Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nguyên

1.2 .2,Vai trò của giao nhận nguyên container (FCL) bằng đường biển

4.2.1Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nguyên

1.2.3.6 .Cơ sở vật chất kĩ thuật

4.2.1Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nguyên

4.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận nguyên container (FCL) đường

4.2.1Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nguyên

container (FCL) đường biển của công ty.

Những giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhằm vào mục

đích nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng, tiết kiệm chi phí cho cơng ty, từ đó, sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh của cơng ty trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa

xuất khNu.

- Giải pháp trong khâu tiếp xúc với khách hàng

Nhân viên của công ty cần chuNn bị những kiến thức thật vững vàng về đặc tính hàng hóa, các quy định mới, các thủ tục cần thiết, thông tin về thị trường thuê tàu, bảo hiểm, và đặc biệt là về các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms... để từ

đó có thể tư vấn cho khách hàng một cách nhanh chóng và thiết thực nhất. Đặc biệt,

những nhân viên làm việc với khách hàng cần có kĩ năng giao tiếp khéo léo và khả năng thuyết phục khách hàng, nhất là khi giá cước tăng hoặc có thêm các loại phụ phí khác, để họ thấy rằng việc giá dịch vụ cao hơn là điều chính đáng và cần thiết, đồng thời qua đó khách hàng cũng thấy được sự chuyên nghiệp và tin tưởng vào

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

Khi khách hàng bàn giao chứng từ, hồ sơ hàng hóa, nhân viên của cơng ty cần kiểm tra kĩ để kịp thời phát hiện sai sót, những điểm bất lợi cho việc thanh tốn của khách hàng... hoặc khi làm bộ chứng từ cho khách (với lô hàng xuất), các nhân viên cũng chú ý để khỏi gây ra nhầm lẫn hoặc sai sót. Tùy vào mỗi lơ hàng, đặc

trưng hàng hóa, mà nhân viên giao nhận của công ty sắp xếp việc thu gom chứng từ một cách hiệu quả, đặc biệt, cần tận dụng những tiến bộ của công nghệ tin học vào cơng việc, đó là việc tìm kiếm thơng tin qua internet, hay khai báo một số loại giấy tờ qua mạng điện tử.

- Giải pháp trong khâu kiểm tra hàng hóa

Cần kiểm tra hàng hóa nhận từ khách hàng, xem có thiếu hay bị hư hỏng gì khơng, để kịp thời báo lại với khách. Việc đóng gói hàng hóa cần được thực hiện

một cách cNn thận, phù hợp với đặc tính loại hàng hóa đó, và lịch trình của hàng. - Giải pháp trong khâu khai báo hải quan

Việc khai hải quan đòi hỏi các nhân viên phải có nhiều kinh nghiệm và kiến thức vững vàng, trong đó, quan trọng nhất là việc áp đúng mã số thuế cho hàng hóa và tính thuế chính xác. Các nhân viên cũng cần có sự nhanh nhạy, khéo sắp xếp cơng việc để các lơ hàng có thể thơng quan nhanh chóng. Đặc biệt, nhân viên khai báo hải quan cũng cần trau dồi kiến thức kỹ năng để thích nghi được với quy định mới của Nhà nước, là áp dụng thông quan điện tử cho hàng xuất nhập khNu mậu

dịch.

- Giải pháp trong khâu tiếp xúc với hãng tàu

Khi làm việc với các hãng tàu, hải quan, cảng, nhân viên của công ty cũng cần chú ý đến các chi tiết trên các loại giấy tờ, như người gửi, người nhận, loại

hàng, các mốc thời gian, các địa điểm, số container, số seal... để tránh những rắc rối về sau. Khi mượn container từ các hãng tàu, các nhân viên cần kiểm tra kĩ tình trạng của container, như có bị móp mép, nứt, vỡ, hay có hư hỏng gì khơng, nếu khơng thì khi trả container và phát hiện ra những vấn đề này, công ty sẽ phải bồi thường.

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

Nhân viên của công ty cần thường xuyên tham khảo bảng giá của các hãng tàu khác nhau để từ đó có sự lựa chọn hợp lý, tránh bị phụ thuộc vào một số hãng tàu nhất định.

- Giải pháp trong khâu đóng gói hàng hóa

Khi đóng gói hàng hóa, hay đưa hàng hóa lên tàu, dỡ hàng, cân hàng... nhân viên của công ty luôn phải có mặt để giám sát, đảm bảo mọi việc diễn ra đúng quy

trình, và hàng hóa được an toàn.

Với việc tồn tại việc chậm trễ trong khâu tiếp nhận chứng từ và vận chuyển hàng hóa của công ty đã được nêu ở chương 3 vấn đề quan trọng này, em xin đưa ra một số giải pháp như sau:

Giải pháp khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng từ:

Với sự đNy mạnh của tốc độ vận tải, đặc biệt là việc sử dụng phương tiện

chuyên chở bằng Container ngày càng nhiều. Đơi khi trong q trình chuNn bị Công ty cần lưu ý người xuất khNu giục người nhập khNu gửi toàn bộ các chứng từ đã đ-

ược yêu cầu trong hợp đồng thương mại khi đã giao hàng lên phương tiện vận tải

một cách nhanh chóng.

Nguyên nhân của những sự chậm trễ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn

đề nghiêm trọng. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và

cũng có thể do năng lực công tác của nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên.

Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ:

- Người nhập khNu gửi thiếu một trong những thông tin chứng từ cần thiết đã

được yêu cầu để người xuất khNu làm các giấy tờ thủ tục cần thiết

- Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ.

- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan. - Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng.

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

- Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp ...

Khắc phục những chậm trễ sai sót:

Để khắc phục những vấn đề như thế cần phải có nhân viên đúng chức năng

giải quyết công việc chứng từ.

Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khNu, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thơng tin về hàng hố giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc

nhanh với người xuất khNu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.

Bên cạnh đó thực tế cho thấy tại Phịng Kinh doanh dịch vụ xuất khNu có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuNn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho người nhập khNu. Vì

vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một cơng đoạn

chưa giải quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các cơng đoạn sau và ảnh hưởng

đến thời gian giao nhận hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Như vậy vấn đề này có thể được giải quyết một cách tốt hơn là:

Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ cơng việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực

đó, đNy nhanh được tiến độ cơng việc.

Ví dụ: Trong cơng tác chuNn bị có 2 công đoạn chủ yếu là lập tờ khai Hải

quan, Packing list và lấy các chứng từ hàng hoá từ người nhập khNu cũng như nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan.

- 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ như tờ khai, Packing list.

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

- 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan. 2 cán bộ nhân viên này ln có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm việc. Tương tự như trong công đoạn nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết ... công việc luôn ln là một dây chuyền khép kín, như vậy các cán bộ, nhân viên trong Phịng sẽ ln có quan hệ với nhau trong các công đoạn làm việc bổ trợ cho nhau (như các mắt xích của một dây chuyền) có thể với phương pháp này mặc dù cán bộ nhân viên ít vẫn có thể đảm nhận đợc nhiều thương vụ trong cùng 1 thời gian.

Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thơng tin, các văn bản hớng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn.

Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về tình trạng của hàng hố” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của Hải quan.

Và một trong những biện pháp khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận đó là vấn đề lưu chuyển và lưu trữ chứng từ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Trong q trình giao nhận Cơng ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ, và cũng từ Công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng.

Trong quá trình chuNn bị thì các chứng từ được chuyển từ người nhập khNu qua Bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người nhập khNu và đến Công ty. Các chứng từ khác Công ty sẽ nhận được từ hãng tàu hoặc một số cơ quan hữu quan khác. Do vậy trong quá trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ.

Đồng thời với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì Cơng ty cần

bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cNn thận. Để việc bảo đảm chứng từ của Cơng ty được tốt thì Cơng ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

- Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại hàng hố hoặc theo chủ hàng.

- Có thể trong cùng một thời gian Cơng ty thực hiện một lúc nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm

kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có thể dùng máy vi tính, máy quét (Scaner) để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu mục để khi kiểm tra được nhanh chóng hơn.

- Công ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác.

Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng xuất khNu diễn ra tốt đẹp nhanh

chóng thì Cơng ty nên hồn thiện hơn nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ, Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng xuất khNu nguyên container nhanh hơn, kinh danh có hiệu quả hơn.

Giải pháp hồn thiện cơng tác vận chuyển hàng hóa

Để thực hiện được khâu vận tải này Cơng ty cần phải có một sự chuNn bị kỹ

lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt q trình chun chở thì mới đảm bảo an tồn cho hàng hoá cũng như tiến độ thời gian giao hàng.

Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hố cần vận chuyển:

Việc tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển đến

cho chủ hàng có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì nếu như khơng nắm bắt hiểu rõ được quá trình vận chuyển và làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ.

Đối với những mặt hàng khô như sắt thép, xi măng, bơng vải sợi, ngun phụ

liệu... thì những đặc tính riêng biệt của những loại hàng hố này dễ nhận biết. Việc dùng phương tiện nào? Cách thứ loại hàng hố đó thì nó sẽ dễ bị hư hỏng, biến chất, có thể khơng sử dụng được nữa, mà lúc này hàng hố đã được thơng quan, trách

CHUN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

thường thiệt hại cho chủ hàng , khơng những thế đơi khi cịn xảy ra tranh chấp và Cơng ty cịn có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của Cơng ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh.

Ví dụ: Đối với loại hàng hố đơng lạnh thì khi dở hàng khỏi tàu phải có ngay phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay đối với một số

lọai hàng hố tươi sống khác khác thì nhiệt độ cần phải được giữ ở mức bao nhiêu

để đảm bảo cho hàng hố khơng bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu

xem khi hàng hố chở trên tàu ngồi biển do trên biển có nhiều hơi nước nhiệt độ lại khơng cao thì hàng hố được giữ ở mức a0C chẳng hạn nhng khi vào bờ thì hơi nước ít đi, nhiệt độ lại tăng lên do thời tiết nắng nóng, liệu khi đó hàng hố vẫn giữ

ở mức a0C đó thì vẫn đảm bảo cho hàng hố khơng? đối với các loại hàng hố tơi sống nghĩa là chúng cịn dưỡng khí hút CO2 và nhả khí O2 ,vì vậy điều kiện nhiệt độ cũng như giữ cho vi khuNn không xâm nhập là hết sức quan trọng để đảm bảo hàng hố khơng bị giảm chất lợng và đợc phép lưu thông trên thị trường.

Hay đối với các loại hàng hố dễ gãy vỡ hư hỏng thì cách sắp xếp chèn lót khi xếp hàng lên phương tiện là nh thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hố đó xe được phép chở bao nhiêu để khi vận chuyển có xảy ra va đập thì hàng hố sẽ

khơng bị vỡ...cách sắp xếp lên phương tiện ra sao để vận chuyển thì khơng phải là việc khó khăn. Ngồi ra có nhiều mặt hàng trong quá trình xếp hàng lên phương tiện, vận chuyển nếu không được thực hiện đúng theo những tiêu chuNn kỹ thuật

quy định đối với

Vì vậy việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

hàng hố để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm bảo cho Công ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng xuất

khNu, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc.

Chu n bị nhân công, thiết bị phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP GVHD: HÀ ĐỨC SƠN

Đồng thời với quá trình làm thủ tục xuất hàng thì Cơng ty cần phải có sự chuNn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến

hành xếp dở, lưu kho, vận chuyển thẳng đến cảng cho chủ hàng theo đúng tiến độ

thời gian đã thoả thuận giữa hai bên.

Tổ chức quá trình vận chuyển:

Sau khi đã ký hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên phương tiện vận

chuyển chở hàng đến đúng nơi quy định mà người uỷ thác yêu cầu thì Cơng ty

không phải đã hết trách nhiệm. Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập khNu Công ty phải cử 1 hoặc 2

cán bộ của Cơng ty cùng áp tải hàng hố trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho ngời vận tải và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải hàng phải luôn giữ liên lạc với Cơng ty để thơng báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với Công ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty trong việc xử lý giải quyết tình huống khó khăn trở ngại đó.