III. qúa trình tham gia Đấu thầu của cơng ty
2. Giai đoạn tiền Đấu thầu
a. Công tác tiếp thị, mua hồ sơ dự thầu
Sự phát triển của nền kinh tế thị trờng khơng nằm ngồi quy luật cạnh tranh khắc nhiệt. Có nghĩa là cạnh tranh vừa là động lực thúc đẩy sự phát triển, vừa là con đờng dẫn đến sự diệt vong của các đơn vị yếu kém. Ngời ta nói rằng cạnh tranh trong các doanh nghiệp xây dựng khơng những khốc
Tiền Đấu thầu
Tiếp thị, mua Hồ
sơ mời thầu Lập đơn dự thầu
Đấu thầu
Nộp Hồ sơ dự thầu Kí hợp đồng
Hậu Đấu thầu
Thi cơng, bàn giao, quyết tốn
liệt mà còn gay gắt hơn một số lĩnh vực khác. Vì vậy, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp xây dựng phải tìm các biện pháp và phơng thức áp dụng cho các hoạt động kinh doanh của mình. Trớc tình hình đó cơng ty xây dựng Hồng Hà đã coi cơng tác tiếp thị và mua hồ sơ mơì thầu là một hoạt động có rất quan trọng góp phần tới sự thắng thầu của công ty. Trong giai đoạn mua hồ sơ mời thầu thì phịng kinh doanh cịn có nhiệm vụ tìm hiểu nguồn thơng tin về:
- Chủ đầu t.
- Ban quản lý dự án cơng trình. - Cơ quan lập dự án.
- Giới thiệu uy tín, năng lực của cơng ty.
Công ty đánh giá cao về đội ngũ các bộ "ngoại giao" trong công tác giới thiệu năng lực của cơng ty và tìm hiểu về các yếu tố quan trọng của các bên mời thầu. Bởi vậy là những thông tin quý giá gốp phần quyết định đến sự thắng thầu của công ty.
Trong công tác tiếp thị và mua hồ sơ mời thầu của cơng ty, các chi phí đợc thanh tốn theo kế hoạch do giám đốc cơng ty duyệt. Riêng quy định về chi phí và lệ phí đấu thầu theo quy chế đấu thầu mới đã quy định giúp công ty giảm đáng kể chi phí mua hồ sơ mời thầu. Trớc đây cơng ty thờng phải mua với giá một hồ sơ là 1.000.000 đồng đến 1.500.000 đồng thì nay thống nhất là 500.000 đồng.
b. Công tác lập hồ sơ dự thầu
sau khi phòng kinh doanh tiếp thi mua Hồ sơ mời thầu, trong thời gian sớm nhất, phòng sẽ chuyển sang phòng kinh tễ- kĩ thuật. Tuỳ đặc điểm của gói thầu mà phịng kinh tế kĩ thuật sẽ huy động toàn bộ cán bộ trong phòng hoặc huy đoọng thêm cả nhân lực kĩ thuật dới các đơn vị hay chỉ định một bộ phận tham gia vào các bớc công việc cụ thể. Tuy nhiên, do cơng tác Đấu thầu địi hỏi khắt khe về mặt thời
gian cũng nh chính xác những kết quả tính tốn nên thơng thờng để hồn thành một Hồ sơ dự thầu, tồn bộ lực lợng trong phịng đợc huy động.
Một bộ Hồ sơ dự thầu luôn luôn phải đảm bảo đủ 4 phần:
- Nội dung về hành chính pháp lí
- Nội dung về kĩ thuật
- Các nội dung về thơng mại tài chính
- Các tài liệu khác.
Trong bốn phần trên thì nội dung kĩ thuật và nội dung thơng mại tài chính là tốn nhiều cơng sức của cán bộ cơng nhân viên trong phịng và nhất là hai bộ phận có tỷ trọng cao nhất:
a) Nội dung về kĩ thuật.
Bản vẽ và đề xuất biện pháp thi công.
+ Dựa vao bản vẽ kĩ thuật trong Hồ sơ mời thầu bóc tách khối lợng công việc cần làm. Kết quả của công việc đợc thể hiện tiên lợng dự toán chi tiết, tiên lợng dự tốn chi tiết có vai trị quan trọng trong Hồ sơ dự thầu. Nó đợc xem nhà thầu đọc và hiểu rõ công việc nào cần phải làm và căn cứ để tính giá trị dự thầu. Do tiên lợng của các công việc đợc cung cấp trong Hồ sơ mời thầu đợc coi là để tham khảo nên mọi thiếu sót trong bảng tiên lợng nếu đợc kiểm tra sẽ ảnh hởng tới công tác xác định giá dự thầu, nên khi thấy thiếu sót nhà thầu hỏi bên mời thầu để từ đó có biện pháp giải quyết.
+ Biện pháp thi cơng: nhóm kĩ thuật căn cứ vào Hồ sơ tthiết kế kĩ thuật, những yếu tố trong Hồ sơ mời thầu và những căn cứ thực tế: thực tế cơng trình, thực tế về cơng ty ..., mà đa ra các biện pháp thi cơng thích hợp. Biên pháp thi cơng đợc thể hiện trên:
- Khái qt đặc điểm cơng trình
- Các giải pháp kĩ thuật tổ chức thi công: . Biện pháp tổ chức thi công trên công trờng
. Các giải pháp chung cho thi công trên công trờng . Các giải pháp kĩ thuật thi cơng cụ thể
. Nhân cơng thi cơng
. Máy móc và thiết bị thi công
Thuết minh biện pháp an toàn lao động và phịng chống cháy nổ,bảo vệ mơi trờng: sản xuất an tồn,
đó là u cầu của pháp luật. Thi cơng xây lắp cơng trình là ngành sản xuất chứa đựng nguy cơ cao về mất an toàn lao động. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tai nạn, do đó đơn vị đã thể chế hố theo yêu cầu pháp luật quy chế sản xuất nhằm tạo ý thức bảo vệ môi trờng sống chung cho cả cộng đồng...
Tiến độ thi công
Trên cơ sở Hồ sơ thiết kế kĩ thuật cơng trình, khối lợng các cơng việc, điều kiện thi công, mặt bằng thi công, yêu cầu chất lợng và thời gian địi hỏi phải hồn thành cơng trình cũng nh khối lợng máy móc, nguồn nhân lực của cơng ty có thể huy động cho cơng trình và nhóm tính tốn kĩ thuật thời gian xây dựng tối u nhất. Tiến độ thi công đợc thể hiện trên sơ đồ tiến độ thi công. Công ty se dụng sơ đồ GANT để theo dõi tiến độ thi cơng của cơng trình.
Do những đặc thù của hoạt động xây dựng luôn thay đổi, nh: thời gian, chịu ảnh hởng mạnh của thời tiết, địa điểm xây dựng luôn thay đổi, tập trung chỉ đạo thi công vào các mục quan trọng, tạo khả năng kiểm tra công việc thuận lợi.
Ví dụ: bảng biểu diễn tiến độ thi cơng của cơng trình hệ thống thốt nớc của khu liên hiệp thể thao Quốc Gia. Hà Nội
Bảng 8: tiến độ thi cơng
Cơng trình: hệ thống thốt nớc khu liên hiệp thể thao Quốc Gia
Địa điểm: H. Từ Liêm. Hà Nội STT Nội dung công việc (theo thứ
tự)
Thời gian (ngày) I Công tác chuẩn bị 17
1 đo đạc, khảo sát lại nơi thi công
5 2 Xây dựng các lán trại, tập kết
thiết bị
10 3 Lắp đặt các phơng tiện thi
cơng, điện
10 II Thi cơng cơng trình 235 1 Phá dỡ các cơng trình cũ và
san lấp
15 2 Đào, khoan đất khu vực I 13 3 Đổ bê tông khu vực I 15 4 Đào hầm khu vực II 40 5 Đổ bê tông khu vực II 35 6 Thi công xây dựng lắp đặt
khu vực I và II
90 7 Đào Mơng ở khu vực III 45 8 Đổ bê tông khu vực III 15 9 Thi công các đờng dẫn nớc 35 10 Lắp đặt ống thoát nớc ở các
khu vực
43 11 Đổ bê tơng mặt rãnh thốt nớc 12
III Hoàn thiện 18 1 Làm mặt bằng cho cơng
trình
10 2 Lắp đặt các phụ kiện 5 3 Nghiệm thu ban giao 3 IV Tổng tiến độ (không kể ảnh
hởng của thời tiết)
247
1 5 ngày
2 10 ngày
3 10 ngày
công việc
sơ đồ 3: Biểu diễn thi công công tác chuẩn bị.
Các công việc đợc thực hiện liên tục và không nhất thiêt là công việc trớc phải thực hiện xong thì cơng việc sau mới bắt đầu.
Máy móc, nhân cơng huy đơng cho cơng trình
Tuỳ theo đặc điểm của từng cơng trình, u cầu về thời gian mà nhóm kĩ thuật tính toán khõi lợng máy móc, nhân cơng cần thiết huy động cho cơng trình sao cho vừa đảm bảo hồn thành cơng trình trong điều kiện hiẹen có, tận dụng máy móc, lao động hiện có và d thừa ở cơng trình khác.
Khối lợng máy móc cần huy động cho cơng trình đợc thể hiện trong danh sách máy móc thiết bị dự kiến đa vào cơng trình. Đó là khối lợng máy móc sẵn sàng đa vào hoạt động theo đúng tiến độ huy động khi công ty trúng thầu.
Số lợng nhân công cần thiết huy động cho cơng trình đợc thể hiện trên biểu đồ nhân lực là một phần gắn liền với sơ đồ tiến độ thi cơng mà nhóm kĩ thuật phải tính tốn hợp
lí sao cho số lợng công nhân trên công trờng tăng dần rồi giảm dần, tránh tình trạng giảm đột ngột gây cho khó khăn cơng trình và cơng ty nhất là giai đoạn cần huy động tối đa cần lao động.
Ví dụ: Một số thiết bị cần thiết cho cho cơng trình nhà học số một Nhạc Viện Hà Nội
Bảng 9: Máy móc và thiết bị chính phục vụ cho thi cơng
Cơng trình: Nhà học số 1 Nhạc viện Hà Nội ST
T
Tên máy- thiết bị Nớc sản xuất đơn vị Số lợng
A Thiết bị về đà giáo cốp pha
1 Giáo pal ống đứng 76
VN khun g
800 2 Giáo Minh khai VN Cái 700 3 Giằng ngang giáo VN Cái 100 0 4 Giăng chéo giáo VN Cái 500 5 Chốt giáo VN Cái 500 6 Vít me trên49, L=600 VN Cái 500 7 Vít me dới49, L=600 VN Cái 500 8 Cốp pha tôn VN M2 400 9 Cốp pha dán gỗ 2cm VN M2 200 10 Cây chống PS16 Hàn Quốc Cây 700
B Các loại máy thi côngcái
1 Máy trộn bê tơng 400 lít
TQ Cái 2
2 ơ tô IFA Đức Cái 2
3 Máy cẩu tự hành TADANO Nhậ t Cái 1 4 Vận thăng Nhậ t Cái 2
5 Ơ tơ Kamaz SNG Cái 2
6 Máy đầm bàn Nhậ t Cái 2 7 Máy đầm cóc HQ Cái 1 8 Máy xẻ Horizontal band saw CD-7M Nhậ t Cái 1 9 Máy bào Automatic planer BC-500 Nhậ t Cái 1
10 Xe cải tiến VN Cái 2
11 Máy cắt bàn Makita LS 3030 Nhậ t Cái 1 12 Máy đầm dùi Nhậ t Cái 5 13 Máy phát điện Honda Nhậ t Cái 1 14 Máy bơm nớc Nhậ t Cái 1 Các nội dung khác:
Ngồi các phần trên thì cơng ty cong phải thực hiện các nội dung khác nh;
- Lập sơ đồ tổ chức hiện trờng
- Sơ đồ bố trí nhân lực
- Bảng kê chủng loại vật t chính vf tiến độ cung cấp vật t
- Các thiết bị máy móc và biện pháp kiểm tra chất lợng cơng trình
Đây là các nội dung khác không thể thiếu trong Hồ sơ dự thầu , chúng thực hiện mức độ khoa học của công tác thi cơng và quản lí, chủ đầu t căn cứ vào đó để nhậ biết về mức độ đảm bảo an toàn kĩ thuật, phân cấp trách nhiệm của các thành viên trong công ty đối với từng vấn đề cụ thể. Các nọi dung này cũng chiếm một tỷ đáng kể trong cơ cấu điểm dự thầu của cơng ty;
Bảng bố trí nhân lực: Cơng
việc
Tên Tuổi Năm cơng tác Học vấn Nhiệ m vụ dự kiến đợc giao Kinh nghiệ m Tóm tắt q trình cơng tác Quản lí chung + Tại trụ sở +Tại hiện trờng A B Tiễn sĩ Kĩ s - GĐ Chủnh iệm cơng trình Quản lí hành chính
+Tại trụ sở +Tại hiện trờng Quản lí kĩ thuật +Tại trụ sở +Tại hiện trờng Giám sát hiện tr- ờng Công việc khác Bảng 10. sơ đồ tổ chức hiện trờng điều hành chung gđ: Lê. hồng. Anh Chủ nhiệm cơng trình: ng hải sơn gđ: Lê. hồng. Anh
Bộ phận quản lí
vật t Bộ phận quản lí kĩ thuật kcs-atlđ-ytế tài chính kinh tếBộ phận quản lí
đội xây dựng Tổ máy thi công đội điện n ớc
Quan hệ điều hành trực tiếp Quan hệ phối hợp
a) Giám Đốc điều hành và chủ nhiệm cơng trình là ngời đợc GĐ công ty xây dựng Hồng Hà bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trớc GĐ về tất cả các mặt hoạt động của cơng trình.
b) Giúp việc cho Giám Đốc điều hành và chủ nhiệm cơng trình có các bộ phận:
+ Bộ phận quản lí chất lợng kĩ thuật an tồn: Giám sát chất lợng kĩ thuật trong tong công đoạn sản xuất của các tổ, đội sản xuất cơng trình và tiến hành nghiệm thu khi cơng việc hồn thành theo đúng quy trình quy phạm của Nhà Nớc.
Mua sắm, cấp phát vật t, trang thiết bị bảo hộ lao động và kiểm tra an tồn lao động trên tồn cơng trình theo quy định của Nhà nớc và biện pháp thi công đã đợc duyệt.
* Bộ phận quản lí kĩ thuật thi cơng cơng trờng: tổ chức mặt bằng thi cơng hợp lí, phù hợp với mặt bằng cơng trình trong từng giai đoạn thi công. lập các biện pháp thi công cho từng hạng mục cơng trình theo đúng quy trình kĩ thuật và đảm bảo an toàn lao động. Lập kế hoạch thực hiện tiến độ
cơng trình trong từng tháng, quý và giao cho các tổ, đội sản xuất thực hiện. Quản lí bố trí nhân lực làm việc trên cơng trình, xác nhận khối lợng đã bố trí hồn thành của tổ đội sản xuất.
* Bộ phận cung ứng vật liệu, vật t:
Phụ trách khai thác nguồn vốn vật t cung cấp theo đúng kế hoạch, tiến độ đảm bảo về chất lợng, chủng loại, phẩm cấp, chỉ đạo và kiểm tra hớng dẫn về kho tàng và bảo vệ các đội sản xuất, tổ sản xuất có nhiệm vụ thực hiện các cơng việc đợc chủ nhiệm cơng trình giáo theo đúng tiến độ- chất lợng- kĩ – mỹ thuật và an toàn lao động đợc gi trong hợp đồng giao. chịu sự kiểm tra giám sát của các bộ phận chức năng tại cơng trình.
Các bộ phận trên có nhiệm vụ riêng nhng họ ln gắn bó mật thiết với lợi ích cũng nh các quyền lợi của Công ty.
b)Nội dung về thơng mại tài chính
Tính giá dự thầu:
* Tính giá trị dự toán dự thầu.
Hiện nay cơng tác xác định giá dự tốn dự thầu của công ty đợc xác định trên cơ sở:
- Khối lợng theo tiền lơng trong hồ sơ mời thầu.
- Đơn giá 1736/QĐUB ngày 23 tháng 8 năm 1994 của UBND thành phố Hà Nội và thông báo 712/TB - VLXD.
-Tính dự tốn theo định mức xây dựng cơ bản số 1242/1998/QĐ - BXD ngày 25/11/1998.
-Một số vật t khơng có trong đơn giá tính theo thơng báo gần nhất của địa phơng.
- Thuế VAT tính theo thơng t số 106/1999/ TT - BTC ngày 30/08/1999 của Bộ tài chính.
- Căn cứ theo thông t 09/2000/TT-BXD ngày 13-2-2001 về điều chỉnh dự tốn cơng trình xây dựng cơ bản.
- Biện pháp tổ chức thi công
Giá dự tốn dự thầu của cơng ty đợc xác định theo từng hạng mục cơng trình. Giá dự thầu cho tồn bộ cơng trình tổng hợp theo bảng.
STT Tên hạng mục Giá dự toán
1 Hạng mục x 10.000.000
. N
Giá dự thầu
- Đơn giá tổng hợp đợc xác định chi tiết trên bảng chi tiết tính đơn giá trớc thuế.
- Giá dự thầu cha có giảm giá ( giá dự thầu đầy đủ) là mức giá đợc ghi chính thức trong đơn dự thầu. Đơn xin giảm giá dự thầu tuỳ từng trờng hợp mà bên mời thầu có thể chấp nhận thì mức giá đợc dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng sẽ là giá trị dự thầu sau giảm giá.
Để giảm giá (trong phạm vi an toàn) nhằm tăng cạnh tranh về giá trong hồ sơ dự thầu, đơn giảm giá đợc lập trên cơ sở:
1/ Chi phí khấu hao TSCĐ, cơng cụ dụng cụ thấp do có rất nhiều thiết bị đã khấu hao hết hoặc mức khấu hao thấp.
2/ Chi phí quản lý thực tế là rất nhỏ do:
- Cán bộ trực tiếp thi cơng có kinh nghiệm, số lợng cán bộ bố trí khơng cần nhiều.
- Khoảng cách giữa địa điểm thi công và cơng ty là nhỏ thì việc hỗ trợ kỹ thuật, hồn cơng, nghiệm thu thuận tiện.
3/ Đội ngũ công nhân lành nghề đơng đảo có thể đảm đơng khối lợng cơng việc lớn và phức tạp.
4/ Thị trờng cung cấp vật liệu tốt và ổn định, đã đợc