.3. Quy trình thực hiện các phương thức TTQT chủ yếu tại SHB
2.3.1. Quy trình thanh tốn chuyển tiền
Để thực hiện chuyển tiền qua hệ thống (từ HSC đến Chi nhánh hoặc từ Chi nhánh đến HSC) được thực hiện trên mạng thanh toán nội bộ. Việc truyền và nhận điện giữa HSC và các ngân hàng ngoài hệ thống được chuyển qua bộ phận SWIFT để truyền đi hoặc mạng thanh toán khác (Telex, thư).
- Chuyển tiền đi:
Phịng Thanh tốn quốc tế có nhiệm vụ: Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền của khách hàng kèm theo các chứng từ có liên quan đến việc chuyển tiền, thanh toán viên phải kiểm tra theo đúng mẫu quy định của SHB và kiểm tra tài khoản của khách hàng. Trường hợp lệnh chuyển tiền của khách hàng không rõ ràng hoặc thiếu chính xác, tài khoản khơng đủ… thì thanh tốn viên phải hướng dẫn cho khách hàng bổ sung, sửa đổi nội dung cho phù hợp. Sau khi kiểm tra nguồn vốn của khách hàng đã đủ, thanh toán viên thực hiện việc chuyển tiền bằng phương thức bằng điện hay bằng thư. Trong trường hợp người ra lệnh chuyển tiền u cầu sửa đổi thì phải có u cầu bằng văn bản.
Sau khi thực hiện các bước trên, thanh toán viên in ra 1 bản điện cùng với các phiếu hạch tốn chuyển trưởng/ phó phịng bộ phận nghiệp vụ kiểm tra và ký duyệt. Điện chuyển tiền phải được Tổng giám đốc ký duyệt mới có giá trị. Khi điện
38
chuyển tiền đã được duyệt, thanh toán viên in ra 1 bản chuyển khách hàng, 1 bản lưu hồ sơ chuyển tiền. Các chứng từ phải được tách chuyển phịng kế tốn, 1 bản lưu hồ sơ chuyển tiền cùng các chứng từ liên quan.
Đối với lệnh chuyển tiền trước khi nhận hàng, thanh toán viên phải theo dõi, nhắc nhở khách hàng xuất trình tờ khai hải quan và chứng từ giao hàng để đóng dấu xác nhận đã chuyển tiền khi khách hàng đã nhận hàng. Lưu 1 bộ tờ khai và chứng từ giao hàng vào bộ hồ sơ chuyển tiền.
- Chuyển tiền đến
Thứ nhất:
Khi nhận được lệnh chuyển tiền từ ngân hàng nước ngồi chuyển đến, thanh tốn viên phải kiểm tra:
+ Xác nhận mã khóa đúng. + Tên người gửi tiền.
+ Tên, địa chỉ đầy đủ, số chứng minh thư, số tài khoản của người hưởng lợi. + Tên ngân hàng người hưởng.
+ Số tiền, loại tiền, ngày giá trị. + Nội dung thanh toán.
Thứ hai:
Đối với những điện không đầy đủ các yếu tố trên thì thanh tốn viên phải tra sốt ngay với ngân hàng chuyển tiền.
Thứ ba:
Khi nhận được yêu cầu sửa đổi hoặc hủy bỏ lệnh chuyển tiền của ngân hàng nước ngồi, thanh tốn viên phải kiểm tra lại hồ sơ chuyển tiền, đồng thời phải thông báo ngay cho người hưởng biết và yêu cầu khách hàng có ý kiến bằng văn bản. Sau khi nhận được văn bản của khách hàng, thanh toán viên trả lời ngân hàng nước ngồi và thu phí theo biểu phí hiện hành. Sau đó thơng báo với kế tốn và thanh tốn viên chi nhánh (nếu có trường hợp này) khoản tiền về của khách hàng để hạch tốn đối ứng, tính phí và trả tiền cho khách hàng theo chỉ dẫn.
2.3.2. Quy trình thanh tốn L/C
2.3.2.1. Quy trình thanh tốn L/C nhập khẩu Mở, ký quỹ và điều chỉnh L/C
39
Sau khi làm các thủ tục với khách hàng, thẩm định và hồn thiện hồ sơ, thanh tốn viên hướng dẫn khách hàng lựa chọn phương thức mở L/C phải tiến hành soạn điện/ thư, nhập dữ liệu vào hệ thống mà ngân hàng quy định đồng thời hạch tốn, tính và thu phí mở L/C theo quy trình hạch tốn của ngân hàng. Sau khi xử lý các bước trên, thanh toán viên in ra 1 bản điện tử cùng với các phiếu hạch tốn chuyển trưởng/ phó phịng nghiệp vụ kiểm tra và ký duyệt. Sau đó chuyển điện qua hệ thống SWIFT đi điện ra nước ngoài.
Về việc tu chỉnh/ hủy L/C:
Sau khi làm các thủ tục với khách hàng, thẩm định và hồn thiện hồ sơ, thanh tốn viên cần lập điện tu chỉnh L/C theo mẫu quy định. Bản điều chỉnh sẽ trở thành một bộ phận cấu thành L/C và hủy bỏ những nội dung cũ có liên quan; nhập dữ liệu vào hệ thống đã quy định đồng thời hạch tốn, tính và thu phí tu chỉnh L/C. Sau khi xử lí các bước trên, thanh tốn viên in ra 1 bản kiểm tra và ký duyệt/ bản sửa/ hủy L/C phải được tổng giám đốc hoặc ký duyệt mới có giá trị. Khi điện/ sửa hủy L/C được duyệt, thanh toán viên in ra L/C làm 2 bản (1 bản giao cho khách hàng, 1 bản lưu hồ sơ L/C). Sau đó, chuyển điện qua hệ thống SWIFT đi điện ra nước ngoài. Các chứng từ phải được tách chuyển phịng kế tốn, 1 bản lưu hồ sơ cùng chứng từ khác có liêu quan.
Về việc tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, giao chứng từ và trả tiền:
Khi nhận toàn bộ chứng từ giao hàng của ngân hàng nước ngồi, thanh tốn viên phải kiểm tra chứng từ trước khi giao cho khách hàng.
- Trường hợp L/C cho phép địi tiền bằng điện: thanh tốn viên thực hiện việc chi trả theo chỉ dẫn trên lệnh chuyển tiền vào ngày yêu cầu.
- Trường hợp L/C quy định đòi tiền bằng chứng từ: khi nhận được chứng từ nước ngoài gửi đến, thanh toán viên phải ghi lại số vận đơn của hãng giao nhận chứng từ, kiểm tra chữ ký ủy quyền của ngân hàng đại lý. Sau đó viết giấy thơng báo chứng từ đúng gửi khách hàng. Trong vòng 3 ngày kể từ ngày thơng báo, thanh tốn viên yêu cầu khách hàng ký chấp nhận hối phiếu. Trong vòng 3 - 5 ngày kể từ ngày thơng báo, thanh tốn viên u cầu khách hàng nộp tiền thanh toán hoặc yêu cầu cán bộ tín dụng phát nợ vay cho khách hàng, sau đó ký hậu vào mặt sau vận đơn, trả chứng từ cho khách hàng có ký nhận và lập điện theo quy định thanh toán tiền cho ngân hàng gửi chứng từ.
40
HSC - SHB có chức năng nhận chuyển tiếp L/C, sửa đổi L/C hoặc các bức điện giao dịch khác có liên quan đến L/C xuất khẩu cho các Chi nhánh hoặc ngân hàng khác hệ thống. Nếu ngân hàng phát hành chỉ định L/C cần được xác nhận của SHB thì việc xác nhận này chỉ được xác nhận tại HSC - SHB.
Các Chi nhánh SHB được phép nhận thông báo L/C, sửa đổi L/C, cho khách hàng khi đã HSC xác thực hoặc các ngân hàng khác có uy tín xác thực. Thanh tốn L/C xuất khẩu tại SHB có quy trình như sau:
Trước khi giao L/C cho khách hàng, thanh toán viên phải kiểm tra mã khóa và mẫu chữ ký. Trong trường hợp từ chối thông báo L/C, thanh tốn viên phải thơng báo cho ngân hàng mở biết.
Về việc tiếp nhận, kiểm tra, gửi chứng từ và đòi tiền
Khi nhận được yêu cầu gửi chứng từ L/C xuất kèm bộ chứng từ do khách hàng xuất trình cùng bản gốc L/C và các điều chỉnh liên quan nếu có, thanh tốn viên cần kiểm tra kỹ số lượng chứng từ, loại chứng từ và ghi rõ ngày, giờ xuất trình và ký nhận.
Sau đó lập hồ sơ theo dõi.
Nếu chứng từ phù hợp thì sẽ được gửi và địi tiền theo quy định của L/C: - Đòi tiền bằng thư.
- Đòi tiền bằng điện.
Khi nhận điện hoặc thư báo có, thanh tốn viên phải xác nhận mã khóa hoặc chữ ký ủy quyền của ngân hàng nước ngồi (nếu có), sau đó hạch tốn báo có và thu phí theo biểu phí hiện hành của SHB.
2.3.3. Quy trình thanh tốn nhờ thu
Đối với phương thức nhờ thu, tại chi nhánh Thăng Long SHB ở Hà Nội chưa thực hiện nhờ thu xuất khẩu, phương thức thanh toán nhờ thu xuất khẩu (nhờ thu đi) mới chỉ được thực hiện ở Chi nhánh trong thành phố Hồ Chí Minh. Vì thế, trong phạm vi khóa luận này, ta chỉ xét quy trình thanh tốn nhờ thu đến (nhờ thu nhập khẩu). Các Chi nhánh SHB được phép tiếp cận ủy nhiệm nhờ thu (cả nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ) do các tổ chức tài chính trong và ngồi nước nhận đến. Trường hợp đặc biệt nếu có sự thỏa thuận trước thì chứng từ có thể do khách hàng nước ngoài trực tiếp gửi đến nhưng Chi nhánh phải xác thực được lệnh nhờ thu và các chỉ định liên quan để tránh tranh chấp pháp lý sau này.
41
Khi khách hàng đồng ý trả tiền, thanh toán viên phải yêu cầu khách hàng nộp tiền hoặc nhận nợ (nếu bằng vốn vay), đồng thời tiến hành trả tiền cho ngân hàng nhờ thu theo chỉ thị, và thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Duyệt hợp đồng ngoại hối
- Hạch tốn theo quy trình của ngân hàng. - Lập điện thanh toán cho ngân hàng nhờ thu.
- Sau khi hoàn thành các bước trên, thanh toán viên in ra 1 bản điện thanh toán D/P cùng với các phiếu hạch tốn chuyển trưởng/ phó phịng bộ phận nghiệp vụ kiểm tra ký duyệt. Điện thanh tốn D/P phải được trưởng phịng ký duyệt mới có giá trị. Khi điện thanh tốn được duyệt, thanh toán viên lưu điện thanh toán vào hồ sơ D/P.
Hình thức nhờ thu D/A:
Nếu khách hàng đồng ý chấp nhận trả tiền khi đến hạn, thanh toán viên yêu cầu khách hàng chấp nhận bằng văn bản hoặc ký chấp nhận hối phiếu, sau đó gửi thơng báo chấp nhận trả tiền cho ngân hàng nhờ thu.
Khi đến hạn thanh toán tiến hành trả tiền theo yêu cầu nhờ thu của ngân hàng nước ngoài và thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thanh toán viên phải yêu cầu khách hàng nộp tiền hoặc nhận nợ (nếu đi vay).
- Duyệt hợp đồng ngoại hối (trong trường hợp khách hàng có nhu cầu mua ngoại tệ của ngân hàng).
- Hạch toán theo quy trình của ngân hàng. - Lập điện thanh tốn cho ngân hàng nhờ thu.
Sau khi hoàn thành các bước trên, thanh toán viên in ra 1 bản điện thanh toán D/P cùng với các phiếu hạch tốn chuyển trưởng/ phó phịng nghiệp vụ kiểm tra và ký duyệt. Khi điện thanh toán được duyệt, thanh toán viên lưu điện thanh toán vào hồ sơ D/A.
Các chứng từ phải được tách chuyển phịng kế tốn, 1 bản lưu hồ sơ cùng các chứng từ liên quan khác.
Nếu khách hàng từ chối thanh tốn 1 phần hoặc tồn bộ D/A hay D/P thì thanh tốn viên cần nhanh chóng thơng báo ngay cho ngân hàng nhờ thu biết để kịp thời có biện pháp giải quyết.
42