Định hướng phát triển của công ty đến năm 2020

1.2 .2,Vai trò của giao nhận nguyên container (FCL) bằng đường biển

2.3Định hướng phát triển của công ty đến năm 2020

1.2.3.6 .Cơ sở vật chất kĩ thuật

2.3Định hướng phát triển của công ty đến năm 2020

Hiện công ty đã đề ra những mục tiêu chiến lược ngắn hạn, dài hạn nhằm

hoàn thiện hoạt động kinh doanh, nâng cao năng lực, xây dựng thương hiệu mạnh, tất cả được cụ thể hóa trong báo cáo hoạt động kinh doanh hằng năm và các kế

hoạch kinh doanh của công ty.

Tiếp tục phát triển quan hệ sẵn có, kí hợp đồng trực tiếp với các hãng tàu,

duy trì quan hệ khách hàng…

ĐNy mạnh công tác hỗ trợ, tư vấn cho các công ty xuất nhập khNu vừa, nhỏ

và mới thành lập.

Mở rộng thị trường kinh doanh, đặc biệt là khu vực Miền Tây Nam Bộ vì

khu vực này có nhiều loại nơng sản, đặc biệt là gạo xuất đi nước ngồi với số lượng lớn, có thể giúp công tinh tăng doanh thu cao.

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

Đa dạng hóa ngành hàng, tìm kiếm nguồn hàng từ các công ty xuất nhập

khNu lớn trong nước, các công ty có vốn đầu tư nước ngồi tại Việt Nam…

Phát triển mạnh và nâng cao chất lượng khai thuê hải quan (đặc biệt là các thủ tục chứng từ phức tạp liên quan đến hoạt động xuất, nhập hàng hóa) để thu hút thêm khách hàng đến với dịch vụ này. Muốn vậy công ty cần phải đầu tư trang thiết bị, từng bước hiện đại hóa trong các năm tiếp theo.

Hoàn thiện dịch vụ kinh doanh thương mại, tiến tới hoạt động xuất, nhập

khNu và ủy thác xuất, nhập khNu trong thời gian lâu dài với đối tác.

Phát triển, hoàn thiện dịch vụ đại lý nước ngoài. Phấn đấu cuối năm 2014

hoàn chỉnh mạng lưới đại lý, đạt được các hợp đồng chỉ định.

Cơng ty cần có kế hoạch để xác định rõ nhu cầu sử dụng vốn từng khâu, từng phịng ban trong cơng ty. Để có thể tiết kiệm chi phí dành nguồn vốn cho việc mua bán, các hoạt động dịch vụ kinh doanh xuất nhập khNu cho công ty.

Đến năm 2020 công ty cố gắng mở các văn phịng đại diện, các cơng ty con ở các khu vực khác nhau để đấy mạnh và phát triển cơng ty hơn.

Tầm nhìn lâu dài của cơng ty là "Trở thành nhà cung ứng dịch vụ hàng đầu về sản phNm Logistics chất lượng cao cấp được khách hàng và đối thủ cạnh tranh

công nhận trên thị trường và tiếp tục hướng đến những thị trường cao cấp hơn thay vì chỉ chú trọng tăng số lượng tiêu thụ."

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA

NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN VÀ THỰC TRẠNG

HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH MARINE SKY LOGICTICS

3.1Sơ đồ quy trình về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất kh(u nguyên

container (FCL) bằng đường biển tại cơng ty

Sơ đồ 3.1: Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất kh(u (FCL) bằng

đường biển của công ty

Tiếp nhận, xử lý thông tin khách hàng Đàm phán, kí kết hợp đồng Đặt chỗ với hãng tàu Liên hệ khách hàng chuNn bị chứng từ

Giao hàng cho hãng tàu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Thực xuất tờ khai

Hỏi cước phí, báo giá cho khách hàng

Làm thủ tục thông quan

Phát hành vận đơn

Gửi chứng từ cho đại lý nước ngồi

Lập chứng từ kế tốn và lưu hồ sơ

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

Diễn giải quy trình:

1. Tiếp nhận và xử lý thơng tin khách hàng

Khi có u cầu từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng như sau:

- Loại hàng: căn cứ vào từng loại hàng khác nhau, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng đi theo từng loại container phù hợp, tiết kiệm, tư vấn về các quy định của cảng, nước nhập khNu về mặt hàng đó.

Ví dụ: hàng khơ khó hư hỏng thì nên đi container bình thường, nếu số khối lớn thì nên đi container 40’ cho tiết kiệm, cần có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn

thực phNm nếu là đồ ăn, giấy khử trùng nếu có…

- Cảng đi, cảng đến: Đây là một yếu tố quan trọng quyết định giá cước vận

chuyển vì khoảng cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn, giá cước càng thấp và ngược lại.

- Hãng tàu: Nếu khách hàng yêu cầu hãng tàu mà họ chỉ định thì bộ phận

kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu đó và báo giá cho khách hàng, nếu họ khơng u cầu thì nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng một số hãng tàu khách hàng có thể lựa chọn mà công ty công ty làm đại lý cho thuận tiện và để khách hàng có giá cước tốt nhất.

2. Hỏi cước phí và báo giá cho khách hàng

Căn cứ vào thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá cước, lịch trình tàu chạy, tuyến tàu chạy.

Ví dụ: Hãng tàu OOCL, ZIM Line… có thế mạnh trên các tuyến đi châu Âu và châu Mĩ. Hãng tàu Wanhai, Evergreen, NYK có thế mạnh đi các tuyến châu Á.

Chào giá cho khách hàng: nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá gốc của các hãng tàu, tính tốn các chi phí và tiến hàng báo giá chính thức cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả, lịch trình tàu chạy phải lưu lại để đối chiếu.

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

3. Đàm phán, kí kết hợp đồng

Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng đồng ý thì khách hàng sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking request) cho nhân viên kinh doanh để xác

nhận lại thông tin: tên người gửi hàng, người nhận, địa chỉ, tên hàng, trọng lượng,

số lượng, số khối, loại container, nơi đóng hàng (tại kho người gửi hay tại kho

cảng), cảng đến (nước nhập khNu), ngày tàu chạy, tàu đến, số hiệu con tàu, …. Sau khi nhận được Booking request thì nhân viên kinh doanh sẽ đến gặp khách hàng kí kết hợp đồng dịch vụ giao nhận giữa khách hàng và công ty Marine Sky Logictics,

đồng thời nhận giấy tờ chứng từ cần thiết.

4. Đặt chỗ với hãng tàu

Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking request của khách hàng gửi đến hãng tàu để đặt chỗ, sau đó hãng tàu sẽ có thơng báo xác nhận việc đặt chỗ thành công cho công ty bằng cách gửi lệnh cấp container rỗng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Lệnh này chứa các thông tin: số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge, nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (losing time),….

5. Liên hệ với khách hàng thông báo về lịch tàu, chu(n bị chứng từ

Sau khi có xác nhận của hãng tàu (booking confirmation), nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khNu.

Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuế hải quan và vận chuyển nội địa của cơng ty thì khách hàng sẽ gửi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lơ hàng xuất khNu, thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận nhân viên giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp

đưa container rỗng về đóng hàng vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng hóa ra

kho cảng để đóng hàng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng này,

lập booking profile: nhân viên kinh doanh sẽ lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp.

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

Những thông tin được nghi trên booking profile: tên người gửi hàng (công ty xuất khNu), người phụ trách, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên hãng tàu, cảng đi, cảng

đến, ngày tàu chạy,…

6. Làm thủ tục thông quan

Hồ sơ hải quan gồm:

- Tờ khai hải quan: 02 bản chính (01 bản dành cho người xuất khNu, 01 bản dành cho hải quan lưu hồ sơ)

- Hợp đồng ngoại thương: 01 bản chính - Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản chính - Phiếu đóng gói (Packing list): 01 bản chính - Lệnh giao hàng (D/O)

- Vận đơn (B/L)

- Giấy phép đăng kí kinh doanh: 01 bản sao y kèm bản chính đối chiếu ( nếu doanh nghiệp mới nhập khNu lần đầu)

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), giấy chứng nhận phNm chất, kiểm dịch (nếu có)

- Giấy chứng nhận phun trùng - Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có) - ……..

Hải quan phân luồng hàng hóa thành 3 luồng:

-Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa,

cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hả quan” vào từ khai xuất khNu.

- Luồng vàng: Miễn kiểm tra chi tiết thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ

phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hả quan” vào từ khai xuất khNu.

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

- Luồng đỏ: hồ sơ chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa, tùy vào tỷ

lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà xuất trình 5%, 10 hay 100% hàng hóa để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra, nếu chất lượng hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ nghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt và đóng dấu thơng quan “đã làm thủ tục hả quan” vào từ khai xuất khNu.

7. Giao hàng cho hãng tàu

Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu, việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm, công ty sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào

Tally Report ( báo cáo kiểm điểm), cuối ngày phải ghi vào Daily Report (báo cáo hằng ngày) và khi xếp xong một tầu, ghi vào Final Report( báo cáo cuối cùng). Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet (bảng tống sắp),

việc kiểm đếm cũng có thể th nhân viên của cơng ty kiểm kiện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Khi giao xong một lô hàng lấy biên lai thuyền phó (Maters Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn.

8. Phát hành vận đơn

Trường hợp 1: Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty

Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất khNu để phát hành vận đơn cho khách hàng.

Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lơ hàng để lập chứng từ hàng xuất, công viện cụ thể của nhận viên chứng từ như sau:

- Liên hệ với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất khNu hoàn tất thủ

tực xuất hàng hay chưa.

- Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

- Nội dung vận đơn gồm những chi tiết sau: + Số vận đơn (B/L no)

+ Người gửi hàng (Shipper) + Người nhận hàng (Consignee) + Tên tàu\ số chuyến (Vessel\voy) + Cảng xếp hàng (Port of loading) + Cảng dở hàng (Port of discharge) + Nơi giao hàng (Place of delivery) + Điều kiện vận chuyển hàng: CY\Door

+ Ngày xếp hàng lên tàu: Shipped on board date + Số container\ số kẹp chì (container\ seal no) + Số lượng container (number or container) + Mơ tả hàng hóa (Descreption of goods) + Số kiện (number of package)

+ Trọng lượng hàng bao gồm bao bì (Gross weight) + Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue) + Tên, trụ sở người chuyên chở hoặc đại lý

+ Đại lý giao nhận ở cảng đến (Delivery Agent) + Điều khoản về cước phí (Freight and charges) + Số lượng bản vận đơn gốc (Number of original B/L)

+ Chữ kí của người chuyên chở hay đại lý của người chuyên chở

Trường hợp 2: Khách hàng không sử dụng dịch vụ quôc tế của công ty

Nếu khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế của cơng ty thì nhân viên chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khác hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

Sau khi hàng đã xếp lên tàu, lấy được vận đơn có ký tên đóng dấu của người chuyên chở hoặc địa lý của họ thì nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, invoice và B/L đến Hải quan cảng xác nhận hàng đã thực xuất, để doanh nghiệp lấy đó

làm cơ sở hoạch toán với cơ quan (thuế, ngân hàng,..)

9. Thực xuất tờ khai

Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty, bộ phận này sẽ giao lại vận đơn cho nhận viên giao nhận để nhân viên này đi nộp tờ khai và vận đơn cho Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.

10. Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ Ngày đến dự kiến), số vận đơn

(MB/L, HB/L), loại vận đơn (Surrender, Original, Seaway bill…), hợp đồng,

invoice, packing list cho đại lý liên quan để đại lý này theo dõi lơ hàng khi nó tới

cảng đến, đính kèm là bản sao HB/L, MB/L.

11. Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ

Thứ nhất: Lập chứng từ kế toán

Dựa vào booking profile, điều khoản về cước phí là trả trước (freight (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

prepaid) nên nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note gửi cho khách hàng và chuyển cho bộ phận kế tốn để theo dõi thu cơng nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh tốn cước phí và các khoản phí liên quan (THC, bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.

Trường hợp các phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.

Thứ hai: Quyết tốn và lưu hồ sơ

Sau khi hồn thành xong thủ tục thông quan và lưu vào sổ, người giao nhận phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, và trả lại

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

cho khách hàng, công ty cũng lưu lại một bộ. Đồng thời, kèm theo đó là một bản

giấy báo nợ (Debit note), 01 bản dành cho khách hàng và 01 bản dành cho cơng ty, trên đó có thơng tin: các khoản chi phí mà cơng ty đã nộp giúp cho khách hàng có hóa đơn giá trị gia tăng, phí dịch vụ vận chuyển, và các chi phí liên quan

khác…(THC, Bill fee, Seal fee…), sau đó giám đốc kí tên đóng dấu vào giấy nợ

này, người gia nhận mang toàn bộ chứng từ cùng vơi debit note quyết toán với khách hàng.

3.2 Mở rộng quy trình hàng hóa xuất kh(u ngun container bằng đường biển Lô hàng xuất kh(u “Phụ kiện bồn cầu bằng nhựa” của công ty cổ phần sản xuất Nhựa Hùng Anh tại cảng Cát Lái như sau: (có kèm theo bộ chứng từ cụ thể)

Công ty Hùng Anh là khách hàng đã nhiều lần cộng tác với cơng ty Marine Sky Logictics nên quy trình sẽ được rút ngắn ở các bước đầu.

Tiếp nhận hồ sơ, xử lý thơng tin, cước phí và báo giá cho khách hàng.

Vì đây là khách hàng thân thiết, đã nhiều lần cộng tác với nhau và tạo được

niềm tin với nhau trong công việc, nên công ty Marine Sky Logictics chỉ đưa ra

những tư vấn cần thiết cho lô hàng như sau:

- Về loại hàng: Vì đây là loại mặt hàng nhựa nên công ty Marine Sky

Logictics tư vấn chọn loại container 20’ bình thường.

- Về hãng tàu: Cơng ty Hùng Anh trao tồn quyền quyết định cho công ty

Marine Sky Logictic và như mọi khi công ty Marine Sky Logictics chọn hãng tàu Seaway mà công ty làm đại lý để vận chuyển lơ hàng. Vì theo họp đồng quy định

xuất theo điều kiện FOB (Free On Board) nên bước này được bỏ qua, mà thay vào

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

Kí kết hợp đồng

Cơng ty cổ phần sản xuất nhựa Hùng Anh đã chấp nhận mọi thông tin mà