- Doanh thu bán hàng (sales)
KÉ TOÁN TÀI SẢN TRONG KÊ TỐN MỸ
3.1.1. Kế toán vốn bằng tiền
Tài sản bàng tiền bao gồm tiền mặt tại quĩ, séc, tiền gửi ngân hàng. Tài sản bằng tiền là đối tượng rất dễ bị xúc cảm trong kinh doanh, là loại tài sản dễ bị thất thoát và biển thủ nhất. Có thể nói, trong hầu hết các giao
dịch và nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có sự xuất hiện của tiền: Mua hàng, bán hàng, thanh tốn, chi trả... Do vậy, doanh nghiệp cần có những nguyên tắc, thủ tục chặt chẽ để bảo vệ tài sản bàng tiền bằng cách thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ tốt.
3.1.1.1. Quỹ tạp phí
Trong q trình kiểm soát chi tiền mặt, nguyên tắc cơ bản là tất cả các khoản chi tiền mặt đều phải được thực hiện bằng séc. Tuy nhiên, có một số khoản chi tiêu nhỏ nên việc chi tiêu bằng séc không thích hợp,
như mua đồ dùng văn phịng, tem, báo... Nếu tất cả các khoản chi này
đều sử dụng séc thì sẽ làm mất thời gian và lãng phí. Để khỏi phải viết
séc cho những khoản chi tiêu nhỏ lẻ, doanh nghiệp sẽ lập một quỹ tạp phí
Để lập quỹ, phải ước tính tổng số tiền sẽ chi tiêu lặt vặt sẽ được dùng trong một khoản thời gian, thường khơng q một tháng. Sau đó,
một tấm séc sẽ được ký với số tiền tưomg ứng hoặc nhiều hom một chút. Séc này được chuyển thành tiền mặt và giao cho một người quản lý.
a. Thiết lập quĩ
Quĩ lặt vặt bằng cách viết một tấm séc cho thủ quĩ. Thủ quĩ có trách nhiệm chuyển tấm séc này thành tiền mặt và để vào một két riêng mà chỉ
người đó mới có quyền mở. số tiền thiết lập quĩ thường là một khoản tiền chẵn như 100$, 200$ để đủ chi dùng cho một thời gian tưomg đối ngắn.
Nợ TK - Quĩ lặt vặt Số tiền thiết lập quỹ ban đầu
Có TK - Tiền mặt b. Chi tiền từ quĩ tạp phí
Khi chi tiền từ quĩ lặt vặt, thủ quĩ yêu cầu người nhận tiền ký vào
một biên lai hoặc phiếu chi. Biên lai được đánh số, dùng cho tất cả các trường hợp chi tiền từ quĩ và được đặt trong quĩ. Mỗi biên lai có thể kèm
theo một tài liệu bổ sung để chi tiết cho các khoản chi. Theo cách đó, tổng số tiền chi trong biên lai cộng với số tiền còn lại ở két bằng với số
tiền lập quĩ ban đầu.
c. Hoàn quĩ
Việc chi trả tiền từ quĩ sẽ làm giảm dần số tiền trong quĩ, người thủ
quĩ định kỳ phải hoàn lại quĩ bằng cách viết một tờ séc có giá trị bằng tổng số tiền trên các hóa đom chi tiền mà két đã chi. Mỗi hóa đom đều phải được thủ quĩ đóng dấu đã chi và gửi cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế tốn và tái lập quĩ. Đơi khi cũng có sự chênh lệch nhau giữa số liệu trên hóa đom và số liệu cần tái lập quĩ thực tế. Phần chênh lệch này được
phản ánh vào tài khoản Tiền thừa hoặc Tiền thiếu. Chẳng hạn, ta có số
Bút tốn tái lập quĩ cũng là bút tốn ghi nhận chi phí:
Nợ TK - Chi phí tem thư X
Nợ TK - Chi phí vật liệu VP Nợ TK - Chi phí giao dịch Nợ TK - Tiền quĩ thiếu
XX X X
Có TK - Tiền mặt X
Như vậy, tài khoản - Quĩ lặt vặt không hề bị ảnh hưởng bởi việc tái
lập hay chi tiền từ quĩ. Tài khoản - Quĩ lặt vặt chỉ được ghi một lần đầu tiên khi thiết lập quĩ này chỉ ảnh hưởng khi doanh nghiệp có ý định thay đổi mức tồn quĩ lặt vặt ví dụ từ 100$ lên 200$... số liệu của quĩ được cộng với các số tiền khác để tạo nên chỉ tiêu tài sản tiền trên Bảng cân đối kế tốn. Vì số liệu trên tài khoản - Quĩ lặt vặt thể hiện trên Bảng cân đối kế toán nên vào cuối kỳ, kế toán phải tái lập lại quĩ lặt vặt để đảm
bảo số dư phản ánh đúng tiền mặt thực tế của doanh nghiệp.
3.1.1.2. Tiền gửi ngăn hàng
Tiền gửi ngân hàng được hạch toán trong sổ kế toán của doanh nghiệp và sổ kế toán của ngân hàng. Do vậy, định kỳ ngân hàng gửi cho
các doanh nghiệp có tài khoản tiền gửi trong ngân hàng một bản báo cáo
sự biến động của tài khoản tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp trong kỳ
đó. Mỗi ngân hàng có thể có mẫu báo cáo khác nhau, tuy nhiên báo cáo của ngân hàng về tình hình tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp trong ngân hàng bao gồm những nội dung cơ bản sau:
+ Số dư của tài khoản Tiền gửi ngân hàng vào ngày đầu kỳ + Tiền gửi và các khoản tiền khác tăng trong kỳ
+ Séc và các khoản tiền được rút ra trong kỳ
+ Số dư của tài khoản vào ngày cuối kỳ theo các sổ sách của ngân
hàng.
Ngân hàng thường gửi báo cáo này cho doanh nghiệp định kỳ. Ngoài
nghiệp các khoản như phí dịch vụ và ngân hàng phí. Ngân hàng sẽ báo có
cho bên gửi tiền biết mỗi khi trừ tiền với một thông báo. Khoản cộng
thêm khác có thể là tiền lãi phát sinh ra từ số tiền gửi hoặc khoản tiền gửi chưa được ghi sổ.
Có những trường hợp, số dư trên báo cáo ngân hàng không khớp đúng với số dư trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Để chứng minh tính chính xác của số liệu giữa ngân hàng và doanh nghiệp thì cần phải
lập Bảng điều chỉnh tiền gửi (Bank Reconciliation)
Các nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch giữa báo cáo của doanh
nghiệp và của ngân hàng có thể là:
+ Séc đang cịn lưu hành (Outstanding Checks): Séc đã được bên gửi ký và đã trừ khỏi sổ sách của bên gửi, gửi cho bên được chi trả, nhưng
người nhận séc chưa đến ngân hàng dể nhận tiền.
+ Tiền gửi chưa được ghi sổ (Unrecorded deposits): Công ty gửi tiền vào cuối mỗi ngày, sau khi ngân hàng đã khoá sổ. số tiền này sẽ được
ghi sổ vào ngày hơm sau. Do đó nếu doanh nghiệp gửi vào ngày cuối
cùng của tháng thì số tiền gửi đó sẽ khơng được phản ánh trên báo cáo của ngân hàng trong tháng đó.
+ Doanh nghiệp bị ngân hàng phạt về việc sử dụng séc và trừ phí
dịch vụ ngân hàng hàng tháng, gửi cùng với báo cáo ngân hàng - doanh nghiệp chưa biết nên chưa ghi sổ hoặc do nhầm lẫn từ phía ngân hàng...
Các bước điều chỉnh trên số dư tiền gửi ngân hàng:
Bl: So sánh số dư cuối kỳ giữa tài khoản tiền gửi ngân hàng tại
doanh nghiệp và giấy báo của ngân hàng
B2: Cộng thêm hay trừ đi trong giấy báo của ngân hàng những
khoản tiền xuất hiện trong sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp nhưng khơng có trong giấy báo của ngân hàng.
B3: Cộng thêm hay trừ đi trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng của
doanh nghiệp những khoản tiền xuất hiện trong giấy báo của ngân hàng
B4: Tính số dư tiền gửi trong sổ Cái tiền gửi ngân hàng và trong
giấy báo của ngân hàng sau khi đã điều chỉnh
B5: Tiến hành ghi điều chỉnh sổ kế toán của doanh nghiệp.
B6: Gửi thơng báo cho ngân hàng.
Ví dụ: Liên quan đến số dư tiền gửi ngân hàng của một doanh nghiệp vào ngày 30/9/2007 có những thơng tin sau:
+ Số dư tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp là: $2 700
+ Số dư tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp trên giấy báo của ngân
hàng là: $2 500
+ Tiền đang chuyển: $400
+ Séc đang lưu hành: $300 + Lãi tiền gửi ngân hàng là: $500 + Chi phí dịch vụ ngân hàng: $600
Yêu cầu: Hãy điều chỉnh số dư tiền gửi ngân hàng tại sổ sách kế toán
của doanh nghiệp?
BẢNG ĐIÈU CHỈNH số DƯ TIÈN GỬI NGÂN HÀNG
Số liệu tại doanh nghiệp Số tiền Số liệu tại ngân hàng Số tiền
Số dư chưa điều chỉnh 2 700 Số dư chưa điều chỉnh 2 500
(+) Lãi tiền gừi 500 Tiền đang chuyển 400
(-) Phí dịch vụ ngân hàng (600) Séc đang lưu hành (300)
Số dư sau điều chình 2 600 Sổ dư sau điều chình 2 600
Để điều chỉnh, kế toán doanh nghiệp cần ghi:
Nợ TK Tiền gửi ngân hàng: 500
Có TK Lãi tiền gửi : 500
Nợ TK Chi phí dịch vụ ngân hàng: 600