Chương 1 : Cơ sở lí luận về quy trình nhập khẩu hàng hóa
1.3. Những chứng từ cần thiết khi thực hiện nhập khẩu hàng hóa:
1.3.1. Tờ khai Hải quan:
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu – được in trên giấy bìa cứng khổ A4 màu xanh (khác với tờ khai xuất khẩu là màu hồng).
Mặt trước tờ khai cần thể hiện đầy đủ nội dung thông tin trên tờ khai một cách chính xác như: Người nhập khẩu, người xuất khẩu, số hợp đồng, số vận đơn, số hóa đơn thương mại, tên/số hiệu phương tiện vận tải, cảng xếp hàng, cảng đỡ hàng, đồng tiền thanh tốn, hình thức thanh tốn, trọng lượng lơ hàng…
Phụ lục tờ khai nhập khẩu cần ghi rõ mã số hàng hóa, mơ tả hàng hóa, xuất xứ, tình trạng hàng, đơn vị tính, trị giá, tỉ giá nguyên tệ, đơn giá, và tổng số tiền bằng VND.
SVTH: Diệp Kim Loan Page 20
Lưu ý: Trọng tâm của một tờ khai Hải quan chính là mã số hàng hóa vì nó là cơ sở xác định thuế suất đối với cơng ty, do đó cần phải chú ý kỹ phần này.
1.3.2. Hóa đơn thương mại:
Với vai trò, vừa là chứng từ thương mại, vừa có thể kiêm là chứng từ kế toán hoặc chứng từ thuế, nên hoá đơn thường được lập làm nhiều bản trong nhiều việc khác nhau như xuất trình cho ngân hàng để địi tiền hàng, xuất trình cho cơng ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho Hải quan để tính thuế...
Hóa đơn thương mại thương gồm những nội dung sau: đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh tốn, phương tiện vận tải…
Ngồi hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) mà ta thường gặp, trong thực tế cịn có các loại hóa đơn:
Hóa đơn tạm thời: (Provisional Invoice) là hóa đơn để thanh tốn sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp: giá hàng mới là giá tạm tính, thanh tốn từng phần hàng hóa.
Hóa đơn chính thức (Final Ivoice) dùng để thanh tốn tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.
Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice) có tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là loại chứng từ có hình thức giống như hóa đơn, nhưng khơng dùng để thanh tốn vì nó khơng phải là u cầu địi tiền. Hóa đơn chiếu lệ giống như một hình thức hóa đơn thương mại bình thường có tác dụng đại diện cho số hàng gửi đi triển lãm, gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng, làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu.
1.3.3. Vận đơn:
Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển. Đặc điểm chung của các loại B/L:
SVTH: Diệp Kim Loan Page 21
Mặt trước: Tên người gửi, người nhận (hoặc "theo lệnh" ...), tên tàu, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, giá cả, tổng trị giá, cách trả cước (cước trả trước hay trả tại cảng đến), tình hình xếp hàng, số bản gốc đã lập, ngày tháng cấp vận đơn...
Mặt sau: Điều kiện chuyên chở.
B/L có ba chức năng cơ bản sau:
Là một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở.
Là một bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển.
Là một chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng đến (B/L có tính chất chuyển nhượng).
Vận đơn đường biển được lập thành một số bản gốc (có dấu “Original”). Ngồi bộ vận đơn gốc, cịn có một số bản sao, trên đó ghi chữ "Copy". Chỉ có bản gốc của B/L mới có chức năng nêu trên, cịn các bản sao khơng có giá trị pháp lý như bản gốc, chúng chỉ dùng trong các trường hợp: thông báo giao hàng, kiểm tra hàng hóa, thống kê Hải quan.
1.3.4. Chứng từ bảo hiểm:
Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm mục đích hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng làm cơ sở để tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định là phí bảo hiểm.
Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.
Đơn bảo hiểm (Insurance Policy):
Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng này. Ðơn bảo hiểm gồm có:
SVTH: Diệp Kim Loan Page 22
Các điều khoản chung quy định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm.
Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký hiệu, tên phương tiện chở hàng...) và việc tính tốn phí bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate):
Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng.
Nội dung: nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính tốn phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận.
1.3.5. Giấy chứng nhận chất lượng:
Là chứng từ xác nhận chất lượng thực tế của hàng hóa và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với điều khoản của hợp đồng.
Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuận của hai bên mua bán.
Việc cấp giấy chứng nhận chất lượng đối với một hệ thống hay một mặt hàng nào đó giúp cho người nhập khẩu tin chắc rằng bên xuất khẩu có một cơ quan quản lý chặt chẽ hoạt động này. Điều này vừa giúp cho người nhập khẩu dễ dàng kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm, vừa tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
1.3.6. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng:
Là chứng từ xác nhận số lượng/trọng lượng của hàng hóa thực tế được giao do bên xuất khẩu cấp cho bên nhập khẩu. Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng cũng có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp, tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng.
Khi thỏa thuận về các giấy chứng nhận số lượng hoặc trọng lượng cần đặc biệt quan tâm đến giấy chứng nhận lần cuối, bởi các giấy này sẽ có tác dụng quyết định trong việc giải quyết tranh chấp sau này. Phải quy định rõ kiểm tra lần cuối sẽ được thực hiện tại đâu, ai tiến hành kiểm tra và cấp giấy chứng nhận.
SVTH: Diệp Kim Loan Page 23
Để đảm bảo tính chất khách quan trong giao nhận hàng hóa đối với cả hai bên, thường thì cơng việc này sẽ do bên thứ ba thực hiện (công ty giám định, Hải quan, người sản xuất).
1.3.7. Giấy chứng nhận xuất xứ:
Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền (thường là Phịng Thương mại & Công nghiệp Việt Nam – VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hàng do người xuất khẩu kê khai.
Nội dung của giấy này bao gồm tên và địa chỉ người mua, tên và địa chỉ người bán, tên hàng, số lượng, ký hiệu, lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Chứng từ này là cần thiết đối với cơ quan Hải quan trong việc vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế theo quy định Nhà nước và để theo dõi hạn ngạch. Trong một vài trường hợp nhất định, giấy chứng nhận xuất xứ thể hiện phần nào đặc điểm hàng hóa vì mỗi khu vực có điều kiện sản xuất riêng.
1.3.8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh:
Là những chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an tồn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc...
Giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật (Animal product sanitary inspection) do cơ quan kiểm dịch động vật cấp cho các hàng hóa là động vật (gia súc, gia cầm...) hoặc các sản phẩm động vật (trứng, thịt, lơng, da, cá...) hoặc bao bì của chúng, xác nhận đã kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch.
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate) do cơ quan bảo vệ thực vật cấp cho hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật, xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra và trong đó khơng có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng.
SVTH: Diệp Kim Loan Page 24
Là bảng kê khai chi tiết tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (thùng cartons, container...). Phiếu đóng gói mơ tả loại hàng hóa, số lượng, trong lượng tịnh, trọng lượng kể cả bao bì, tính chất bao gói, mỗi kiện hàng được chia làm bao nhiêu gói.