Có 6 phịng ban:
+ Phịng kế hoạch nghiệp vụ.
+ Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu. + Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm. + Phịng kế tốn tài vụ.
+ Phịng chính trị.
+ Phịng hành chính quản trị.
* Phịng kế hoạch tổng hợp:
- Là cơ quan tham mƣu, kế hoạch của Tổng công ty giúp cho Tổng công ty về các lĩnh vực kế hoạch, sản xuất kinh doanh, chế độ chính sách cho ngƣời lao động.
- Tham mƣu giúp giám đốc Tổng công ty xác định phƣơng hƣớng, mục tiêu kinh doanh, xác định chiến lƣợc sản phẩm, nguồn hàng, tạo thị trƣờng kinh doanh phù hợp với năng lực của Tổng cơng ty.
- Chủ trì lập kế hoạch sản xuất tổng hợp tồn Tổng cơng ty, bao gồm kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn... Trong đó trực tiếp lập kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính - xã hội hàng năm, phối hợp với phòng Tài chính Kế tốn để xây dựng kê hoạch giá thành, giá bán sản phẩm kinh tế theo từng thời điểm báo cáo Giám đốc và thông qua hội đồng giá Tổng công ty để báo cáo đề nghị cấp trên phê duyệt đối với sản phẩm Quốc phòng, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch ở các Xí nghiệp thành viên.
- Nghiên cứu, tiếp thị, tìm nguồn hàng, thị trƣờng nội địa, bảo đảm việc làm thƣờng xuyên cho Tổng công ty.
- Thực hiện cân đối các yếu tố, các điều kiện, biện pháp, phân bổ kế hoạch để tham mƣu cho giám đốc Tổng công ty giao nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị thành viên và chỉ đạo việc tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch này trong tồn Tổng cơng ty. - Chuẩn bị các Hợp đồng kinh tế để Giám đốc Tổng công ty ký, quản lý các hợp đồng
kinh tế. Tổ chức theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện các hợp đồng, kịp thời đề xuất với Giám đốc công ty sửa đổi bổ sung các điều khoản của hợp đồng khi cần thiết. - Tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của tồn thể Tổng
cơng ty để hạch toán, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh từng kế hoạch, nhiệm vụ.
- Xây dựng lựa chọn mơ hình tổ chức lao động sao cho phù hợp với các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của đơn vị.
- Lập kế hoạch chi tiết bổ xung, bố trí nhân lực cho từng đơn vị chức năng. Xây dựng nội quy, qui chế hoạt động, nội quy lao động, tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng tay nghề, đảm bảo mọi chế độ chính sách.
* Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu:
- Tham mƣu giúp giám đốc Công ty xác định phƣơng hƣớng, mục tiêu kinh doanh trong lình vực nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu, phƣơng án tiêu thụ xăng dầu, khí tài xăng dầu. Phƣơng án khai thác năng lực vận tải xăng dầu, phƣơng án khai thác mở rộng mạng lƣới bán lẻ xăng dầu ở các trạm.
- Truyền đạt những mệnh lệnh chủ trƣơng của Đảng uỷ công ty đến các đơn vị trực thuộc bằng hệ thống văn bản để chỉ huy công ty ký ban hành trong lĩnh vực kinh doanh, vận chuyển xăng dầu.
- Soạn thảo và thƣơng thảo các hợp đồng kinh tế hợp đồng liên doanh liên kết trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu xăng dầu.
- Soạn thảo các văn bản đối ngoại bằng tiếng Anh, tiếng Việt liên quan đến công tác nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, vận chuyển xăng dầu.
- Tạo nguồn xăng dầu nội địa bảo đảm nguồn xăng dầu cho tồn Tổng cơng ty, mở rộng thị trƣờng kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, thị trƣờng PCCC và vận tải xăng dầu.
- Phối hợp với cơ quan Tài chính nắm bắt giá cả xăng dầu Thế giới và trong nƣớc từng thời điểm, các sánh thuế do Nhà nƣớc qui định từng thời điểm để tham mƣu cho Chỉ huy Công ty về giá mua, giá bán, giá nhập khẩu, các chi phí thuê kho bãi, phƣơng tiện vận tải ... cho phù hợp và hiệu quả. Chủ trì việc lập kế hoạch kinh doanh xăng dầu, khí tài xăng dầu, vận tải xăng dầu dài hạn, ngắn hạn và đột xuất theo nhiệm vụ.
- Chuẩn bị các điều kiện, các yếu tố, các biện pháp tham mƣu cho Chỉ huy Tổng công ty giao nhiệm vụ kinh doanh cho các đơn vị thành viên.
- Tìm đối tác xuất nhập khẩu xăng dầu, khí tài xăng dầu.
* Phịng kỹ thuật nghiệp vụ:
- Là cơ quan tham mƣu cho giám đốc công ty về các mặt công tác nghiên cứu , quản lý khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất, chất lƣợng sản phẩm, nghiên cứu mẫu
chế thử sản phẩm mới, quản lý máy móc thiệt bị, phƣơng tiện vận tải. Bồi dƣỡng và đào tạo công nhân kỹ thuật nâng bậc thợ hàng năm trong công ty.
- Đề xuất với lãnh đạo Tổng công ty về phƣơng án đầu tƣ chiều sâu thiết bị - công nghệ cho tồn Tổng cơng ty.
- Lập các kế hoạch nghiên cứu kế hoạch kỹ thuật, kế hoạch đầu tƣ chiều sâu , ứng dụng tiến bộ kỹ thuật công nghệ mới, kế hoạch nghiên cứu mẫu chế thử sản phẩm mới dài hạn hàng năm của cơng ty.
- Xây dựng, hồn thiện, quản lý theo dõi thực hiện các qui trình, qui phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật của các loại vật tƣ nguyên liệu, thành phẩm, bán thành phẩm. Xây dựng các định mức kỹ thuật trong sản xuất của một đơn vị sản phẩm, xây dựng các định mức tiêu chuẩn phẩm cấp chất lƣợng thống nhất trong tồn Cơng ty.
- Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm - các bƣớc kiểm tra các loại nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị phụ tùng mua về phục vụ cho sản xuất tồn cơng ty.
- Xây dựng kế hoạch sửa chữa, quản lý theo dõi tình hình sửa chữa máy móc thiết bị trong tồn cơng ty. Đề xuất phƣơng án mua sắm, đổi mới, bổ sung trang thiết bị, máy móc, phƣơng tiện kỹ thuật của cơng ty.
- Nghiên cứu đề xuất phƣơng án tổ chức sản xuất sản phẩm mới, chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, bản vẽ, mẫu, các văn bản tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm để Giám đốc phê duyệt.
- Tổ chức kiểm tra, phúc tra hoặc phân cấp quản lý, xác định đánh giá chất lƣợng bán thành phẩm, thành phẩm ở các Xí nghiệp thành viên. Tổ chức xác định chất lƣợng sản phẩm của Tổng công ty trƣớc khi giao cho khách hàng.
- Hƣớng dẫn các nghiệp vụ kỹ thuật cho các đơn vị thành viên về công tác tổ chức kỹ thuật sản xuất và quản lý chất lƣợng sản phẩm, quản lý sử dụng máy móc thiết bị.
* Phịng tài chính kế tốn:
- Là cơ quan tham mƣu cho Giám đốc công ty về công tác kế tốn tài chính, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tồn Cơng ty. - Là cơ quan sử dụng chức năng thông qua đồng tiền để kiểm tra mọi hoạt động sản
- Xây dựng kế hoạch tài chính, cân đối nguồn vốn để bảo đảm cho mọi nhu cầu về vốn phục vụ nhiệm vụ SXKD của tồn Tổng cơng ty
- Thực hiện chế độ ghi chép, phân tích, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu kê tốn về tình hình ln chuyển, sử dụng vốn, tài sản cũng nhƣ kết quả hoạt động SXKD của Tổng công ty.
- Tổ chức theo dõi cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất sản phẩm, định kỳ tổng hợp báo cáo chi phí sản xuất và giá thành thực tế sản phẩm. Tham mƣu cho giám đốc công ty các biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Phản ánh chính xác giá trị của các loại hàng hoá, vật tƣ thiết bị, sản phẩm ... của công ty giúp Giám đốc công ty ra những quyết định SXKD chính xác, kịp thời.
- Khai thác, đảm bảo đủ nguồn vốn phục vụ kịp thời cho hoạt động SXKD của tồn cơng ty.
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của tồn cơng ty thơng qua cơng tác quản lý thu, chi tài chính, phân phối thu nhập, thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nƣớc. Đề xuất với giám đốc các biện pháp phân phối, sử dụng các quỹ của Cơng ty. Tổng hợp, phân tích tình hình quản lý, sử dụng các quỹ của cơng ty trong năm.
- Chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ hạch tốn, quản lý tài chính ở các đơn vị thành viên một cách thƣờng xuyên vàcó nề nếp theo đúng các nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
- Mở tài khoản gửi ngân hàng, hàng tháng lên bảng cân đối kế toán, lập báo cáo định kỳ.
- Đảm bảo đủ đúng thời gian tiền lƣơng cho cán bộ, công nhân viên và thanh toán các chế độ cho cán bộ, cơng nhân viên tồn Cơng ty.
* Phịng hành chính quản trị:
- Tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm, điều hành sinh hoạt thông tin, quan tâm đời sống cán bộ, công nhân viên tồn Cơng ty. Văn thƣ đánh máy, quản lý hồ sơ tài liệu đúng qui định.
- Điều hành phƣơng tiện cho cán bộ đi công tác, tổ chức công tác dịch vụ văn phòng, tổ chức chuẩn bị cho các cuộc họp của Công ty.
- Quản lý nhà khách, hội trƣờng, công tác an tồn mọi mặt nhƣ an ninh, phịng cháy chữa cháy...
- Tổ chức phục vụ ăn giữa ca cho cán bộ CNV tồn Cơng ty, xây dựng kế hoạch và định kỳ tổ chức khám, phân loại sức khoẻ cho cán bộ CNV tồn Cơng ty.
* Phịng chính trị:
- Là đơn vị qn đội cho nên cơng tác chính trị tƣ tƣởng trong Cơng ty khá đƣợc đề cao.
- Phổ biến đầy đủ chỉ thị, nghị quyết, hƣớng dẫn của Đảng, Nhà nƣớc và Quân đội.
- Tổ chức các đợt hoạt động chính trị, nghị quyết, giáo dục tƣ tƣởng đạo đức cách mạng cho cán bộ, công nhân viên tồn Cơng ty.
- Quản lý hồ sơ đảng viên, cán bộ, tham mƣu cho Đảng uỷ kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ, đề bạt, bổ nhiệm, thăng quân hàm sĩ quan và đề nghị kết nạp đảng viên mới.
1.3.2. Đặc điểm hệ thống kinh doanh của Tổng công ty