Chuẩn bị hồ sơ.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG THIẾT BỊ TIN HỌC CỦA CÔNG TY

2.2.1.3. Chuẩn bị hồ sơ.

Nhận hồ sơ từ Công ty chi nhánh.

Để đảm bảo hoàn thiện bộ hồ sơ nhằm thực hiện hợp đồng, Cơng ty chi nhánh (đơn vị có nhu cầu mua hàng) sau khi đàm phán, kí kết hợp đồng với nhà cung cấp phải gửi cho phòng Xuất nhập khẩu một bộ hồ sơ đầy đủ gồm:

Hóa đơn thương mại (Commercial invoice). Bảng kê chi tiết hàng hoá (Packing list).

Vận đơn đường không (Airway bill) hoặc vận đơn đường biển (Bill of

lading).

C/O (Certificate of origin) hoặc các giấy tờ khác nếu có.

Hồn thiện bộ hồ sơ nhập khẩu.

Đến khâu này, phịng xuất nhập khẩu có trách nhiệm hồn thiện bộ hồ sơ. Trong đó những chứng từ cần có trong bộ hồ sơ gồm những loại sau:

Đối với hàng nhập khẩu, bộ hồ sơ cần có gồm:

 Văn bản cho phép nhập khẩu (nếu hàng hố bắt buộc có).

 Phiếu hạn nghạch (nếu hàng hố có hạn nghạch hoặc chỉ tiêu định hướng của nhà nước).

 Biên bản chấp nhận của bộ chủ quản (nếu hàng hoá bắt buộc phải xin giấy phép của bộ chủ quản).

 Công văn phê duyệt hợp đồng thương mại.

 Tờ khai hải quan (theo mẫu của Tổng cục hải quan).

 Hợp đồng ngoại thương hoặc hợp đồng thương mại có xác nhận của hai bên.

 Vận tải đơn (AWB hoặc B/L).

 Bảo hiểm (nếu có)

 Chứng nhận đăng kí kinh doanh, chứng nhận mã số thuế của doanh nghiệp.

 Chứng nhận xuất xứ hàng hố (C/O) nếu có.

 Văn bản cho phép của bộ chủ quản (với hàng hố nhập khẩu có điều kiện).

 Hợp đồng uỷ thác (nếu là hàng uỷ thác).

 Hoá đơn thương mại (Invoice).

 Phiếu đóng gói hàng hố (Packing list).

 Phiếu kiểm tra chất lượng hàng hố của nhà sản xuất (nếu có).

Đối với hàng tạm nhập tái xuất, bộ hồ sơ cần có gồm:

 Giấy phép tạm nhập, tái xuất.

 Cơng văn gửi hải quan.

 Tờ khai hải quan.

 Invoice, packing list (nếu có).

Đối với hàng nhập khẩu phi mậu dịch, bộ hồ sơ cần có gồm:

 Cơng văn xin nhập khẩu hàng phi mậu dịch.

 Các chứng từ liên quan đến lơ hàng, như: vận đơn, hố đơn, phiếu đóng gói hàng hố, chứng nhận xuất xứ hàng hoá.

 Giấy phép của Cục hải quan tỉnh thành phố nơi nhập hàng (nếu hàng trị giá lớn hơn 20 triệu VND).

 Giấy phép của Tổng cục hải quan (nếu hàng hố có trị giá lớn hơn 40 triệu VND).

Đồng thời, sau khi kết thúc q trình, hàng hố được nhập kho thì cán bộ giao nhận hàng hóa phải chuyển ngay đến cho cán bộ quản lý hồ sơ mua hàng để lưu trữ toàn bộ bản gốc tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai hải quan, thông báo thuế bản sao và các chứng từ khác theo đúng quy định về lưu trữ hồ sơ.