Chương 1 : Cơ sở lí luận về quy trình nhập khẩu hàng hóa
3.1. Cơ sở, quan điểm đề xuất giải pháp:
Dệt may là một trong những ngành xuất khẩu mũi nhọn của nước ta, có đóng góp quan trọng đối với nền kinh tế trong nước. Với lợi thế về nguồn nhân công giá rẻ, sản phẩm chất lượng tốt, hài hòa về quy cách và phẩm chất và giá cả cạnh tranh, Việt Nam đang từng bước khẳng định vị trí của mình và chiếm lĩnh thị trường thế giới, lọt vào top 10 nhà sản xuất hàng dệt may trên thế giới.
Thị trường xuất khẩu hàng dệt may của nước ta chủ yếu là Mỹ, EU và Nhật Bản, trong đó, Mỹ là thị trường chủ lực với 50 – 55% kim ngạch xuất khẩu sang thị trường này. Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam vẫn cịn gặp nhiều khó khăn về luật pháp khi Mỹ ngày càng khắt khe hơn đối với việc nhập khẩu hàng may mặc, nhất là về vấn đề kiểm soát chống bán phá giá. Dù chỉ đánh giá định kỳ 6 tháng một lần nhưng đó cũng là nguyên nhân gây trở ngại cho bạn hàng khi muốn đặt hợp đồng với số lượng lớn.
Hiện nay, với một ngành đang phát triển khá ổn định như ngành dệt may thì việc hàng loạt các cơng ty cạnh tranh với nhau để chiếm lĩnh thị trường là điều dễ hiểu. Các công ty liên tục tung ra những sản phẩm mới để thu hút khách hàng, thực hiện chiết khấu để hấp dẫn nhà nhập khẩu cũng như mở rộng thị phần của mình để cạnh tranh lẫn nhau. Sự hoạt động sơi nổi đó diễn ra khơng ngừng và nó bắt buộc các cơng ty muốn tồn tại phải cố gắng nhiều hơn nữa, phải có những biện pháp khắc phục yếu kém và đẩy mạnh những cơ hội. Nắm được yếu tố hàng đầu đó, Cơng ty TNHH Việt Thắng – Luch I đã luôn phát triển đồng hành không chỉ với người tiêu dùng trong nước mà còn giữ quan hệ tốt với đối tác nước ngoài nhờ uy tín cua mình.
Cùng với sự phát triển kinh tế không ngừng của đất nước, và hịa nhập với mơi trường kinh doanh đầy biến động, Công ty TNHH Việt Thắng – Luch I đã đạt được
SVTH: Diệp Kim Loan Page 57
những thành công nhất định trong nhiều năm kinh doanh trong lĩnh vực may mặc. Khơng chỉ có thế, Cơng ty cũng đang cố gắng hồn thiện quy trình thủ tục nhập khẩu để hướng tới mục tiêu nhanh, gọn, và mang lại hiệu quả cao hơn nữa.
Việc hồn thiện quy trình nhập khẩu đối với Cơng ty là mang tính cần thiết và nó cần sự phối hợp đồng bộ của các cấp cơ quan, nhà nước cũng như từng bộ phận trong Công ty. Hiểu được vấn đề đó, trong chương ba này, tơi xin đề ra một vài giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Cơng ty.
3.2. Các giải pháp hồn thiện quy trình nhập khẩu của Công ty:
3.2.1. Giải pháp 1: Đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực và kết nối nhân viên với nhau với nhau
Nội dung giải pháp:
Như chương một đã có đề cập đến “nguồn nhân lực là nhân tố quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh”, doanh nghiệp có lớn mạnh và bền vững hay không phần lớn là nhờ sự nỗ lực và gắn bó giữa người lao động và cơng việc mà họ đảm nhiệm. Muốn tạo được mối quan hệ tốt giữa người lao động và cấp trên của Công ty, cũng như giúp họ u thích cơng việc mà họ đang làm hơn, thì vấn đề được đặt ra ở đây là “Làm thế nào để chúng ta làm được điều đó?”. Câu trả lời đó là, thực hiện những buổi đào tạo, quản lý, bồi dưỡng nguồn nhân lực của Công ty, để mọi người có thể trao đổi với nhau về những khó khăn, điều này vừa giúp người lao động cảm thấy an tâm làm việc, vừa giúp cho doanh nghiệp hiểu được tiếng nói của người lao động, từ đó sẽ dần dần tháo bỏ những khó khăn, giúp mọi người làm việc hăng say, tích cực hơn.
Cách thức thực hiện:
Đội ngũ cán bộ quản lý là bộ phận quan trọng trong việc tổ chức quản lý Công ty, cũng như quản lý hệ thống hoạt động sản xuất. Vì thế, cần tổ chức những buổi huấn luyện cho đội ngũ cán bộ về cách quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian, cũng như cách thức phân công công việc
SVTH: Diệp Kim Loan Page 58
một cách khoa học. Đồng thời, cán bộ quản lý phải luôn luôn chú ý theo dõi nhân viên của mình để có sự điều chỉnh phối hợp trong cơng việc, lắng nghe và giúp đỡ nhân viên cũng là cách giúp giữ chân nhân viên gắn bó lâu dài với Cơng ty
Tổ chức những buổi học ngắn hạn về nghiệp vụ cho nhân viên, không giới hạn người tham gia, đây là cách giúp nhân viên không những luôn được cập nhật thơng tin, kiến thức mới liên tục, mà cịn giúp họ hiểu được sự đóng góp của họ có liên quan mật thiết tới tồn bộ quy trình hoạt động như thế nào. Việc thực hiện những buổi học thế này còn giúp nhân viên của bộ phận này nắm được quá trình làm việc của bộ phận khác, trong trường hợp thiếu nguồn lực tạm thời, có thể điều phối nhân viên qua lại hỗ trợ lẫn nhau trong công việc mà không gây lúng túng.
Đối với đội ngũ công nhân nhà xưởng, vì đây là bộ phận chiếm số lượng đông đảo, thuộc nhiều tầng lớp, nhiều lứa tuổi khác biệt nên không thể mở lớp học hay tập trung mọi người cùng tham gia các buổi huấn luyện kỹ năng được vì sẽ rất mất thời gian và không hiệu quả. Cách tốt nhất để tiếp cận và thể hiện sự quan tâm đến những người cơng nhân đó là tổ chức các chương trình văn nghệ, thể thao, thi đua tay nghề để mọi người cùng cố gắng hơn nữa.
Trong khâu nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, cần chọn những người trẻ, nhiệt tình, năng động và nhanh nhẹn trong xử lý tình huống. Vì cơng việc ở khâu này địi hỏi nhân viên phải tiếp xúc nhiều với các cơ quan chức năng, các công ty khác trong ngành nên nhân viên có tố chất đó sẽ giúp cơng việc diễn ra trôi chảy hơn.
Tạo điều kiện cho nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu trau dồi tiếng Anh, cũng như huấn luyện làm thủ tục Hải quan. Bên cạnh đó, Cơng ty cần có chế độ ưu đãi thật xứng đáng và hợp lý cho những người có thành tích xuất sắc, phẩm chất tốt trong cơng việc.
SVTH: Diệp Kim Loan Page 59
Dự kiến lợi ích đạt được:
Xây dựng một bộ phận xuất nhập khẩu thông hiểu và nhanh nhẹn trong công việc, từ đó giúp Cơng ty giảm được số tờ khai có mức phân luồng đỏ, tức là giảm được chi phí kiểm hóa, giúp cho hàng hóa được thơng quan nhanh hơn, đỡ mất thời gian và cơng sức.
Cơng nhân có niềm vui và hăng say hơn với cơng việc của mình, họ có động lực làm việc và sẽ cố gắng phấn đấu để đạt được thành tích tốt, nhận được thưởng từ Công ty. Mối quan hệ giữa các cơng nhân trong cùng một xưởng sản xuất nhờ đó mà gắn kết hơn, dễ dàng hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.
Sự quan tâm của ban cán bộ quản lý với nhân viên của mình sẽ giúp nối gần khoảng cách với nhau, nhân viên có thiện cảm với cấp trên, họ sẽ dễ dàng tiếp thu ý kiến và nhiệm vụ khi được phân cơng, cịn cấp trên thì an tâm với những người cộng sự của mình.
Lợi ích của việc gắn kết nhân viên lại với nhau là vô cùng to lớn, khi mọi người cảm thấy u thích cơng việc, cộng với chế độ ưu đãi hợp lý, cấp trên thì hịa đồng dễ gần, họ sẽ ln muốn cố gắng làm hết sức mình và đầu tư vào việc mà họ đảm nhiệm, dù chỉ là một thành viên bình thường của Cơng ty khơng có chức vị gì.
3.2.2. Giải pháp 2: Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất hiện đại
Nội dung giải pháp:
Cơ sở vật chất là yếu tố có ảnh hưởng chậm nhưng sẽ là yếu tố ảnh hưởng lâu dài đối với Công ty. Đây là yếu tố cần nhiều thời gian, tính tốn và nhất là nguồn tài chính, nhưng hiệu quả mà nó mang lại khơng hề nhỏ. Sự bùng nổ công nghệ cộng với các đối thủ cạnh tranh ln kề sát, điều đó càng gây bất lợi nhiều cho Cơng ty. Vì vậy, việc đầu tư vào cơ sở vật chất, máy móc hiện đại sẽ giúp giảm chi phí hao hụt, chi phí sửa chửa, và tăng năng suất, tiết kiệm thời gian làm việc.
Cách thức thực hiện:
Cần thường xuyên theo dõi máy móc hoạt động trong phòng làm việc, từ máy in, máy tính, máy photocopy đến máy lạnh, phải kiểm tra định
SVTH: Diệp Kim Loan Page 60
kỳ các thiết bị này, đảm bào mạng lưới internet, điện thoại chắc chắn, ổn định và có đường truyền tốt nhất để tránh mất thời gian sửa chữa và giảm tiến độ vì máy móc cũ kĩ, hay bị lỗi này nọ. Đồng thời tránh tình trạng đang thực hiện khai báo và nhận phản hồi từ Hải quan thì kết nối mạng hỏng khơng truyền đi được.
Đối với trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất, vì đây là những loại máy khá phức tạp và đắt tiền, nên khi đổi mới cần phải xem xét qua nhiều khía cạnh rồi mới quyết định: vị trí đặt ở đâu, kích thước có vừa với khn viên nhà xưởng hay khơng, nó tiêu hao bao nhiêu điện năng, có tỏa nhiều nhiệt khơng, và nên làm thế nào để giảm bớt nhiệt lượng do máy móc tỏa ra?... Những loại máy móc mới tuy đắt tiền nhưng chúng có rất nhiều ưu điểm vượt trội so với những thiết bị đã quá cũ, đầu tư mới có vẻ hơi tốn kém nhưng về lâu dài nó sẽ mang lại nhiều lợi ích.
Thành lập bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để xử lý những vấn đề phát sinh có thể giải quyết được, khơng cần th người bên ngồi đến sửa như máy tính có virus, kết nối mạng bị lỗi, điện thoại mất tín hiệu hay đơn giản là nối đường dây điện, làm sạch máy móc, v.v… Bộ phận này cũng có nhiệm vụ học cách khởi chạy máy móc được cấp mới, cũng như hướng dẫn cơng nhân viên sử dụng máy móc cấp mới tại nhà xưởng. Vì tính chất cơng việc là khơng thường xun, mang tính định kỳ nhiều hơn, nên bộ phận xử lý kĩ thuật không cần phải tách riêng ra một bộ phận riêng biệt như bộ phận sản xuất hay bộ phận xuất nhập khẩu, mà chỉ cần một vài người trong Cơng ty đã có kiến thức về kỹ thuật đứng ra học tập và đảm nhiệm thêm cộng việc này, như vậy sẽ tiết kiệm chi phí nhân cơng cho Cơng ty.
Dự kiến lợi ích đạt được:
Với một Cơng ty có truyền thống trong ngành dệt may lâu năm như Vicoluch thì việc xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất tốt là điều hồn tồn có thể. Sự hiện
SVTH: Diệp Kim Loan Page 61
diện của nhiều đối thủ tiềm năng càng làm cho Công ty phải khẳng định hơn nữa quy mơ và sức mạnh của mình.
Đầu tư vào trang thiết bị sản xuất sẽ giúp cho Công ty tiết kiệm được tiền điện, tiền sửa chữa máy móc hư hỏng vì cũ kĩ. Năng suất lao động của máy móc có thể sẽ tăng lên gấp ba, thậm chí là năm so với định mức ban đầu đề ra, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt lao động bằng tay.
Khi có máy móc hỗ trợ phần lớn công việc, người công nhân sẽ dành nhiều công sức và thời gian hơn để tập trung vào những tiêu chí khác cần nhiều sự tỉ mỉ như may nút, may nhãn vải, kết hạt, ủi và gấp thành phẩm… điều này giúp cho Công ty nâng cao năng lực sản xuất của mình lên, góp phần giúp cho đối tác hài lịng về sản phẩm của Cơng ty.
3.2.3. Giải pháp 3: Tiến hành chuẩn hóa quy trình thủ tục Hải quan, hạn chế sai sót và chuẩn bị tốt hồ sơ Hải quan chế sai sót và chuẩn bị tốt hồ sơ Hải quan
Nội dung giải pháp:
Hiện nay, Cơng ty chưa có những văn bản hướng dẫn cụ thể quy trình làm thủ tục Hải quan cũng như những hướng dẫn giúp giải quyết tình huống khi gặp sự cố trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Do vậy, Công ty cần nghiên cứu để xây dựng một quy trình chung cho tồn bộ Cơng ty, cũng như vẫn đảm bảo quy trình này tuân thủ đúng những quy định của Nhà nước. Với sự hỗ trợ của việc khai báo hải quan từ xa đã giúp cho doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian, công sức di chuyển để chỉnh sửa nội dung trên tờ khai. Tuy vậy, tờ khai bị chỉnh sửa vẫn khác về hình thức với tờ khai đăng ký lần đầu, vấn đề này mà xảy ra liên tục sẽ làm cho người khai báo Hải quan mệt mỏi với việc cứ phải sửa chữa sai sót, và cũng gây mất lịng tin đối với cơ quan Hải quan.
Cách thức thực hiện:
Trong xuất nhập khẩu, thì Hải quan là bộ phận quan trọng khơng thể thiếu theo sát Công ty trong từng bước thực hiện. Cơng ty cần phải có
SVTH: Diệp Kim Loan Page 62
những văn bản hướng dẫn cách làm thủ tục Hải quan, thủ tục nhập hàng tại từng địa điểm ra sao (cảng Cát Lái, cảng TCS, kho Đông Tây, kho Tân Cảng…). Cụ thể khi đến đó nhân viên sẽ phải đi vào đâu, nộp những giấy tờ gì, nhận lại giấy tờ gì, chi phí là bao nhiêu, v.v… Và cách giải quyết khi nhân viên đến đó gặp sự cố không thể xuất hàng, chưa hồn tất hồ sơ giao nhận hàng hóa…
Tờ khai Hải quan trước khi gửi tới cơ quan Hải quan phải được kiểm tra kỹ lưỡng, ít nhất phải có hai người xem qua trước khi thực hiện khai báo để hạn chế tối đa sai sót những lỗi khơng đáng có. Sau khi khai báo, trước khi nộp trực tiếp hồ sơ đến cơ quan Hải quan, nhân viên Công ty phải kiểm tra lại một lần nữa những giấy tờ có liên quan như Packing list, Detail packing list, Commercial Invoice, B/L xem có trùng khớp nhau hay khơng. Khi đã chắc chắc mọi thứ chính xác rồi thì tiến hành làm bước tiếp theo.
Đối với trường hợp khi được yêu cầu phải kiểm tra thực tế hàng hóa (lấy mẫu), nhân viên cần nhanh chóng phối hợp với cán bộ Hải quan thực hiện nghiêm túc việc xuất trình mẫu, hàng hóa, các yêu cầu của Hải quan đưa ra. Như vậy, hoạt động nhập hàng của Công ty mới diễn ra trôi chảy, không phải thực hiện nhiều lần và mang lại hiệu quả cao nhất.
Một vấn đề cần lưu ý nữa là nhân viên phòng xuất nhập khẩu của Công ty cần phải chú ý đến thời gian khi đi làm thủ tục, phải đi sớm hơn thời gian làm việc hành chánh của cơ quan, tránh tính trạng vội vàng mà quên giấy tờ hay đi đến nơi thì hải quan không làm việc nữa, như vậy sẽ rất mất thời gian và tốn công sức. Nhất là đối với những nơi xa Công ty như cảng Cát Lái và kho 1 – 2 – 3, kho Đông Tây, cảng TCS và kho SCSC, kho DHL. Tốt nhất là nên đi vào đầu giờ sáng hoặc đầu giờ trưa cho kịp giờ làm việc.
SVTH: Diệp Kim Loan Page 63
Dự kiến lợi ích đạt được:
Giúp cho nhân viên định hướng được Cơng việc mình sẽ làm, từ đó có cách sắp xếp và thực hiện một cách hợp lý tiết kiệm thời gian và chi phí nhất mà vẫn đảm bảo tiến độ của công việc.
Tạo được lịng tin nơi cơ quan Hải quan vì đã hạn chế được sai sót và chỉnh sửa giấy tờ, số tờ khai bị phân luồng đỏ sẽ giảm xuống mức thấp nhất, tức là Công ty không cần phải tiến hành kiểm tra thực tế tồn bộ lơ hàng với Hải quan, góp phần giúp cho việc nhận hàng về Cơng ty nhanh, tiết kiệm chi phí hơn.
Nhờ vào việc tuân thủ đúng với các quy trình Hải quan, và thái độ tiếp xúc hòa nhã của nhân viên Cơng ty với cán bộ Hải quan, q trình làm thủ tục thơng quan cho hàng hóa sẽ diễn ra nhanh hơn, trơi chảy hơn, thậm chí sẽ được cán bộ tiếp