3.4.1.1 .Tổ chức lại cơ cấu phòng kế hoạch kinh doanh
3.4.2.1. Liên kết hỗ trợ giữa các phòng ban trong công ty
+Cơ sở giải pháp:
Sự phối hợp khơng chặt chẽ giữa phịng kế hoạch kinh doanh, phòng phòng kỷ thuật và phịng quản lý sản xuất đã gây khó khăn cho kế hoạch bán hàng và giao hàng của công ty, giao hàng không đúng thời gian, không đủ số lượng, không đúng nhu cầu của khách hàng làm giảm chất lượng dịch vụ của công ty.
Hiện tại công tác thu thập ý kiến khách hàng của cơng ty vẫn chưa được tích cực, cơng tác thu thập ý kiến khách hàng chủ yếu chỉ qua hai cuộc hội nghị được tổ chức hai lần mỗi năm và qua các khiếu nại của khách hàng.
+Thực hiện giải pháp:
Nhân viên thủ kho thành phẩm nên kiểm tra thường xuyên hệ thống tồn kho với thực tiễn số lượng hàng trong kho, báo ngay cho phòng kế hoạch kinh doanh biết về những sai xót, chưa cập nhật của hệ thống vào mỗi ngày khi bắt đầu làm việc.
Phòng kế hoạch kinh doanh phải có trách nhiệm trong việc chuẩn bị hàng giao cho khách hàng chứ không chỉ đưa đơn đặt hàng cho bộ phận giao hàng tự thực hiện việc chuẩn bị giao hàng và giao hàng. Khi phòng kế hoạch kinh doanh đưa đơn đặt hàng xuống bộ phận giao hàng, bộ phận giao hàng phải báo cáo cho tổ trưởng biết để chuẩn bị xe và hàng, thủ kho thành phẩm phải kiểm tra lại số lượng sản phẩm xem có đúng yêu cầu của khách hàng khơng, nếu có thiếu sản phẩm trong kho do trong q trình sản xuất có sai xót hoặc là thời gian khơng theo kế hoạch thì báo lại nhân viên phòng kế hoạch kinh doanh để thương lượng với khách hàng. Sau khi kiểm tra hàng xong, thương lượng với khách hàng xong thì bộ phận giao hàng điều xe và cho bốc xếp xếp hàng mới làm thủ tục bán hàng và giao hàng cho khách hàng.
Cơng ty lập nên các sổ đóng góp ý kiến khách hàng tại công ty, trên trang Web để tiếp nhận ý kiến của khách hàng một cách có cơ sở chuẩn xác. Và hàng tháng các bộ phận phải nộp sổ ý kiến này đến bộ phận tổng hợp ý kiến. Bất cứ các khiếu nại nào của khách hàng đã được xử lý hay chưa xử lý đều phải lập hồ sơ khiếu nại của khách hàng về sản phẩm để làm cơ sở khắc phục.
SVTH: NGUYỄN VIẾT THANH Trang 49
+Mục đích của giải pháp:
Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay ngoài sự quan tâm về chất lượng sản phẩm thì dịch vụ kèm theo cũng là một yếu tố quan trọng để khách hàng lựa chọn sản phẩm của công ty, dịch vụ khách hàng không những thể hiện trách nhiệm mà còn thể hiện sự quan tâm chu đáo của công ty đến với khách hàng. Việc tăng cường sự phối hợp giữa phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kỷ thuật, phòng điều hành sản xuất sẽ giúp cho việc bán hàng trở nên thuận lợi hơn, tránh được các khiếu nại của khách hàng, tăng được tính trung thành của khách hàng đối với công ty.
Việc tăng cường thu thập ý kiến của khách hàng sẽ giúp công ty nắm bắt được thị hiếu tiêu dùng một cách nhanh chóng để đưa ra những chiến lược phù hợp hơn giúp công ty giữ được các khách hàng cũ và thu hút được khách hàng mới, mở rộng thị phần của công ty.