Chương 1 : Cơ sở lí luận về quy trình nhập khẩu hàng hóa
3.2. Các giải pháp hồn thiện quy trình nhập khẩu của Cơng ty:
3.2.3. Giải pháp 3: Tiến hành chuẩn hóa quy trình thủ tục Hải quan, hạn chế
chế sai sót và chuẩn bị tốt hồ sơ Hải quan
Nội dung giải pháp:
Hiện nay, Cơng ty chưa có những văn bản hướng dẫn cụ thể quy trình làm thủ tục Hải quan cũng như những hướng dẫn giúp giải quyết tình huống khi gặp sự cố trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Do vậy, Công ty cần nghiên cứu để xây dựng một quy trình chung cho tồn bộ Cơng ty, cũng như vẫn đảm bảo quy trình này tuân thủ đúng những quy định của Nhà nước. Với sự hỗ trợ của việc khai báo hải quan từ xa đã giúp cho doanh nghiệp không phải mất nhiều thời gian, công sức di chuyển để chỉnh sửa nội dung trên tờ khai. Tuy vậy, tờ khai bị chỉnh sửa vẫn khác về hình thức với tờ khai đăng ký lần đầu, vấn đề này mà xảy ra liên tục sẽ làm cho người khai báo Hải quan mệt mỏi với việc cứ phải sửa chữa sai sót, và cũng gây mất lịng tin đối với cơ quan Hải quan.
Cách thức thực hiện:
Trong xuất nhập khẩu, thì Hải quan là bộ phận quan trọng khơng thể thiếu theo sát Công ty trong từng bước thực hiện. Cơng ty cần phải có
SVTH: Diệp Kim Loan Page 62
những văn bản hướng dẫn cách làm thủ tục Hải quan, thủ tục nhập hàng tại từng địa điểm ra sao (cảng Cát Lái, cảng TCS, kho Đông Tây, kho Tân Cảng…). Cụ thể khi đến đó nhân viên sẽ phải đi vào đâu, nộp những giấy tờ gì, nhận lại giấy tờ gì, chi phí là bao nhiêu, v.v… Và cách giải quyết khi nhân viên đến đó gặp sự cố khơng thể xuất hàng, chưa hồn tất hồ sơ giao nhận hàng hóa…
Tờ khai Hải quan trước khi gửi tới cơ quan Hải quan phải được kiểm tra kỹ lưỡng, ít nhất phải có hai người xem qua trước khi thực hiện khai báo để hạn chế tối đa sai sót những lỗi khơng đáng có. Sau khi khai báo, trước khi nộp trực tiếp hồ sơ đến cơ quan Hải quan, nhân viên Công ty phải kiểm tra lại một lần nữa những giấy tờ có liên quan như Packing list, Detail packing list, Commercial Invoice, B/L xem có trùng khớp nhau hay khơng. Khi đã chắc chắc mọi thứ chính xác rồi thì tiến hành làm bước tiếp theo.
Đối với trường hợp khi được yêu cầu phải kiểm tra thực tế hàng hóa (lấy mẫu), nhân viên cần nhanh chóng phối hợp với cán bộ Hải quan thực hiện nghiêm túc việc xuất trình mẫu, hàng hóa, các u cầu của Hải quan đưa ra. Như vậy, hoạt động nhập hàng của Công ty mới diễn ra trôi chảy, không phải thực hiện nhiều lần và mang lại hiệu quả cao nhất.
Một vấn đề cần lưu ý nữa là nhân viên phịng xuất nhập khẩu của Cơng ty cần phải chú ý đến thời gian khi đi làm thủ tục, phải đi sớm hơn thời gian làm việc hành chánh của cơ quan, tránh tính trạng vội vàng mà quên giấy tờ hay đi đến nơi thì hải quan không làm việc nữa, như vậy sẽ rất mất thời gian và tốn công sức. Nhất là đối với những nơi xa Công ty như cảng Cát Lái và kho 1 – 2 – 3, kho Đông Tây, cảng TCS và kho SCSC, kho DHL. Tốt nhất là nên đi vào đầu giờ sáng hoặc đầu giờ trưa cho kịp giờ làm việc.
SVTH: Diệp Kim Loan Page 63
Dự kiến lợi ích đạt được:
Giúp cho nhân viên định hướng được Cơng việc mình sẽ làm, từ đó có cách sắp xếp và thực hiện một cách hợp lý tiết kiệm thời gian và chi phí nhất mà vẫn đảm bảo tiến độ của cơng việc.
Tạo được lòng tin nơi cơ quan Hải quan vì đã hạn chế được sai sót và chỉnh sửa giấy tờ, số tờ khai bị phân luồng đỏ sẽ giảm xuống mức thấp nhất, tức là Công ty không cần phải tiến hành kiểm tra thực tế tồn bộ lơ hàng với Hải quan, góp phần giúp cho việc nhận hàng về Cơng ty nhanh, tiết kiệm chi phí hơn.
Nhờ vào việc tuân thủ đúng với các quy trình Hải quan, và thái độ tiếp xúc hịa nhã của nhân viên Công ty với cán bộ Hải quan, quá trình làm thủ tục thơng quan cho hàng hóa sẽ diễn ra nhanh hơn, trôi chảy hơn, thậm chí sẽ được cán bộ tiếp nhận xử lý dễ dàng cho qua những sai sót nhỏ, chỉ dẫn tận tình các bước làm việc khi gặp khó khăn.