1.2 .2,Vai trò của giao nhận nguyên container (FCL) bằng đường biển
1.2.3.6 .Cơ sở vật chất kĩ thuật
2.1 Tổng quan về công ty TNHH MarineSky Logictics
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty
Marine Sky Logistics là công ty hoạt động chính về dịch vụ, hiện nay,
nguồn nhân lực của công ty chỉ với 14 người, công ty đặt chỉ tiêu về chất lượng hơn số lượng, mỗi nhân viên nắm giữ công việc và trách nhiệm cụ thể. Do đó, các bộ
phận dù ít người nhưng tất cả các bộ phận vẫn phối hợp chặt chẽ với nhau, kết nối công việc của từng bộ phận thành một quy trình hoạt động.
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty TNHH Marine Sky Logistics
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Tổng Giám đốc.
Quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, phối hợp phó giám đốc bàn bạc, đề ra phương hướng, mục tiêu và cách thực hiện các hoạt động của công ty trong thời gian dài hạn và ngắn hạn.
Đảm nhiệm: Lê Tuấn Phương.
TỔNG GIÁM ĐỐC
Hoàn thành đơn hàng (Chứng từ/ Hải quan/Giao nhận)
Sale Cước xuất nhập Thủ tục hải quan Vận tải nội địa Phịng Kế tốn THƯ KÝ TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Nhân sự Kinh doanh lĩnh vực khác TRỢ LÝ TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Kinh Doanh
Thương mại Phòng Kinh
Doanh Vận tải
Nguồn
cung Nguồn
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN
Trợ lí.
Quản lý 2 lĩnh vực hoạt động chính của cơng ty: Kinh doanh vận tải và Kinh doanh thương mại
Quản lý thời gian biểu công tác tại công ty, thừa hành quyết định của ban giám đốc, quản lý kỷ luật, tâm sinh lý, yêu cầu công việc của nhân viên, là người soạn thảo hợp đồng và phát ngơn chính của cơng ty.
Kiêm nhiệm : Trần Nhất Linh
Phịng kinh doanh thương mại:
Chức năng chính của phịng là liên hệ đến các khách hàng có nhu cầu sử dụng đến các dịch vụ làm hàng xuất khNu, hoặc làm hàng nhập khNu của công ty. Liên hệ đến các hãng tàu, hãng hàng không, khu vực kho bãi để tìm ra đối tác thực hiện lơ hàng, đồng thời dựa vào giá cước của hãng tàu đưa ra
để tiến hành làm hàng.
Kiêm nhiệm : Trần Thị Bích Trang (sales manager), Bùi Thanh Viễn (phó phịng kinh doanh), Bùi Bích Thuận (chuyên viên), Phạm Thị Linh (chuyên viên)
Phòng kinh doanh vận tải:
Chia làm 2 bộ phận chính: Kinh doanh và giải quyết đơn hàng.
• Kinh doanh: chia làm 3 nhóm chính: mỗi nhóm 8 hoặc 10 sales
- Nhóm 1: sales cước xuất nhập khNu: bao gồm hàng hóa xuất nhập khNu bằng đường biển/hàng khơng, có hàng FCL và LCL.
- Nhóm 2: sales thủ tục hải quan: bao gồm hàng hóa khai thơng thơng thường, hàng hóa khó, hàng bị giam tại kho,hàng bị cấm,nhận làm các loại chứng từ theo yêu cầu xuất nhập khNu.
- Nhóm 3: sales vận tải nội địa: bao gồm: xà lan,tàu hỏa, xe tải, kéo
cont, thủy nội địa từ Nam tới Bắc, có hàng FCL, LCL, hàng siêu
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN
• Giải quyết đơn hàng: gồm 3 nhân viên: Chứng từ + Hải quan + Giao nhận: Hồ sơ sales chuyển đến bộ phận nào thì bộ phận đó kiêm nhiệm giải quyết đơn hàng.
Thư ký:
Quản lý 3 lĩnh vực chính: Nhân sự + Kế tốn tài chính + Nguồn thu riêng
• Nhân sự
- Lên bảng mô tả công
- Tạo tài khoản trên tất cả các diễn đàn tuyển dụng/giao lưu/trao đổi.
- Tiến hành đăng tin tuyển dụng.
- Lập form phỏng vấn + form kết quả phỏng vấn + lịch hẹn phỏng vấn.
- Trao đổi tổng qt với nhân sự.
• Kế tốn tài chính
- Liên kết với kế toán trưởng, hoạch định rõ ràng số sách thu
chi,công nợ.
- Báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng. - Minh bạch tài chính.
- Định hướng phát triển doanh thu ( kết hợp với trợ lý).
- Hoạch định chi phí lương hàng tháng.
- Hoạch định tổng chi phí Marketing hàng tháng
- Hoạch định chi phí thưởng Lễ Tết, thưởng thành tích cả năm.
Phịng chứng từ và kế tốn:
Chức năng chính của phịng là làm các chứng từ theo yêu cầu của đơn
hàng, tiến hành thu gom chứng từ sau khi đã hoàn thành một lơ hàng, thanh tốn và giải quyết công nợ, khai báo thuế, thống kê, báo cáo tài chính định
kỳ. Tham mưu cho phó giám đốc sử dụng các nguồn vốn và huy động vốn
đạt hiệu quả cao, kiểm tra và thực hiện các chế độ chính sách về tài chính,
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN
Kiêm nhiệm : Phan Thiên Trinh (trưởng phòng), Võ Bá Tuấn (phó phịng), Bạch Yến (chun viên), Ngọc Un (kế tốn)
Phịng trucking:
Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận chuyển nội điạ, thuê kho bãi,
kết hợp với phòng sale để tiến hành làm hàng port to door hoặc door to door. Khai thác thị trường nội địa gồm tuyến xe tải, xe lửa, xe đầu kéo, xà lan…
Kiêm nhiệm : Nguyễn Văn Nhàn ( Trưởng Phòng)
Phòng hải quan:
Nhiệm vụ chính là thơng quan lô hàng xuất nhập, tư vấn thuế hàng hóa xuất nhập, lên tờ khai, lấy hàng, bố trí kiểm dịch, giám định hàng hóa,
giám sát hàng hóa, bố trí làm hàng, xếp dỡ,…
Kiêm nhiệm : Hùynh Trí Hải (trưởng phịng), Lê Văn Nam (chuyên viên giao nhận)
Mối quan hệ giữa các phòng ban
Với bộ máy tổ chức gọn nhẹ như trên nên việc giữ thông tin liên lạc giữa các phòng ban rất kịp thời. Việc phối hợp giữa các phòng ban cũng diễn ra tương đối nhịp nhàng và có hiệu quả vì mặc dù phân chia phòng ban rõ
ràng, nhưng khi hoạt động, các nhân viên lại có thể làm đan xen.