Chương 1 : Cơ sở lí luận về quy trình nhập khẩu hàng hóa
2.2. Thực trạng về quy trình nhập khẩu nguyên phụ liệu dùng trong sản xuất
2.2.2.1. Chuẩn bị bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Khi chúng ta thực hiện một hợp đồng nhập khẩu hàng hóa, thì bên người xuất khẩu phải gửi bộ chứng từ kèm theo liên quan đến lơ hàng đó để người nhập khẩu nhận hàng. Bộ chứng từ đó có thể được gửi qua email, fax hoặc thư tín đến văn phịng xuất nhập khẩu của Công ty, cụ thể gồm những chứng từ cơ bản sau:
SVTH: Diệp Kim Loan Page 47
Arrival Notice (thông báo hàng đến): thông báo này như một chứng thư chứng minh việc hàng hóa của mình đã về nhập cảng tại một địa điểm đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Nó cung cấp cho Cơng ty địa chỉ cụ thể để đến nộp các khoản phí và nhận lệnh giao hàng, đồng thời thể hiện tên tàu, mã số hiệu, ngày dỡ hàng, ngày bốc hàng v.v… kèm theo thời gian mà hàng sẽ đến Việt Nam và yêu cầu Công ty đến nhận hàng.
Bill of Lading (một bản gốc, có kèm một hoặc nhiều bản sao), nội dung trên B/L cần thể hiện rõ Tên/ địa chỉ nhà xuất khẩu – nhà nhập khẩu, Tên/ số hiệu phương tiện vận tải, tổng số kiện hàng được sắp xếp và đánh số thứ tự, khối lượng và trọng lượng. Và điều quan trọng nhất không thể thiếu cũng khơng được sai sót trên B/L đó là số vận đơn, đối với lô hàng trong hợp đồng nhập khẩu 05/VCL-BEZ-GC/2012 cụ thể các thông số được thể hiện như sau:
Consignor/Shipper: TOBIZ ESHM INC. 3RD FLOOR, 340-52, SHINDANG –
DONG CHUNG – GU.
Consignee: VIET THANG LUCH I CO,.LTD (VICOLUCH). 127 LE VAN CHI
STREET, LINH TRUNG WARD, THU DUC DISTRICT, HOCHIMINH CITY, VIETNAM.
B/L No. LAIXBSHO1303025.
For delivery of goods please apply to: FDI CO,.LTD. 39B 9TH FLOOR
TRUONG SON ST, WARD 4, TAN BINH DISTRICT, HOCHIMINH CITY, VIETNAM.
Vessel/Voyage No. STX DALIAN 047S.
“CARTONS NO. 1 – 29, 101 – 107, 201 – 210, 301, 6001 – 6007, 6010 – 6018, 7001 – 7013, 8001 – 8009. MADE IN KOREA.
No. & Kinds of Containers or Packages: 85 CARTONS.
Description of Goods: SHIPPER’S LOAD & COUNT SAID TO CONTAIN 85
CTNS OF FABRIC & ACCESSORIES.
Gross weight: 1865 KGS.
SVTH: Diệp Kim Loan Page 48
Hóa đơn thương mại (một bản gốc), thường thì trên hóa đơn sẽ thể hiện số hóa đơn và ngày lập hóa đơn, kèm theo phương thức thanh toán. Bên dưới là chi tiết hàng hóa nhập khẩu gồm “Marks and Numbers of PKGS”, “Description of Goods”, “Quantity/Unit”, “Unit – price”, “Amount”.
Packing list & Detail packing list: Trên phiếu đóng gói và chi tiết danh sách hàng hóa, người xuất khẩu liệt kệ cụ thể tên, ký hiệu từng loại mặt hàng, màu sắc, số lượng (đơn vị có thể là cái, mét hoặc bộ). Việc thể hiện cụ thể như vậy giúp cho nhà nhập khẩu thuận tiện theo dõi lơ hàng của mình, và dễ dàng kiểm tra hàng hóa khi thực hiện nhập khẩu.
Khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu là FDI CO., LTD thông báo lô hàng 85 kiện/1865kgs/9370cbm, tên hàng theo như trên vận đơn đã về là Cát Lái kho 2 ngày 09/03/2013, tên tàu STX DALIAN, cảng xếp hàng BUSAN và cảng đỡ hàng HOCHIMINH, nhân viên mang thông báo này kèm với giấy giới thiệu Công ty đến hãng tàu nộp phí và nhận lệnh giao hàng D/O (Delivery Order).