Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Ngânhàng Ngoại thương Việt Nam-Chi nhánh Thăng Long
2.2.1 Quy trình thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ của Vietcombank-Chi nhánh Thăng Long
chứng từ tại Vietcombank-Chi nhánh Thăng Long
2.2.1 Quy trình thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ củaVietcombank-Chi nhánh Thăng Long Vietcombank-Chi nhánh Thăng Long
2.2.1.1 Quy trình thanh toán đối với thư tín dụng xuất khẩu
Thông báo L/C
Khi nhận được L/C từ NHPH/NHTB khác, thanh toán viên có trách nhiệm:
- Trước hết thanh toán viên phải kiểm tra L/C bao gồm việc kiểm tra tính chân thật bề ngoài của L/C có chữ ký đúng và hợp lệ hay không, các điều khoản, điều kiện L/C có đầy đủ, rõ ràng, có dẫn chiếu UCP áp dụng.
- Với L/C hợp lý, có đầy đủ điều kiện như quy định, thanh toán viên nhập thông tin về L/C, tạo hồ sơ L/C, lựa chọn hình thức thông báo, thu phí thông báo và giao thông báo L/C thích hợp. Trong trường hợp L/C không hợp lệ, ngân hàng thực hiện từ chối thông báo L/C trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được điện/thư.
- Thanh toán viên tiếp nhận bộ chứng từ của khách hàng xuất trình bao gồm L/C gốc, các sửa đổi L/C gốc (nếu có), thư thông báo L/C có xác nhận mã/chữ ký đúng và hợp lệ cùng bộ chứng từ bao gồm chứng từ gốc để gửi đi và bộ chứng từ sao để lưu tại NHNT. Sau đó, thanh toán viên ký nhận, ghi rõ ngày giờ nhận chứng từ, nhập thông tin hồ sơ giao dịch vào hệ thống hoặc mở sổ theo dõi.
- Thanh toán viên tiến hành kiểm tra chứng từ một cách nhanh nhất sau khi tiếp nhận chứng từ. Nguyên tắc kiểm tra là kiểm tra sự phù hợp giữa bộ chứng từ được xuất trình so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C nếu có, kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau, kiểm tra chứng từ so với Qui tắc thực hành TDCT mà L/C tuân thủ và tập quán ngân hàng chuẩn quốc tế, việc kiểm tra được thực hiện bởi ít nhất 1 thanh toán viên và 1 cấp thẩm quyền. Các ý kiến của thanh toán viên phải được ghi rõ trên Phiếu kiểm tra chứng từ hàng xuất.
- Sau khi kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ xuất trình phù hợp, thanh toán viên thực hiện gửi chứng từ và đòi tiền theo quy định, trong trường hợp chứng từ không phù hợp thanh toán viên thực hiện thông báo ngay cho Người hưởng.
Gửi chứng từ và đòi tiền theo L/C
- Sau khi kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ phù hợp, ngân hàng lập thư gửi chứng từ và đòi tiền theo quy định của L/C, ngân hàng thu phí gửi chứng từ, điện phí, bưu điện phí (nếu có) theo qui định. Ngân hàng tiến hành nhập ngoại bảng trị giá chứng từ đã gửi đi đòi tiền và xuất ngoại bảng cam kết theo L/C xác nhận, lưu hồ sơ bộ chứng từ.
Thanh toán,chấp nhận thanh toán L/C xuất khẩu
Khi nhận được thông báo của ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên thực hiện như sau:
- Chuyển kế toán báo có cho khách hàng sau khi đã khấu trừ chiết khấu (nếu có), lãi chiết khấu và thu phí theo quy định hiện hành của Vietcombank.
- Hạch toán xuất ngoại bảng số tiền ngân hàng nước ngoài thanh toán - Hạch toán xuất ngoại bảng số dư L/C không sử dụng hết.
2.2.1.2 Quy trình thanh toán đối với thư tín dụng nhập khẩu
Tiếp nhận và kiểm tra đơn xin mở L/C
Khách hàng lập hồ sơ xin mở L/C cần phải đáp ứng được các điều kiện sau: - Có mã số khách hàng tại NHNT
- Kỹ quỹ 100% trị giá giao dịch để phát hành L/C hoặc được NHNT cấp hạn mức miễn/giảm ký quỹ để phát hành L/C hoặc được NHNT cho vay thay toán L/C; hoặc được bảo lãnh thanh toán bởi một bên thứ ba.
- Hồ sơ yêu cầu phát hành L/C cần phải đầy đủ, hợp lệ. NHNT thẩm định các điều kiện đảm bảo tài chính của khách hàng và kiểm tra nội dung yêu cầu phát hành L/C có phù hợp với hợp đồng mua bán hay không.
- Thanh toán viên tiến hành nhập thông tin tạo hồ sơ L/C,chọn hình thức phát hành(phát hành NHTB sơ bộ/phát hành L/C) và loại điện/telex/thư phát hành L/C thích hợp, nhập thông tin chính xác về nguồn vốn phát hành L/C, thu phí theo qui định. L/C phát hành được in thành 02 bản, 01 bản lưu hồ sơ và 01 bản gửi cho Người mở L/C.
Thanh toán L/C
- Nhận được điện Swift/Telex có mã từ Ngân hàng Người hưởng đòi tiền theo L/C, thanh toán viên kiểm tra số tiền đòi phù hợp điều kiện, điều khoản L/C, trị giá phí, lưu ý kiểm tra tuyên bố chứng từ phù hợp và gửi chứng từ theo qui định của L/C trên điện.
- Sau khi kiểm tra các nội dung qui định và xác định điện đòi tiền hoàn toàn phù hợp với qui định của L/C, vào ngày giá trị ghi trên điện đòi tiền hoặc trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được điện đòi tiền, thực hiện thanh toán theo qui định sau:
Đối với L/C được ký quỹ 100%: Hạch toán ghi Nợ tài khoản khách hàng; thu phí theo qui định; Đóng hồ sơ/hoàn trả ký quỹ vào lần thanh toán cuối (nếu cần); Kiểm tra xuất ngoại bảng cam kết phát hành L/C trị giá đã thanh toán;
Đối với L/C được miễn giảm ký quỹ: thông báo bằng văn bản cho người mở L/C và bên bão lãnh (nếu có) yêu cầu thu xếp tiền gấp để thanh toán nếu tài khoản tiền gửi thanh toán của Người mở L/C không đủ tiền thanh toán. Nếu đủ thì thông báo việc ngân hàng ngoại thương sẽ ghi nợ tài khoản của người mở L/C để thanh toán theo điện đòi tiền của ngân hàng người hưởng.
Đối với L/C sử dụng vốn vay ngân hàng ngoại thương: Thông báo ngay đến bộ phận chức năng liên quan đến việc cho vay khách hàng để làm thủ tục rút vốn vay thanh toán theo L/C. Sau đó thực hiện thanh toán của người hưởng theo qui định.