THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THIẾT BỊ TIN HỌC CỦA CÔNG TY
2.2.1.2. Đặt mua hàng.
Mục đích của q trình này là đáp ứng nhu cầu về máy tính, các thiết bị tin học để phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của FPT.
Trong việc đặt mua hàng, các công ty thành viên căn cứ vào nhu cầu cụ thể của mình , khả năng tài chính, nhân lực cũng như những điều kiện khác để lập ra đơn đặt hàng nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất và kinh doanh.
Việc đặt mua hàng được thực hiện qua trình tự sau:
Bước 1: Đánh giá, xử lý hàng tồn kho.
Thông qua bước này sẽ biết được trong kho của Cơng ty cịn những loại hàng nào, số lượng là bao nhiêu, tình trạng những mặt hàng tồn kho như thế nào, khả năng bán hàng tồn kho,…
Qua những thông tin về hàng tồn kho, nhu cầu hàng hố trong kì và nhu cầu dự trữ cuối kì, các chi nhánh sẽ biết được số lượng hàng cần nhập về là bao nhiêu dựa trên nguyên tắc:
Dự trữ đầu kì + lượng hàng cần nhập trong kì = Dự trữ cuối kì + Nhu cầu hàng hố trong kì.
Vì vậy, bước đánh giá hàng tồn kho sẽ giúp cho các đơn vị dự đoán được số lượng hàng hoá cần mua về và tránh được việc lãng phí nguồn lực tồn tại dưới dạng hàng tồn kho, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ở bước này, các chi nhánh có nhu cầu mua hàng hố sẽ kết hợp giữa nhu cầu, khả năng mua hàng với những thơng tin có được từ quá trình hỗ trợ kinh doanh để lựa chọn trong số những nhà cung ứng thì nhà cung ứng nào phù hợp với nhu cầu hàng hố của mình để thực hiện bước tiếp theo là đàm phán mua hàng.
Bước 3: Đàm phán mua hàng.
Sau khi có những thơng tin về loại hàng, số lượng hàng hoá cần nhập và lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận cung ứng hàng hố của đơn vị đó sẽ tiến hành giao dịch và đàm phán với các nhà cung cấp để mua hàng.Thông qua bước này, những điều khoản về tên hàng, về giá cả, về số lượng, về chất lượng, thanh toán, giao nhận,… được thoả thuận và kí kết giữa hai bên.
Sau đó, tất cả những thơng tin về hợp đồng, những chứng từ có liên quan được chuyển đến Phịng Xuất nhập khẩu của Tổng cơng ty để tiến hành thực hiện.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp đơn vị cần cung ứng hàng hố có những thay đổi về đơn hàng hoặc khơng có nhu cầu mua hàng nữa thì được giải quyết như sau:
- Nếu đơn vị cần mua hàng có những sửa đổi đối với đơn hàng thì đơn vị đó cùng với nhà cung ứng thương lượng lại và kí hợp đồng khác. Nhưng đơn vị cung ứng cần thơng báo cho Phịng Xuất nhập khẩu biết để có những điều chỉnh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Nếu đơn vị cần mua hàng có lệnh huỷ đơn đặt hàng:
+ Trong trường hợp phòng Xuất nhập khẩu chưa mua hàng từ nhà cung ứng thì thơng báo huỷ đơn đặt hàng phải được thơng báo kịp thời tới phịng Xuất nhập khẩu và các bên hữu quan với chữ kí của trưởng bộ phận huỷ đơn hàng.
+ Trong trường hợp hàng hóa đã được phịng Xuất nhập khẩu mua về thì đơn vị huỷ sẽ bị phạt theo tỷ lệ % nhất định, và chịu sự kết chuyển lỗ trong kinh doanh. Việc quy định phạt và kết chuyển lỗ trong kinh doanh do Tổng Giám đốc công ty thành viên quy định trên cơ sở đề xuất của phòng Xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào sản phẩm, giá cả và thời điểm cụ thể.