3.4.1.1 .Tổ chức lại cơ cấu phòng kế hoạch kinh doanh
3.4.1.2. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
+Cơ sở giải pháp:
Với định hướng mở rộng quy mơ của cơng ty để phát triển thị trường thì khối lượng cơng việc ngày càng tăng nhưng trong phịng kế hoạch kinh doanh hiện nay
SVTH: NGUYỄN VIẾT THANH Trang 43
do thiếu nhân lực nên các nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau và hỗ trợ lẫn nhau thực hiện công việc dẫn đến nghiệp vụ của nhân viên chưa cao, đồng thời khó quy trách nhiệm cho nhân viên khi xảy ra vấn đề.
+Thực hiện giải pháp:
Dựa vào sơ đồ tổ chức phịng kế hoạch kinh doanh và khối lượng cơng việc trong phịng cơng ty cần tuyển dụng 01 nhân viên quản trị tài liệu hồ sơ, 01 nhân viên dịch vụ kỹ thuật, một nhân viên tiếp nhận xử lý đơn hàng. Công ty nên sử dụng nguồn tuyển dụng bên ngồi, đăng thơng tin tuyển dụng tại các trường đại học, cao đẳng hay đăng trên các báo tuyển dụng chi phí cho việc đăng thơng báo trên các báo tuyển dụng một lần là 1.800.000 VND. Tuyển nhân viên mới ngồi cơng ty để tạo khơng khí làm việc mới cho phịng và cũng có thể thay đổi dần cơ cấu nhân viên khá lớn tuổi của nhân viên trong phòng kế hoạch kinh doanh.
*Đối với nhân viên tiếp nhận đơn hàng:tuyển thêm một nhân viên Yêu cầu tuyển dụng
-Trình độ học vấn: tốt nghiệp cao đẳng trở lên ở khối kinh tế, có trình độ tin học bằng B.
- Tuổi từ 22-27 tuổi
- Kinh nghiệm : có 2 năm kinh nghiệm làm việc
- Siêng năng nhanh nhẹn, giọng nói dễ nghe, có kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng viết báo cáo.
Đào tạo
Sử dụng hỉnh thức đào tạo nội bộ trong đó trưởng nhóm tiếp nhận xử lý đơn hàng sẽ trực tiếp chỉ dẫn đào tạo cho nhân viên mới.
-Đào tạo về thơng tin cơng ty như: lịch sử hình thành và phát triển của công ty, nội quy, kỷ luật của công ty.
-Đào tạo về sản phẩm của công ty về kiểu dáng mẩu mã… -Đào tạo kỹ năng tiếp nhận và xử lý đơn hàng.
SVTH: NGUYỄN VIẾT THANH Trang 44
*Đối với nhân viên dịch vụ kỹ thuật: tuyển thêm một nhân viên dịch vụ kỷ
thuật.
Yêu cầu tuyển dụng
-Trình độ học vấn: tốt nghiệp cao đẳng. -Tuổi: từ 22-25 tuổi.
-Kinh nghiệm: có 2 năm kinh nghiệm bán hàng và tư vấn. -Có kỹ năng giao tiếp, có ngoại hình ưa nhìn
Đào tạo
Sử dụng hình thức đào tạo nội bộ
-Đào tạo về thơng tin cơng ty như: lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty, nội quy, kỷ luật của công ty.
-Đào tạo về chuyên môn: phó trưởng phịng phụ trách mảng giám sát kỹ thuật sẽ trực tiếpđào tạo ngoài giờ làm việc cho nhân viên. Công ty trả tiền lương ngồi giờ cho phó trưởng phịng khoảng 200.000 VND/giờ giảng dạy.
+Đào tạo về kiến thức sản phẩm như chức năng và kiểu dáng của sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với những loại hàng hóa nào, cơng dụng của từng loại sản phẩm. Đào tạo về lý thuyết kỹ thuật, tiêu chuẩn tấm để thùng đạt được độ chịu lực cao nhất để nhân viên có thể tư vấn cho khách hàng.
+Đào tạo về quy trình xử lý khiếu nại của khách hàng:
*Đối với nhân viên quản trị tài liệu hồ sơ
Tuyển dụng:
Tuyển một nhân viên quản trị tài liệu hồ sơ. Yêu cầu tuyển dụng:
-Trình độ học vấn: 12/12 có trình độ vi tính bằng A trở lên. -Tuổi: từ 18-25 tuổi.
-Kinh nghiệm: không cần kinh nghiệm làm việc. -Siêng năng, chăm chỉ và trung thực trong công việc. Đào tạo:
Sử dụng đào tạo nội bộ.
-Đào tạo về thông tin công ty như: lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty, nội quy, kỷ luật của công ty.
SVTH: NGUYỄN VIẾT THANH Trang 45
Đào tạo về chuyên môn: nhân viên cũ sẽ chỉ dẫn nhân viên mới trong quá trình làm việc. Đào tạo về cách sắp sếp các tài liệu hồ sơ, cách soạn thảo các văn bản hợp đồng, cách thực hiện các cơng việc hành chánh trong phịng.
+Mục đích của giải pháp:
Tuyển dụng nhân viên mới để có thể chun mơn hóa cơng việc, nâng cao tính chuyên nghiệp cho các nhân viên có thể xử lý cơng việc nhanh hơn. Đồng thời tuyển nhân viên mới để chia sẽ khối lượng cơng việc ngày càng nhiều ở phịng kế hoạch kinh doanh, trưởng phịng có thể phân cơng cơng cơng việc vừa sức với nhân viên, qua đó các nhân viên thực hiện công việc hiệu quả hơn, tránh xảy ra sai xót gây thiệt hại cho cơng ty. Chun mơn hóa cơng việc cịn tạo ra được môi trường làm việc chuyên nghiệp, xây dựng nên văn hóa doanh nghiệp, là một thứ rất quan trọng trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Ngồi ra, cơng ty có thể đánh giá chính xác hơn về năng lực của từng nhân viên, biết được trách nhiệm thuộc về ai khi xảy ra vấn đề từ đó đề ra các mức thưởng phạt phù hợp hơn, tạo nên sự trung thành của nhân viên với công ty.
Đào tạo để nhân viên mới có chun mơn ứng xử với cơng việc, nắm bắt được công việc một cách nhanh nhất và hồn thành cơng việc được giao một cách tốt nhất.